Tipy a triky: Ako si urobiť poriadok v emailoch

Čím viac ich napíšete, tým viac ich príde späť. Naučte sa získať nad e-mailami moc, aby vás neokrádali o drahocenný čas.

(Zdroj: Ilustračné - SITA/AP)

Na prvý pohľad vyzerajú nevinne. Plnia vašu schránku a vám pri každom nazretí netrvá viac ako minútku, aby ste sa s nimi vysporiadali. Ak si však uvedomíte, že to robíte denne a niekoľkokrát za hodinu, z e-mailu sa rýchlo môže stať mrhanie časom. V práci i doma.

Začnite hodnotiť správy, ktoré k vám prichádzajú a možno sa dopracujete do stavu, keď sa denný počet správ z desiatok scvrkne na niekoľko dôležitých e-mailov.

1.Oddeľte súkromie od práce

Nech to znie akokoľvek nepohodlne, oddeľte súkromnú poštu od pracovnej. Je nepraktické, ak vás pri domácom oddychu vyrušuje pracovná pošta a vy ju pre pokoj duše vybavíte v čase, keď sa máte venovať všetkému inému, len nie zarábaniu peňazí svojmu zamestnávateľovi. Príjemné nie je ani to, ak sa pri práci zaoberáte poštou vašich blízkych, ktorí vás rozptyľujú.

Nemusí to hneď znamenať, že musíte používať dve rôzne adresy iba preto, aby sa vám správy nemiešali. Stačí vytvoriť na serveri priečinky a nastaviť pravidlá, ktoré sa postarajú o to, aby správy od vašich známych a priateľov putovali do samostatného priečinka. Kým doma budete sledovať iba ten, v práci ho budete ignorovať. Hoci aj tak, že ho vypnete zo zobrazenia poštového programu, ktorý používate.

Oddelenie súkromia od práce neovplyvní počet e-mailov, ktoré dostávate. Zbaví vás však drobných dávok stresu, ktoré sa na vás valia pre komunikáciu v rôznych častiach dňa.

2.Odhláste balast

Odhláste odber všetkých rušivých e-mailov, ktoré k vám prichádzajú iba preto, že ich softvérový robot rozosiela vám a tisíckam ďalších ľudí. Nalistujte spodné riadky každého e-mailu a hľadajte slovko odhlásiť či unsubscribe. Zväčša stačí jediné kliknutie a správy od odosielateľa sa odmlčia nadobro. Potrvá niekoľko týždňov, kým sa zbavíte množstva balastu, bez ktorého dokážete plnohodnotne žiť.

Ak patríte medzi aktívnych používateľov internetu, ktorí si založili účty v desiatkach obchodov, diskusných serveroch, či v najrôznejších službách, toto opatrenie vám podstatne zredukuje ruch v poštovej schránke. V hlavičkách správ začnú mená ľudí prevyšovať nad názvami firiem.

3.Nasmerujte ich do smetného koša

Nie všetky nevyžiadané a nepotrebné e-maily sa dajú zrušiť jednoduchým kliknutím. Niektoré firmy zámerne vynechávajú možnosť odhlásenia odberu správ. Inokedy zasa opakovane v schránke nachádzate preposielané e-maily od ľudí, ktorí častujú zábavou a poplašnými správami každého, koho majú vo svojom adresári. Tu dohováranie neplatí.

Zázračným pomocníkom sú pravidlá na triedenie pošty. Obzvlášť tie, ktoré sa končia povelom „presunúť do koša“. Zostavte pravidlá, ktoré budú všetky nepodstatné správy presúvať do koša bez toho, aby ste sa o tom dozvedeli.

Znejú jednoducho: „presúvaj všetku poštu z adresy robot@firma.sk do koša“, „presúvaj všetku poštu z adresy meno@znamy.sk, ktorá obsahuje FW: v predmete alebo texte do koša“ a podobne.

Takéto čistenie vám pomôže citlivo v priebehu niekoľkých týždňov vychytať všetky správy, ktorých príjem nemožno obmedziť odhlásením. Rýchlo pochopíte ako sa pravidlá pre triedenie nastavujú a zbytočné správy vás začnú obchádzať.

4.Nepíšte do vetra

Neodpovedajte na správy, ktoré nevyžadujú odpoveď, pretože každá správa ktorá od vás odíde, zväčša vyvolá návrat správy vo forme odpovedi.

Vyvarujte sa aj okamžitého odpisovania na správy, ktoré znesú zdržanie pri vybavení. Čím menej interaktívni budete, tým menej si ľudia vo vašom okolí budú mýliť e-mail s četom alebo telefónom. E-mail je alternatívou k papierovým listom, ktoré roznáša poštár raz denne, aby sme na ne v priebehu jedného či niekoľkých dní zasa odpovedali.

Ak sa z pohotového kontaktu presuniete do skupiny pasívnych konzumentov informácií, ľudia vás prestanú obťažovať zbytočnosťami. Zväčša sami trpia zlozvykom topiť sa v e-mailoch a nevedome svoje zlozvyky prenášajú aj na iných. Vďaka zmene prístupu sa opäť v priebehu mesiacov počet správ vo vašej schránke zníži.

5.Nižšiu prioritu uložte bokom

Ak ste aj napriek všetkej snahe v situácii, že sa v schránke denne hromadí viac ako stovka správ, je na čase začať uvažovať o prioritách.

Tak ako pravidlami hádžete poštu do smetí, môžete menej dôležité správy presúvať do priečinka s nižšou prioritou. Opäť sa viete oprieť o mená a kľúčové slová v predmete a obsahu e-mailu. Veď všetky maily sú na jedno kopyto.

Vytvoríte si miesto, kde sa budú hromadiť správy pre dávkové spracovanie. Sadnete si k nim raz za tri dni, či raz týždenne. Časom sa možno rozhodnete pre zmenu, ktorá najmenej dôležité z nich bude presúvať automaticky do koša. Nech sa v papieroch hrabú úradníci.

Triedením priorít sa síce počet správ výraznejšie nescvrkne, z očí sa vám však vytratí všetko čo znesie odklad. A vďaka tomu sa zbavíte stresu a váš čas sa prestane kúskovať na drobné fragmenty.

Najčítanejšie na SME Tech


Inzercia - Tlačové správy


  1. Na bolesti chrbta pomôžu kúpele
  2. 3 úlohy, ktoré vyrieši minerálna vlna najlepšie
  3. Plavba východným Stredomorím so slovenským sprievodcom
  4. Hotovosť, internet či karta? Najbezpečnejšie je platenie mobilom
  5. Už ste niekedy jedli v garáži? Tá v Trenčíne stojí za to
  6. Staré Dobré Mexiko: Už vieme prečo východniari chvália Šariš
  7. Objavte netušené možnosti nových firemných kreditných kariet
  8. Najväčšie first moment zľavy končia vo februári
  9. Boj s podvodníkmi stáčajúcimi odometre stojí bazáre státisíce
  10. Bezpečné a prestížne bývanie v Bratislave s novým symbolom mesta
  1. Plavba východným Stredomorím so slovenským sprievodcom
  2. Projekt First Lego League podporila Nadácia Pontis
  3. Klienti majú často pocit, že potrebujú spracovať len projekt
  4. Na bolesti chrbta pomôžu kúpele
  5. Na bolesti chrbta pomôžu kúpele
  6. 3 úlohy, ktoré vyrieši minerálna vlna najlepšie
  7. Svadba v kraji lietajúceho mnícha Cypriána
  8. Vecný dar pre Detské kardiocentrum v Bratislave
  9. VZN o hazarde sa dá zachrániť
  10. Prieskum: Ako si Slováci požičiavajú? Hlavne rýchlo
  1. Hotovosť, internet či karta? Najbezpečnejšie je platenie mobilom 10 452
  2. Už ste niekedy jedli v garáži? Tá v Trenčíne stojí za to 10 382
  3. Staré Dobré Mexiko: Už vieme prečo východniari chvália Šariš 8 378
  4. Najväčšie first moment zľavy končia vo februári 7 010
  5. Boj s podvodníkmi stáčajúcimi odometre stojí bazáre státisíce 6 928
  6. Prečo majú Slováci stále radšej hypotéku ako prenájom? 5 095
  7. Bezpečné a prestížne bývanie v Bratislave s novým symbolom mesta 3 990
  8. Klasickým gastrolístkom konkuruje už aj nová stravovacia karta 3 522
  9. Objavte netušené možnosti nových firemných kreditných kariet 2 906
  10. Jarné prázdniny pri mori? 2 549

Téma: Tipy a triky


Hlavné správy zo Sme.sk

DOMOV

Rezník z TASR by bol v RTVS pre poslancov schodnejší než Mika

Bývalá šéfka Markízy Zuzana Ťapáková sa po kauze Evka ako kandidátka na riaditeľku RTVS už nespomína.

KULTÚRA

Tajná služba si objednala vraždu. Na film Únos bolo treba odvahu

Politické trilery u nás nevznikajú.

ŠPORT

Spieva si Marleyho, dá si pivo. Ako Sagan trénoval v horách

Sagan sa pripravoval inak ako súperi.

TECH

Akadémia vied má päť slabých ústavov, dva špičkové

Päť ústavov nestojí na pevných základoch.

Neprehliadnite tiež

Ako dávni migranti zmenili Európsku DNA? Prišli len muži a kone

Tretia hlavná migračná vlna zanechala stopu v Európanoch až dodnes.

Akadémia vied má päť slabých ústavov, dva robia špičkovú vedu

Päť ústavov Slovenskej akadémie vied vytvára výskum, ktorý nestojí na pevných základoch, tvrdia výsledky nezávislého auditu.

Nová liečba by mohla napraviť poškodený sluch

Klinické testy na ľuďoch spustia do dvoch rokov.

Polovica internetovej komunikácie už prebieha v šifrách

Plošné špehovanie už nebude jednoduché. Začíname si chrániť aj každodennú rutinu.


Už ste čítali?

Domov NajnovšieNajčítanejšieDesktop