SME

PRVÁ POMOC: Ako si uľahčiť používanie elektronickej pošty

Okrem základných poskytujú programy pre elektronickú poštu aj množstvo vedľajších funkcií. Medzi najužitočnejšie patria adresár, potvrdenie o doručení, automatický podpis a priečinky.

Musím vždy vypisovať adresy ľudí, ktorým posielam správu?

Každý program obsahuje funkciu „adresár“, kde si môžete uložiť adresy všetkých ľudí, s ktorými si píšete, aj s menami či prezývkami. Potom stačí napísať napríklad „Peter“ a program automaticky doplní príslušnú adresu (Outlook takéto meno podčiarkne, to znamená že ho našiel). Alebo môžete kliknúť na ikonu adresára a vybrať príjemcov zo zoznamu.

Ak často posielate správu nejakej skupine ľudí, vo väčšine adresárov môžete takúto skupinu vytvoriť, priradiť jej nejaký názov a potom ju použiť len zadaním tohto názvu a správa sa pošle všetkým členom skupiny. V jednoduchších adresároch sa väčšinou dá skupina vytvoriť aspoň zadaním viacerých adries pre jedno meno.

SkryťVypnúť reklamu

Ako môžem zistiť, či už príjemca moju správu dostal a prečítal?

Na toto slúži funkcia Potvrdenie o prijatí/prečítaní. Ak posielate dôležitú správu, je vhodné túto funkciu použiť, pretože e-mail nie je úplne spoľahlivý. Nanešťastie, nie všetky servery a programy túto funkciu podporujú, takže sa vám môže stať, že aj keď príjemca správu dostane a prečíta, vám potvrdenie nepríde. Potvrdenie si preto musíte najskôr odskúšať. Naopak, niektoré servery toto potvrdenie posielajú automaticky, aj keď si ho nevyžiadate.

Forma potvrdenia býva v závislosti od e-mailového programu rôzna, môže ísť o krátky text „správa X bola vtedy a vtedy doručená užívateľovi Y“ ale aj ťažko zrozumiteľný zhluk slov - našťastie má prakticky každá takáto správa v hlavičke nápis Return receipt alebo „Read:“ a ľahko nájdete aj e-mailovú adresu príjemcu. Aktivácia funkcie sa v jednotlivých programoch odlišuje, niektoré ju neumožňujú vôbec, iné iba globálne pre všetky správy. Hľadajte v konfigurácii alebo pri písaní správy položky Potvrdenie o prečítaní (Return receipt), Správa a doručení (Delivery report); v produktoch Microsoftu sú to Možnosti sledovania (Tracking Options).

SkryťVypnúť reklamu

Musím sa v každej správe ručne podpisovať?

Hoci sa v prípade e-mailu viac toleruje porušovanie formálnych základných pravidiel korešpondencie (oslovenie, podpis, spisovný jazyk…), predsa sa oplatí dodržiavať ich najmä pri oficiálnej komunikácii. Našťastie, väčšina poštových programov umožňuje automatizovať aspoň pridanie podpisu. Niektoré majú dokonca prepracovaný systém šablón, do ktorých sa môžu automaticky dopĺňať rôzne premenné (napríklad čas či meno príjemcu alebo odosielateľa).

Pohľadajte v nastaveniach položku obsahujúcu Podpis (signature) alebo Šablóny (templates). Ak chcete mať v podpise napríklad aj telefónne číslo či poštovú adresu, ušetrí vám táto funkcia dosť času.

Dajú sa správy roztriediť na viacero miest?

Takmer všetky programy na elektronickú poštu ukladajú správy podobným spôsobom, ako operačný systém ukladá súbory. Základné priečinky, ako Prijatá pošta (Inbox), Pošta na odoslanie (Outbox), Odoslaná pošta (Sent) či Vymazaná pošta (Deleted messages) sú takmer vždy vytvorené automaticky. Nič vám však nebráni vytvoriť si aj vlastné priečinky a podpriečinky. Hľadajte funkciu Nový priečinok (New folder), napríklad po kliknutí pravým tlačidlom na nejaký už existujúci.

SkryťVypnúť reklamu

Jednotlivé správy potom môžete do iného priečinka presunúť pomocou funkcie Ťahaj a pusť (drag and drop) - rovnako ako v Prieskumníkovi. Toto je veľmi užitočné, ak si potrebujete ukladať prijaté či odoslané správy. Vytvorením viacerých priečinkov možno osobitne triediť napríklad súkromné a pracovné správy.

Nabudúce: Ako vyriešiť časté problémy s e-mailom?

SkryťVypnúť reklamu

Najčítanejšie na SME Tech

SkryťVypnúť reklamu
SkryťVypnúť reklamu
SkryťVypnúť reklamu
SkryťVypnúť reklamu

Komerčné články

  1. Patria medzi svetovú elitu. Slováci zariskovali a predbehli dobu
  2. Bývanie vytesané do kameňa? V Kapadócii tak žijú po stáročia
  3. Za hranicami bytu: Ako si vybudovať dobré susedské vzťahy?
  4. Prečo vymeniť plastové vchodové dvere za hliníkové?
  5. Všetky divy sveta v privátnom lietadle dnes so zľavou 12 225 eur
  6. Wellness v prírode: máme tip, kde si na jar najlepšie oddýchnete
  7. Deväť dobrých: Jarný literárny výber v denníkoch SME a Korzár
  8. Slováci minuli za 4 dni na dovolenky 6,4 milióna eur
  1. Bývanie vytesané do kameňa? V Kapadócii tak žijú po stáročia
  2. E-recept, evolúcia v zdravotnej starostlivosti
  3. Leťte priamo z KOŠÍC a dovolenkujte na najkrajších plážach
  4. Za hranicami bytu: Ako si vybudovať dobré susedské vzťahy?
  5. Výlet 2 v 1: Jednou nohou na Slovensku, druhou v Rakúsku
  6. Ahoj, TABI! Kto je záhadný digitvor?
  7. Všetky divy sveta v privátnom lietadle dnes so zľavou 12 225 eur
  8. Prečo vymeniť plastové vchodové dvere za hliníkové?
  1. Deväť dobrých: Jarný literárny výber v denníkoch SME a Korzár 18 696
  2. Do utorka za vás uhradia polovicu exotickej dovolenky 16 553
  3. Slováci minuli za 4 dni na dovolenky 6,4 milióna eur 11 065
  4. Patria medzi svetovú elitu. Slováci zariskovali a predbehli dobu 10 876
  5. Prečo vymeniť plastové vchodové dvere za hliníkové? 10 612
  6. Fellner otvorene: Manželka mi vyčítala, že zo mňa nič nemá 9 935
  7. Všetky divy sveta v privátnom lietadle dnes so zľavou 12 225 eur 8 099
  8. Ako Japonci potopili ruské nádeje na Ďalekom východe 5 116
SkryťZatvoriť reklamu