Tipy a triky: Ako si urobiť poriadok v emailoch

Čím viac ich napíšete, tým viac ich príde späť. Naučte sa získať nad e-mailami moc, aby vás neokrádali o drahocenný čas.

(Zdroj: Ilustračné - SITA/AP)

Na prvý pohľad vyzerajú nevinne. Plnia vašu schránku a vám pri každom nazretí netrvá viac ako minútku, aby ste sa s nimi vysporiadali. Ak si však uvedomíte, že to robíte denne a niekoľkokrát za hodinu, z e-mailu sa rýchlo môže stať mrhanie časom. V práci i doma.

Začnite hodnotiť správy, ktoré k vám prichádzajú a možno sa dopracujete do stavu, keď sa denný počet správ z desiatok scvrkne na niekoľko dôležitých e-mailov.

1.Oddeľte súkromie od práce

Nech to znie akokoľvek nepohodlne, oddeľte súkromnú poštu od pracovnej. Je nepraktické, ak vás pri domácom oddychu vyrušuje pracovná pošta a vy ju pre pokoj duše vybavíte v čase, keď sa máte venovať všetkému inému, len nie zarábaniu peňazí svojmu zamestnávateľovi. Príjemné nie je ani to, ak sa pri práci zaoberáte poštou vašich blízkych, ktorí vás rozptyľujú.

Nemusí to hneď znamenať, že musíte používať dve rôzne adresy iba preto, aby sa vám správy nemiešali. Stačí vytvoriť na serveri priečinky a nastaviť pravidlá, ktoré sa postarajú o to, aby správy od vašich známych a priateľov putovali do samostatného priečinka. Kým doma budete sledovať iba ten, v práci ho budete ignorovať. Hoci aj tak, že ho vypnete zo zobrazenia poštového programu, ktorý používate.

Oddelenie súkromia od práce neovplyvní počet e-mailov, ktoré dostávate. Zbaví vás však drobných dávok stresu, ktoré sa na vás valia pre komunikáciu v rôznych častiach dňa.

2.Odhláste balast

Odhláste odber všetkých rušivých e-mailov, ktoré k vám prichádzajú iba preto, že ich softvérový robot rozosiela vám a tisíckam ďalších ľudí. Nalistujte spodné riadky každého e-mailu a hľadajte slovko odhlásiť či unsubscribe. Zväčša stačí jediné kliknutie a správy od odosielateľa sa odmlčia nadobro. Potrvá niekoľko týždňov, kým sa zbavíte množstva balastu, bez ktorého dokážete plnohodnotne žiť.

Ak patríte medzi aktívnych používateľov internetu, ktorí si založili účty v desiatkach obchodov, diskusných serveroch, či v najrôznejších službách, toto opatrenie vám podstatne zredukuje ruch v poštovej schránke. V hlavičkách správ začnú mená ľudí prevyšovať nad názvami firiem.

3.Nasmerujte ich do smetného koša

Nie všetky nevyžiadané a nepotrebné e-maily sa dajú zrušiť jednoduchým kliknutím. Niektoré firmy zámerne vynechávajú možnosť odhlásenia odberu správ. Inokedy zasa opakovane v schránke nachádzate preposielané e-maily od ľudí, ktorí častujú zábavou a poplašnými správami každého, koho majú vo svojom adresári. Tu dohováranie neplatí.

Zázračným pomocníkom sú pravidlá na triedenie pošty. Obzvlášť tie, ktoré sa končia povelom „presunúť do koša“. Zostavte pravidlá, ktoré budú všetky nepodstatné správy presúvať do koša bez toho, aby ste sa o tom dozvedeli.

Znejú jednoducho: „presúvaj všetku poštu z adresy robot@firma.sk do koša“, „presúvaj všetku poštu z adresy meno@znamy.sk, ktorá obsahuje FW: v predmete alebo texte do koša“ a podobne.

Takéto čistenie vám pomôže citlivo v priebehu niekoľkých týždňov vychytať všetky správy, ktorých príjem nemožno obmedziť odhlásením. Rýchlo pochopíte ako sa pravidlá pre triedenie nastavujú a zbytočné správy vás začnú obchádzať.

4.Nepíšte do vetra

Neodpovedajte na správy, ktoré nevyžadujú odpoveď, pretože každá správa ktorá od vás odíde, zväčša vyvolá návrat správy vo forme odpovedi.

Vyvarujte sa aj okamžitého odpisovania na správy, ktoré znesú zdržanie pri vybavení. Čím menej interaktívni budete, tým menej si ľudia vo vašom okolí budú mýliť e-mail s četom alebo telefónom. E-mail je alternatívou k papierovým listom, ktoré roznáša poštár raz denne, aby sme na ne v priebehu jedného či niekoľkých dní zasa odpovedali.

Ak sa z pohotového kontaktu presuniete do skupiny pasívnych konzumentov informácií, ľudia vás prestanú obťažovať zbytočnosťami. Zväčša sami trpia zlozvykom topiť sa v e-mailoch a nevedome svoje zlozvyky prenášajú aj na iných. Vďaka zmene prístupu sa opäť v priebehu mesiacov počet správ vo vašej schránke zníži.

5.Nižšiu prioritu uložte bokom

Ak ste aj napriek všetkej snahe v situácii, že sa v schránke denne hromadí viac ako stovka správ, je na čase začať uvažovať o prioritách.

Tak ako pravidlami hádžete poštu do smetí, môžete menej dôležité správy presúvať do priečinka s nižšou prioritou. Opäť sa viete oprieť o mená a kľúčové slová v predmete a obsahu e-mailu. Veď všetky maily sú na jedno kopyto.

Vytvoríte si miesto, kde sa budú hromadiť správy pre dávkové spracovanie. Sadnete si k nim raz za tri dni, či raz týždenne. Časom sa možno rozhodnete pre zmenu, ktorá najmenej dôležité z nich bude presúvať automaticky do koša. Nech sa v papieroch hrabú úradníci.

Triedením priorít sa síce počet správ výraznejšie nescvrkne, z očí sa vám však vytratí všetko čo znesie odklad. A vďaka tomu sa zbavíte stresu a váš čas sa prestane kúskovať na drobné fragmenty.

Na spracúvanie osobných údajov sa vzťahujú Zásady ochrany osobných údajov a Pravidlá používania cookies. Pred zadaním e-mailovej adresy sa, prosím, dôkladne oboznámte s týmito dokumentmi.

Najčítanejšie na SME Tech

Inzercia - Tlačové správy

  1. Infografika: Slováci minuli na Pohode historicky najviac peňazí
  2. S kreditkou začína pohodová dovolenka už na letisku
  3. Zmrzlina v Mekáči má u nás kratšiu záruku ako v Rakúsku. Prečo?
  4. Aká je ideálna vlhkosť a teplota v byte? Výskum hovorí jasne
  5. Veríte brusniciam pri zápaloch močových ciest? Nemusia stačiť
  6. Vyberiete si radšej romantický Paríž alebo slnečné Nice?
  7. Dobrú chuť: Letné šaláty a bizarné praktiky food fotografie
  8. O asistovanej reprodukcii sa šíri množstvo zavádzajúcich tvrdení
  9. Pivovar Šariš rozdá tisíce eur, o časti peňazí rozhodnú ľudia
  10. Volkswagen Golf GTI TCR naživo na Slovakia Ringu!
  1. OMV robí dovolenku pre vodičov oddychom
  2. OMV robí dovolenku pre vodičov oddychom
  3. S kreditkou začína pohodová dovolenka už na letisku
  4. Zmrzlina v Mekáči má u nás kratšiu záruku ako v Rakúsku. Prečo?
  5. Dubravské Čerešne majú sladké prekvapenie pre najrýchlejších!
  6. Aká je ideálna vlhkosť a teplota v byte? Výskum hovorí jasne
  7. Veríte brusniciam pri zápaloch močových ciest? Nemusia stačiť
  8. Infografika: Slováci minuli na Pohode historicky najviac peňazí
  9. Vyberiete si radšej romantický Paríž alebo slnečné Nice?
  10. Dobrú chuť: Letné šaláty a bizarné praktiky food fotografie
  1. Aká je ideálna vlhkosť a teplota v byte? Výskum hovorí jasne 23 883
  2. Infografika: Slováci minuli na Pohode historicky najviac peňazí 17 762
  3. Zmrzlina v Mekáči má u nás kratšiu záruku ako v Rakúsku. Prečo? 16 607
  4. Dobrú chuť: Letné šaláty a bizarné praktiky food fotografie 12 163
  5. Vyberiete si radšej romantický Paríž alebo slnečné Nice? 8 909
  6. O asistovanej reprodukcii sa šíri množstvo zavádzajúcich tvrdení 4 079
  7. Ulovte si last minute dovolenku so zľavou do 70% 3 940
  8. Pivovar Šariš rozdá tisíce eur, o časti peňazí rozhodnú ľudia 3 243
  9. Veríte brusniciam pri zápaloch močových ciest? Nemusia stačiť 2 596
  10. Volkswagen Golf GTI TCR naživo na Slovakia Ringu! 2 036

Téma: Tipy a triky


Hlavné správy zo Sme.sk

SVET

Pomýlil som sa. Trumpove výhovorky kritiku nezastavili

Trump tvrdí, že vyjadrenia v Helsinkách myslel presne naopak. Nie je to prvýkrát.

KULTÚRA

Čím je starší, tým je horší? Merčiak má zodpovednosť, akú si nikto neželá

Niekto má smolu, že jeho práca nie je anonymná.

Neprehliadnite tiež

PODCAST ZOOM

Zoom: Fyzik chce vytvoriť stroj času, má dobrý nápad

Hranice vedy sa stretávajú so sci-fi.

PODCAST ZOOM

Zoom: Čo robiť, aby mali lekári lepšie výsledky

Empatickí lekári pomáhajú pacientom.