Tipy a triky: Ako si urobiť poriadok v emailoch

Čím viac ich napíšete, tým viac ich príde späť. Naučte sa získať nad e-mailami moc, aby vás neokrádali o drahocenný čas.

(Zdroj: Ilustračné - SITA/AP)

Na prvý pohľad vyzerajú nevinne. Plnia vašu schránku a vám pri každom nazretí netrvá viac ako minútku, aby ste sa s nimi vysporiadali. Ak si však uvedomíte, že to robíte denne a niekoľkokrát za hodinu, z e-mailu sa rýchlo môže stať mrhanie časom. V práci i doma.

Začnite hodnotiť správy, ktoré k vám prichádzajú a možno sa dopracujete do stavu, keď sa denný počet správ z desiatok scvrkne na niekoľko dôležitých e-mailov.

1.Oddeľte súkromie od práce

Nech to znie akokoľvek nepohodlne, oddeľte súkromnú poštu od pracovnej. Je nepraktické, ak vás pri domácom oddychu vyrušuje pracovná pošta a vy ju pre pokoj duše vybavíte v čase, keď sa máte venovať všetkému inému, len nie zarábaniu peňazí svojmu zamestnávateľovi. Príjemné nie je ani to, ak sa pri práci zaoberáte poštou vašich blízkych, ktorí vás rozptyľujú.

Nemusí to hneď znamenať, že musíte používať dve rôzne adresy iba preto, aby sa vám správy nemiešali. Stačí vytvoriť na serveri priečinky a nastaviť pravidlá, ktoré sa postarajú o to, aby správy od vašich známych a priateľov putovali do samostatného priečinka. Kým doma budete sledovať iba ten, v práci ho budete ignorovať. Hoci aj tak, že ho vypnete zo zobrazenia poštového programu, ktorý používate.

Oddelenie súkromia od práce neovplyvní počet e-mailov, ktoré dostávate. Zbaví vás však drobných dávok stresu, ktoré sa na vás valia pre komunikáciu v rôznych častiach dňa.

2.Odhláste balast

Odhláste odber všetkých rušivých e-mailov, ktoré k vám prichádzajú iba preto, že ich softvérový robot rozosiela vám a tisíckam ďalších ľudí. Nalistujte spodné riadky každého e-mailu a hľadajte slovko odhlásiť či unsubscribe. Zväčša stačí jediné kliknutie a správy od odosielateľa sa odmlčia nadobro. Potrvá niekoľko týždňov, kým sa zbavíte množstva balastu, bez ktorého dokážete plnohodnotne žiť.

Ak patríte medzi aktívnych používateľov internetu, ktorí si založili účty v desiatkach obchodov, diskusných serveroch, či v najrôznejších službách, toto opatrenie vám podstatne zredukuje ruch v poštovej schránke. V hlavičkách správ začnú mená ľudí prevyšovať nad názvami firiem.

3.Nasmerujte ich do smetného koša

Nie všetky nevyžiadané a nepotrebné e-maily sa dajú zrušiť jednoduchým kliknutím. Niektoré firmy zámerne vynechávajú možnosť odhlásenia odberu správ. Inokedy zasa opakovane v schránke nachádzate preposielané e-maily od ľudí, ktorí častujú zábavou a poplašnými správami každého, koho majú vo svojom adresári. Tu dohováranie neplatí.

Zázračným pomocníkom sú pravidlá na triedenie pošty. Obzvlášť tie, ktoré sa končia povelom „presunúť do koša“. Zostavte pravidlá, ktoré budú všetky nepodstatné správy presúvať do koša bez toho, aby ste sa o tom dozvedeli.

Znejú jednoducho: „presúvaj všetku poštu z adresy robot@firma.sk do koša“, „presúvaj všetku poštu z adresy meno@znamy.sk, ktorá obsahuje FW: v predmete alebo texte do koša“ a podobne.

Takéto čistenie vám pomôže citlivo v priebehu niekoľkých týždňov vychytať všetky správy, ktorých príjem nemožno obmedziť odhlásením. Rýchlo pochopíte ako sa pravidlá pre triedenie nastavujú a zbytočné správy vás začnú obchádzať.

4.Nepíšte do vetra

Neodpovedajte na správy, ktoré nevyžadujú odpoveď, pretože každá správa ktorá od vás odíde, zväčša vyvolá návrat správy vo forme odpovedi.

Vyvarujte sa aj okamžitého odpisovania na správy, ktoré znesú zdržanie pri vybavení. Čím menej interaktívni budete, tým menej si ľudia vo vašom okolí budú mýliť e-mail s četom alebo telefónom. E-mail je alternatívou k papierovým listom, ktoré roznáša poštár raz denne, aby sme na ne v priebehu jedného či niekoľkých dní zasa odpovedali.

Ak sa z pohotového kontaktu presuniete do skupiny pasívnych konzumentov informácií, ľudia vás prestanú obťažovať zbytočnosťami. Zväčša sami trpia zlozvykom topiť sa v e-mailoch a nevedome svoje zlozvyky prenášajú aj na iných. Vďaka zmene prístupu sa opäť v priebehu mesiacov počet správ vo vašej schránke zníži.

5.Nižšiu prioritu uložte bokom

Ak ste aj napriek všetkej snahe v situácii, že sa v schránke denne hromadí viac ako stovka správ, je na čase začať uvažovať o prioritách.

Tak ako pravidlami hádžete poštu do smetí, môžete menej dôležité správy presúvať do priečinka s nižšou prioritou. Opäť sa viete oprieť o mená a kľúčové slová v predmete a obsahu e-mailu. Veď všetky maily sú na jedno kopyto.

Vytvoríte si miesto, kde sa budú hromadiť správy pre dávkové spracovanie. Sadnete si k nim raz za tri dni, či raz týždenne. Časom sa možno rozhodnete pre zmenu, ktorá najmenej dôležité z nich bude presúvať automaticky do koša. Nech sa v papieroch hrabú úradníci.

Triedením priorít sa síce počet správ výraznejšie nescvrkne, z očí sa vám však vytratí všetko čo znesie odklad. A vďaka tomu sa zbavíte stresu a váš čas sa prestane kúskovať na drobné fragmenty.

Najčítanejšie na SME Tech


Inzercia - Tlačové správy


  1. Táto dvojica stojí za zrodom slovenského internetu. Ako začínal?
  2. 14 tipov na exotickú dovolenku, ktorú si môžete dovoliť (aj vy)
  3. Štatutári, máte už prístup k elektronickej schránke?
  4. Zabudnite na nové a neekologické PC. Je tu Refurbished!
  5. Volkswagen Arteon je výkladná skriňa technológií
  6. Yeme chce byť výnimočný obchod aj vďaka výnimočným zamestnancom
  7. Lepšie bývať na vidieku, alebo v meste? Hľadali sme výhody
  8. Poznáte pôvod slovenských slov? Otestujte sa
  9. Plavba po Karibiku na luxusnej lodi
  10. Hyundai H350 je dokonale spoľahlivým partnerom pre biznis
  1. Táto dvojica stojí za zrodom slovenského internetu. Ako začínal?
  2. Aj vy môžete mať pekný trávnik, poradí vám expert
  3. Výrobky, ktoré chutia a voňajú ako z domácej zabíjačky
  4. 14 tipov na exotickú dovolenku, ktorú si môžete dovoliť (aj vy)
  5. Profesionálne sa predaj nehnuteľností dá robiť jedine exkluzívne
  6. HÝBSA Slovensko odštartovalo turné po Slovensku. Buďte pri tom!
  7. Každý štvrtý 70-tnik na Slovensku má cukrovku, pribúdajú mladší
  8. 5 hviezdičkové apartmány priamo na pobreží - Dubrovník
  9. Stavba domu na kľúč – úspora času aj financií
  10. Štatutári, máte už prístup k elektronickej schránke?
  1. Poznáte pôvod slovenských slov? Otestujte sa 16 336
  2. Lepšie bývať na vidieku, alebo v meste? Hľadali sme výhody 11 306
  3. 14 tipov na exotickú dovolenku, ktorú si môžete dovoliť (aj vy) 9 768
  4. Táto dvojica stojí za zrodom slovenského internetu. Ako začínal? 7 912
  5. Volkswagen Arteon je výkladná skriňa technológií 7 034
  6. Čím všetkým som si prešla, aby som sa naučila po anglicky 6 380
  7. Yeme chce byť výnimočný obchod aj vďaka výnimočným zamestnancom 6 312
  8. Zabudnite na nové a neekologické PC. Je tu Refurbished! 5 239
  9. Plavba po Karibiku na luxusnej lodi 5 134
  10. Hyundai H350 je dokonale spoľahlivým partnerom pre biznis 4 329

Téma: Tipy a triky


Hlavné správy zo Sme.sk

DOMOV

Najskôr partneri, potom nepriatelia na život a na smrť. Príbeh Sýkorovej vraždy

Zlikvidovať mafiána Miroslava Sýkoru mala podľa kľúčového svedka záujem aj Slovenská informačná služba.

EKONOMIKA

Plat bez práce môže fungovať, Slovensku by však nepomohol

Nepodmienený príjem testuje okrem Fínska aj Kanada.

Neprehliadnite tiež

Drobné prepeličky môžu pomáhať v boji proti rakovine

Vedecký výskum na zvieratách vždy bol a aj bude otázkou rôznych názorov. Výskum na vtáčích vajciach a embryách však prináša nové rozmery.

Vedci sú na stope tajomstvu DNA

Vďaka úžasnému technologickému vývoju vznikajú nové vedné odbory. Jedným z nich je aj bioinformatika.

TECH_FM

Odhalili, prečo sú veľryby také obrovské

Gigantizmus veľrýb bol dlho záhadou. Už nie je.

Vzdali sa ropy, ponúknu tenisky z morských rias

Nerozpadnú sa po jednom daždi, nový materiál je určený na štandardné použitie.