Tipy a triky: Ako si urobiť poriadok v emailoch

Čím viac ich napíšete, tým viac ich príde späť. Naučte sa získať nad e-mailami moc, aby vás neokrádali o drahocenný čas.

(Zdroj: Ilustračné - SITA/AP)

Na prvý pohľad vyzerajú nevinne. Plnia vašu schránku a vám pri každom nazretí netrvá viac ako minútku, aby ste sa s nimi vysporiadali. Ak si však uvedomíte, že to robíte denne a niekoľkokrát za hodinu, z e-mailu sa rýchlo môže stať mrhanie časom. V práci i doma.

Začnite hodnotiť správy, ktoré k vám prichádzajú a možno sa dopracujete do stavu, keď sa denný počet správ z desiatok scvrkne na niekoľko dôležitých e-mailov.

1.Oddeľte súkromie od práce

Nech to znie akokoľvek nepohodlne, oddeľte súkromnú poštu od pracovnej. Je nepraktické, ak vás pri domácom oddychu vyrušuje pracovná pošta a vy ju pre pokoj duše vybavíte v čase, keď sa máte venovať všetkému inému, len nie zarábaniu peňazí svojmu zamestnávateľovi. Príjemné nie je ani to, ak sa pri práci zaoberáte poštou vašich blízkych, ktorí vás rozptyľujú.

Nemusí to hneď znamenať, že musíte používať dve rôzne adresy iba preto, aby sa vám správy nemiešali. Stačí vytvoriť na serveri priečinky a nastaviť pravidlá, ktoré sa postarajú o to, aby správy od vašich známych a priateľov putovali do samostatného priečinka. Kým doma budete sledovať iba ten, v práci ho budete ignorovať. Hoci aj tak, že ho vypnete zo zobrazenia poštového programu, ktorý používate.

Oddelenie súkromia od práce neovplyvní počet e-mailov, ktoré dostávate. Zbaví vás však drobných dávok stresu, ktoré sa na vás valia pre komunikáciu v rôznych častiach dňa.

2.Odhláste balast

Odhláste odber všetkých rušivých e-mailov, ktoré k vám prichádzajú iba preto, že ich softvérový robot rozosiela vám a tisíckam ďalších ľudí. Nalistujte spodné riadky každého e-mailu a hľadajte slovko odhlásiť či unsubscribe. Zväčša stačí jediné kliknutie a správy od odosielateľa sa odmlčia nadobro. Potrvá niekoľko týždňov, kým sa zbavíte množstva balastu, bez ktorého dokážete plnohodnotne žiť.

Ak patríte medzi aktívnych používateľov internetu, ktorí si založili účty v desiatkach obchodov, diskusných serveroch, či v najrôznejších službách, toto opatrenie vám podstatne zredukuje ruch v poštovej schránke. V hlavičkách správ začnú mená ľudí prevyšovať nad názvami firiem.

3.Nasmerujte ich do smetného koša

Nie všetky nevyžiadané a nepotrebné e-maily sa dajú zrušiť jednoduchým kliknutím. Niektoré firmy zámerne vynechávajú možnosť odhlásenia odberu správ. Inokedy zasa opakovane v schránke nachádzate preposielané e-maily od ľudí, ktorí častujú zábavou a poplašnými správami každého, koho majú vo svojom adresári. Tu dohováranie neplatí.

Zázračným pomocníkom sú pravidlá na triedenie pošty. Obzvlášť tie, ktoré sa končia povelom „presunúť do koša“. Zostavte pravidlá, ktoré budú všetky nepodstatné správy presúvať do koša bez toho, aby ste sa o tom dozvedeli.

Znejú jednoducho: „presúvaj všetku poštu z adresy robot@firma.sk do koša“, „presúvaj všetku poštu z adresy meno@znamy.sk, ktorá obsahuje FW: v predmete alebo texte do koša“ a podobne.

Takéto čistenie vám pomôže citlivo v priebehu niekoľkých týždňov vychytať všetky správy, ktorých príjem nemožno obmedziť odhlásením. Rýchlo pochopíte ako sa pravidlá pre triedenie nastavujú a zbytočné správy vás začnú obchádzať.

4.Nepíšte do vetra

Neodpovedajte na správy, ktoré nevyžadujú odpoveď, pretože každá správa ktorá od vás odíde, zväčša vyvolá návrat správy vo forme odpovedi.

Vyvarujte sa aj okamžitého odpisovania na správy, ktoré znesú zdržanie pri vybavení. Čím menej interaktívni budete, tým menej si ľudia vo vašom okolí budú mýliť e-mail s četom alebo telefónom. E-mail je alternatívou k papierovým listom, ktoré roznáša poštár raz denne, aby sme na ne v priebehu jedného či niekoľkých dní zasa odpovedali.

Ak sa z pohotového kontaktu presuniete do skupiny pasívnych konzumentov informácií, ľudia vás prestanú obťažovať zbytočnosťami. Zväčša sami trpia zlozvykom topiť sa v e-mailoch a nevedome svoje zlozvyky prenášajú aj na iných. Vďaka zmene prístupu sa opäť v priebehu mesiacov počet správ vo vašej schránke zníži.

5.Nižšiu prioritu uložte bokom

Ak ste aj napriek všetkej snahe v situácii, že sa v schránke denne hromadí viac ako stovka správ, je na čase začať uvažovať o prioritách.

Tak ako pravidlami hádžete poštu do smetí, môžete menej dôležité správy presúvať do priečinka s nižšou prioritou. Opäť sa viete oprieť o mená a kľúčové slová v predmete a obsahu e-mailu. Veď všetky maily sú na jedno kopyto.

Vytvoríte si miesto, kde sa budú hromadiť správy pre dávkové spracovanie. Sadnete si k nim raz za tri dni, či raz týždenne. Časom sa možno rozhodnete pre zmenu, ktorá najmenej dôležité z nich bude presúvať automaticky do koša. Nech sa v papieroch hrabú úradníci.

Triedením priorít sa síce počet správ výraznejšie nescvrkne, z očí sa vám však vytratí všetko čo znesie odklad. A vďaka tomu sa zbavíte stresu a váš čas sa prestane kúskovať na drobné fragmenty.

Najčítanejšie na SME Tech


Inzercia - Tlačové správy


  1. Egejská riviéra: Ktoré letovisko je pre vás najlepšie?
  2. Slovensko má pralesy, púšť aj kameňopád. Už ste ich videli?
  3. Volkswagen T-Roc: Pre nerozhodných
  4. Leto 2018 v Grécku s odletom z Bratislavy
  5. Dlhopisy 7,25 % p.a. majú najvýhodnejšiu nákupnú cenu v roku
  6. Zelené Grunty vám ponúknu viac, ako očakávate
  7. Kam do tepla v januári?
  8. First moment Turecko: využite zľavy na špičkové hotely
  9. Konzultácia so svetovými odborníkmi dokáže zachrániť život
  10. Demänovku mieša iba jeden človek. Ako si strážia receptúru?
  1. Objavte majestátne Tatry kúsok po kúsku
  2. Alarica – new business project in the market of shoes
  3. Ako jazdiť na snehu alebo ľade?
  4. Egejská riviéra: Ktoré letovisko je pre vás najlepšie?
  5. Slovensko má pralesy, púšť aj kameňopád. Už ste ich videli?
  6. Toto tajomstvo vrcholoví športovci dlho skrývali
  7. Vlani sme si vyberali z vyše pol milióna inzerovaných áut
  8. V centre našej pozornosti sú zákazníci. Už 50 rokov
  9. Začiatok roka patrí dani z nehnuteľností
  10. Volkswagen T-Roc: Pre nerozhodných
  1. Egejská riviéra: Ktoré letovisko je pre vás najlepšie? 15 923
  2. Slovensko má pralesy, púšť aj kameňopád. Už ste ich videli? 9 259
  3. Volkswagen T-Roc: Pre nerozhodných 3 822
  4. Toto tajomstvo vrcholoví športovci dlho skrývali 2 895
  5. Leto 2018 v Grécku s odletom z Bratislavy 2 450
  6. Tatra banka spustila najmodernejší internet banking pre firmy 2 273
  7. Kam do tepla v januári? 1 942
  8. First moment Turecko: využite zľavy na špičkové hotely 1 746
  9. Dlhopisy 7,25 % p.a. majú najvýhodnejšiu nákupnú cenu v roku 1 545
  10. Zelené Grunty vám ponúknu viac, ako očakávate 920

Téma: Tipy a triky


Hlavné správy zo Sme.sk

SVET

Ukrajina konečne priznala vojnu s Ruskom. Slova vojna sa však bojí

Na východe Ukrajiny už aj formálne neprebieha protiteroristická operácia, ale otvorený konflikt.

SVET

Opäť si zavaril. Trump nevie skrývať, že je rasista

Trumpovi neveria, že nie je rasista.

Neprehliadnite tiež

Prečo hrá mozog džezového a klasického pianistu rovnakú skladbu inak

Mozgy džezových a klasických pianistov fungujú rozdielne. Dokonca aj vtedy, keď hrajú tú istú skladbu.

Spravili krok k včasnému odhaleniu rakoviny, krvný test má veľkú úspešnosť

Test dokázal určiť aj päť typov rakoviny, na ktoré doteraz neexistuje skríning.

TECH_FM

Historici sa mýlia, čiernu smrť roznieslo čosi iné

Nový výskum naznačuje, ako sa problém šíril.

NASA testuje jadrový reaktor pre astronautov na Marse

Prvotné testy kompaktného reaktora v americkej Nevade boli úspešné.

Legendárna hra Age of Empires sa vráti v modernom prevedení vo februári

Hru museli v mnohých smeroch prepracovať, aby fungovala na moderných počítačoch.