PRVÁ POMOC: Ako si uľahčiť používanie elektronickej pošty

Okrem základných poskytujú programy pre elektronickú poštu aj množstvo vedľajších funkcií. Medzi najužitočnejšie patria adresár, potvrdenie o doručení, automatický podpis a priečinky.

Musím vždy vypisovať adresy ľudí, ktorým posielam správu?

Každý program obsahuje funkciu „adresár“, kde si môžete uložiť adresy všetkých ľudí, s ktorými si píšete, aj s menami či prezývkami. Potom stačí napísať napríklad „Peter“ a program automaticky doplní príslušnú adresu (Outlook takéto meno podčiarkne, to znamená že ho našiel). Alebo môžete kliknúť na ikonu adresára a vybrať príjemcov zo zoznamu.

Ak často posielate správu nejakej skupine ľudí, vo väčšine adresárov môžete takúto skupinu vytvoriť, priradiť jej nejaký názov a potom ju použiť len zadaním tohto názvu a správa sa pošle všetkým členom skupiny. V jednoduchších adresároch sa väčšinou dá skupina vytvoriť aspoň zadaním viacerých adries pre jedno meno.

Ako môžem zistiť, či už príjemca moju správu dostal a prečítal?

Na toto slúži funkcia Potvrdenie o prijatí/prečítaní. Ak posielate dôležitú správu, je vhodné túto funkciu použiť, pretože e-mail nie je úplne spoľahlivý. Nanešťastie, nie všetky servery a programy túto funkciu podporujú, takže sa vám môže stať, že aj keď príjemca správu dostane a prečíta, vám potvrdenie nepríde. Potvrdenie si preto musíte najskôr odskúšať. Naopak, niektoré servery toto potvrdenie posielajú automaticky, aj keď si ho nevyžiadate.

Forma potvrdenia býva v závislosti od e-mailového programu rôzna, môže ísť o krátky text „správa X bola vtedy a vtedy doručená užívateľovi Y“ ale aj ťažko zrozumiteľný zhluk slov - našťastie má prakticky každá takáto správa v hlavičke nápis Return receipt alebo „Read:“ a ľahko nájdete aj e-mailovú adresu príjemcu. Aktivácia funkcie sa v jednotlivých programoch odlišuje, niektoré ju neumožňujú vôbec, iné iba globálne pre všetky správy. Hľadajte v konfigurácii alebo pri písaní správy položky Potvrdenie o prečítaní (Return receipt), Správa a doručení (Delivery report); v produktoch Microsoftu sú to Možnosti sledovania (Tracking Options).

Musím sa v každej správe ručne podpisovať?

Hoci sa v prípade e-mailu viac toleruje porušovanie formálnych základných pravidiel korešpondencie (oslovenie, podpis, spisovný jazyk…), predsa sa oplatí dodržiavať ich najmä pri oficiálnej komunikácii. Našťastie, väčšina poštových programov umožňuje automatizovať aspoň pridanie podpisu. Niektoré majú dokonca prepracovaný systém šablón, do ktorých sa môžu automaticky dopĺňať rôzne premenné (napríklad čas či meno príjemcu alebo odosielateľa).

Pohľadajte v nastaveniach položku obsahujúcu Podpis (signature) alebo Šablóny (templates). Ak chcete mať v podpise napríklad aj telefónne číslo či poštovú adresu, ušetrí vám táto funkcia dosť času.

Dajú sa správy roztriediť na viacero miest?

Takmer všetky programy na elektronickú poštu ukladajú správy podobným spôsobom, ako operačný systém ukladá súbory. Základné priečinky, ako Prijatá pošta (Inbox), Pošta na odoslanie (Outbox), Odoslaná pošta (Sent) či Vymazaná pošta (Deleted messages) sú takmer vždy vytvorené automaticky. Nič vám však nebráni vytvoriť si aj vlastné priečinky a podpriečinky. Hľadajte funkciu Nový priečinok (New folder), napríklad po kliknutí pravým tlačidlom na nejaký už existujúci.

Jednotlivé správy potom môžete do iného priečinka presunúť pomocou funkcie Ťahaj a pusť (drag and drop) - rovnako ako v Prieskumníkovi. Toto je veľmi užitočné, ak si potrebujete ukladať prijaté či odoslané správy. Vytvorením viacerých priečinkov možno osobitne triediť napríklad súkromné a pracovné správy.

Nabudúce: Ako vyriešiť časté problémy s e-mailom?

Najčítanejšie na SME Tech


Hlavné správy zo Sme.sk

SVET

Haagsky tribunál trestal najmä Srbov, po Mladičovi končí

Miloševič počas procesu zomrel, srbského extrémistu zase oslobodili. Teraz sedí v parlamente.

SVET

Najskôr cukríky, potom zabíjanie. Balkánskeho mäsiara odsúdili

Niektorí Mladiča považujú za vojnového hrdinu.

KOMENTÁRE

Bezdôsledkový Smer nám zahral komédiu

Smer je len napodobenina s niekoľkými vonkajšími znakmi politickej strany.

KOŠICE KORZÁR

Bratov Paškovcov odsúdili za bitku v centre Košíc

Dvaja dostali podmienku, jeden peňažný trest.

Neprehliadnite tiež

Google priznal zber údajov o polohe, aj keď bola vypnutá

Polohu vedel zistiť aj vtedy, ak zariadenie nemalo kartu SIM.

Intel predával roky čipy, ktoré majú bezpečnostné nedostatky

Hackeri môžu vďaka bezpečnostnej diere získať kontrolu nad počítačom.

Niekoľko stoviek webov dokáže zistiť každé stlačenie klávesnice

Bez vedomia ľudí sa môžu ich osobné údaje dostávať na servery, na ktoré nepatria.

Veľryba oplakáva mŕtve mláďa. Zabili ho plasty v oceáne

Zábery z dokumentu BBC ukazujú, ako plasty škodia našej prírode.

Inzercia - Tlačové správy


  1. 3 pravidlá pre lepší dôchodok
  2. Slovenské deti dostávajú mesačne 22€
  3. Ako sa zbaviť chladnej podlahy
  4. Čerešne - miesto, kde môžete žiť podľa seba
  5. Všetky okresy svojimi pobočkami pokrývajú len tri banky
  6. Vyrábajú v malom, no presadili sa. Sessler a Farmárske lupienky
  7. Ochráňte pred zlodejmi celé vozidlo vďaka VAM Akustik
  8. V tomto roku si už konečne užijem Vianoce bez vrások
  9. Online analýza spotreby elektriny vám pomôže ušetriť
  10. Stavba domu na kľúč – úspora času aj financií
  1. Všetky okresy svojimi pobočkami pokrývajú len tri banky
  2. Ochráňte pred zlodejmi celé vozidlo vďaka VAM Akustik
  3. Čerešne - miesto, kde môžete žiť podľa seba
  4. Nová michalovská nemocnica otvorí brány: toto musíte vidieť!
  5. Vyrábajú v malom, no presadili sa. Sessler a Farmárske lupienky
  6. Mladí vodiči preferujú čoraz silnejšie autá
  7. Ako sa zbaviť chladnej podlahy
  8. V tomto roku si už konečne užijem Vianoce bez vrások
  9. Online analýza spotreby elektriny vám pomôže ušetriť
  10. Stavba domu na kľúč – úspora času aj financií
  1. Vyrábajú v malom, no presadili sa. Sessler a Farmárske lupienky 9 840
  2. 3 pravidlá pre lepší dôchodok 8 922
  3. Slovenské deti dostávajú mesačne 22€ 3 736
  4. Moskva alebo Petrohrad? 3 723
  5. Stavba domu na kľúč – úspora času aj financií 3 125
  6. Ako pracujú poisťováci? Dostali sme sa medzi nich 2 559
  7. VW Tiguan Allspace: prvé sedemmiestne SUV od Volkswagnu 2 325
  8. Ako sa zbaviť chladnej podlahy 2 173
  9. Nepríjemná bolesť. Tu sú 3 rady, ako sa jej zbavíte 1 968
  10. Online analýza spotreby elektriny vám pomôže ušetriť 1 655