„Dobrý deň, náš záznamník je v oprave – hovorí s vami človek.“ Hoci telefónne záznamníky u nás nie sú zďaleka rozšírené natoľko, ako napríklad v Spojených štátoch, komunikácii s nimi sa už dá len ťažko úplne vyhnúť. Ako však v momente sústrediť svoje myšlienky a zanechať zmysluplný odkaz, keď očakávate človeka a záznamník vás zaskočí nepripraveného?
James M. Citrin priniesol v časopise Business 2.0 sedem základných rád, ktoré by vám mali pomôcť najmä vtedy, ak netelefonujete priateľovi či manželke, ale snažíte sa urobiť dobrý prvý dojem na svojho potenciálneho zamestnávateľa či zákazníka.
1. Uvedomte si, čo je cieľom vášho telefonátu. Nesnažte sa dosiahnuť ihneď váš cieľ – získať prácu alebo predať svoj tovar. Cieľom vášho odkazu je len to, aby vám príjemca zavolal naspäť.
2. Nájdite niečo, čo vám pomôže preklenúť vzdialenosť k volanej osobe. Povedzte volanému, kto vám dal na neho kontakt, spomeňte spoločných známych.
3. Buďte stručný. Nikoho nepoteší oznam: „Máte novú správu prijatú o 10.15, dĺžka: päť minút…“
4. Hovorte energicky. Príjemca skôr odpovie na správu pozitívne naladeného človeka, ako na nudný dlhý odkaz. Nebuďte však veselí za každú cenu.
5. Jasne definujte svoju žiadosť. Ľudia skôr zareagujú na odkaz, v ktorom sú požiadaní o krátky rozhovor na presne stanovenú tému, ako na neurčitú požiadavku o kontakt.
6. Svoje telefónne číslo povedzte veľmi pomaly a zreteľne. Znie to samozrejme, ale veľmi veľa ľudí zanecháva odkazy tak, že je nutné pustiť si ich niekoľkokrát, aby sa dalo telefónne číslo zachytiť celé.
7. Okrem telefónneho čísla nechajte aj svoj e-mail. Mnohí ľudia radšej začnú komunikovať elektronickou poštou, keďže môžu komunikovať práve vtedy, keď im tovyhovuje. (t)
