Tipy a triky: Ako si urobiť poriadok v emailoch

Čím viac ich napíšete, tým viac ich príde späť. Naučte sa získať nad e-mailami moc, aby vás neokrádali o drahocenný čas.

(Zdroj: Ilustračné - SITA/AP)

Na prvý pohľad vyzerajú nevinne. Plnia vašu schránku a vám pri každom nazretí netrvá viac ako minútku, aby ste sa s nimi vysporiadali. Ak si však uvedomíte, že to robíte denne a niekoľkokrát za hodinu, z e-mailu sa rýchlo môže stať mrhanie časom. V práci i doma.

Začnite hodnotiť správy, ktoré k vám prichádzajú a možno sa dopracujete do stavu, keď sa denný počet správ z desiatok scvrkne na niekoľko dôležitých e-mailov.

1.Oddeľte súkromie od práce

Nech to znie akokoľvek nepohodlne, oddeľte súkromnú poštu od pracovnej. Je nepraktické, ak vás pri domácom oddychu vyrušuje pracovná pošta a vy ju pre pokoj duše vybavíte v čase, keď sa máte venovať všetkému inému, len nie zarábaniu peňazí svojmu zamestnávateľovi. Príjemné nie je ani to, ak sa pri práci zaoberáte poštou vašich blízkych, ktorí vás rozptyľujú.

Nemusí to hneď znamenať, že musíte používať dve rôzne adresy iba preto, aby sa vám správy nemiešali. Stačí vytvoriť na serveri priečinky a nastaviť pravidlá, ktoré sa postarajú o to, aby správy od vašich známych a priateľov putovali do samostatného priečinka. Kým doma budete sledovať iba ten, v práci ho budete ignorovať. Hoci aj tak, že ho vypnete zo zobrazenia poštového programu, ktorý používate.

Oddelenie súkromia od práce neovplyvní počet e-mailov, ktoré dostávate. Zbaví vás však drobných dávok stresu, ktoré sa na vás valia pre komunikáciu v rôznych častiach dňa.

2.Odhláste balast

Odhláste odber všetkých rušivých e-mailov, ktoré k vám prichádzajú iba preto, že ich softvérový robot rozosiela vám a tisíckam ďalších ľudí. Nalistujte spodné riadky každého e-mailu a hľadajte slovko odhlásiť či unsubscribe. Zväčša stačí jediné kliknutie a správy od odosielateľa sa odmlčia nadobro. Potrvá niekoľko týždňov, kým sa zbavíte množstva balastu, bez ktorého dokážete plnohodnotne žiť.

Ak patríte medzi aktívnych používateľov internetu, ktorí si založili účty v desiatkach obchodov, diskusných serveroch, či v najrôznejších službách, toto opatrenie vám podstatne zredukuje ruch v poštovej schránke. V hlavičkách správ začnú mená ľudí prevyšovať nad názvami firiem.

3.Nasmerujte ich do smetného koša

Nie všetky nevyžiadané a nepotrebné e-maily sa dajú zrušiť jednoduchým kliknutím. Niektoré firmy zámerne vynechávajú možnosť odhlásenia odberu správ. Inokedy zasa opakovane v schránke nachádzate preposielané e-maily od ľudí, ktorí častujú zábavou a poplašnými správami každého, koho majú vo svojom adresári. Tu dohováranie neplatí.

Zázračným pomocníkom sú pravidlá na triedenie pošty. Obzvlášť tie, ktoré sa končia povelom „presunúť do koša“. Zostavte pravidlá, ktoré budú všetky nepodstatné správy presúvať do koša bez toho, aby ste sa o tom dozvedeli.

Znejú jednoducho: „presúvaj všetku poštu z adresy robot@firma.sk do koša“, „presúvaj všetku poštu z adresy meno@znamy.sk, ktorá obsahuje FW: v predmete alebo texte do koša“ a podobne.

Takéto čistenie vám pomôže citlivo v priebehu niekoľkých týždňov vychytať všetky správy, ktorých príjem nemožno obmedziť odhlásením. Rýchlo pochopíte ako sa pravidlá pre triedenie nastavujú a zbytočné správy vás začnú obchádzať.

4.Nepíšte do vetra

Neodpovedajte na správy, ktoré nevyžadujú odpoveď, pretože každá správa ktorá od vás odíde, zväčša vyvolá návrat správy vo forme odpovedi.

Vyvarujte sa aj okamžitého odpisovania na správy, ktoré znesú zdržanie pri vybavení. Čím menej interaktívni budete, tým menej si ľudia vo vašom okolí budú mýliť e-mail s četom alebo telefónom. E-mail je alternatívou k papierovým listom, ktoré roznáša poštár raz denne, aby sme na ne v priebehu jedného či niekoľkých dní zasa odpovedali.

Ak sa z pohotového kontaktu presuniete do skupiny pasívnych konzumentov informácií, ľudia vás prestanú obťažovať zbytočnosťami. Zväčša sami trpia zlozvykom topiť sa v e-mailoch a nevedome svoje zlozvyky prenášajú aj na iných. Vďaka zmene prístupu sa opäť v priebehu mesiacov počet správ vo vašej schránke zníži.

5.Nižšiu prioritu uložte bokom

Ak ste aj napriek všetkej snahe v situácii, že sa v schránke denne hromadí viac ako stovka správ, je na čase začať uvažovať o prioritách.

Tak ako pravidlami hádžete poštu do smetí, môžete menej dôležité správy presúvať do priečinka s nižšou prioritou. Opäť sa viete oprieť o mená a kľúčové slová v predmete a obsahu e-mailu. Veď všetky maily sú na jedno kopyto.

Vytvoríte si miesto, kde sa budú hromadiť správy pre dávkové spracovanie. Sadnete si k nim raz za tri dni, či raz týždenne. Časom sa možno rozhodnete pre zmenu, ktorá najmenej dôležité z nich bude presúvať automaticky do koša. Nech sa v papieroch hrabú úradníci.

Triedením priorít sa síce počet správ výraznejšie nescvrkne, z očí sa vám však vytratí všetko čo znesie odklad. A vďaka tomu sa zbavíte stresu a váš čas sa prestane kúskovať na drobné fragmenty.

Na spracúvanie osobných údajov sa vzťahujú Zásady ochrany osobných údajov a Pravidlá používania cookies. Pred zadaním e-mailovej adresy sa, prosím, dôkladne oboznámte s týmito dokumentmi.

Najčítanejšie na SME Tech

Inzercia - Tlačové správy

  1. Premýšľate o aute do 10 000 eur? Poradíme vám, ako nenaletieť
  2. Slovensko čaká najdôležitejšie politické rozhodnutie roka
  3. Obľúbené Tunisko sa vracia do ponuky dovoleniek na rok 2019
  4. Máte pri čítaní „krátke ruky“? Vitajte vo svete štyridsiatnikov
  5. Test LG OLED B8: špičkový 4K televízor za cenu, akú ste nečakali
  6. Netradičná dovolenka? Plavba Stredomorím aj s letenkami v cene
  7. Ako veľmi eko sa dá byť vo firme s 2 300 zamestnancami?
  8. Príspevok až 1750 € môžu získať záujemcovia o solárne kolektory
  9. Prievidzská firma je malý zázrak. Uznáva ju americké letectvo
  10. Reportáž: Boli sme pri krste novej lode Costa Venezia
  1. Alori: upratujte efektívne a bez námahy
  2. Gansberg Koliba - Housing as a symbol of success
  3. Slovensko čaká najdôležitejšie politické rozhodnutie roka
  4. V Tescu vlani zákazníci nakúpili až 700 miliónov sl. potravín
  5. Obľúbené Tunisko sa vracia do ponuky dovoleniek na rok 2019
  6. Máte pri čítaní „krátke ruky“? Vitajte vo svete štyridsiatnikov
  7. OMV ponúka kávu so sebou aj do opakovane použiteľných pohárov
  8. Pojistným podvodům při nehodě zabráníte s kamerou MiVue 733 WiFi
  9. Test LG OLED B8: špičkový 4K televízor za cenu, akú ste nečakali
  10. Resco rozdelí medzi zamestnancov milión eur!
  1. Prievidzská firma je malý zázrak. Uznáva ju americké letectvo 35 526
  2. Premýšľate o aute do 10 000 eur? Poradíme vám, ako nenaletieť 23 575
  3. Slovensko čaká najdôležitejšie politické rozhodnutie roka 21 532
  4. Netradičná dovolenka? Plavba Stredomorím aj s letenkami v cene 19 576
  5. Test LG OLED B8: špičkový 4K televízor za cenu, akú ste nečakali 14 025
  6. Obľúbené Tunisko sa vracia do ponuky dovoleniek na rok 2019 11 278
  7. Ako veľmi eko sa dá byť vo firme s 2 300 zamestnancami? 6 590
  8. Príspevok až 1750 € môžu získať záujemcovia o solárne kolektory 5 523
  9. Máte pri čítaní „krátke ruky“? Vitajte vo svete štyridsiatnikov 5 223
  10. Pripravte sa na jar - bude tu skôr, než poviete rebarbora 4 426

Téma: Tipy a triky


Hlavné správy zo Sme.sk

DOMOV

Mistrík odstúpil z prezidentského súboja, podporil Čaputovú

Mistríkovo rozhodnutie ocenil aj prezident Kiska a tiež podporil Čaputovú.

KOMENTÁR PETRA TKAČENKA

Toto by Čaputová nemala zahodiť

Po dvadsiatich rokoch môže prvé kolo vyhrať blok mimo Smeru a HZDS.

AUTO

Prichádza malé SUV Škoda Kamiq. Aké sú naše prvé dojmy?

Zaboduje priestorom aj bohatou výbavou.

Neprehliadnite tiež

Ilustračné foto.
Bolid alebo ohnivá guľa je nezvyčajne jasný meteor. Slovom boli sa môže označovať aj impaktný objekt, ktorý na povrchu vytvorí kráter.
Objektívna realita nemusí existovať, naznačuje kvantový experiment.
Ošetrovateľka primátov Erin Stromberg získava mliekov z 21 ročnej orangutanky Batang v Národnéj Zoo v americkom Washingtone D.C.
Podcast Klik denníka SME.