PRVÁ POMOC: Ako si uľahčiť používanie elektronickej pošty

Okrem základných poskytujú programy pre elektronickú poštu aj množstvo vedľajších funkcií. Medzi najužitočnejšie patria adresár, potvrdenie o doručení, automatický podpis a priečinky.

Musím vždy vypisovať adresy ľudí, ktorým posielam správu?

Každý program obsahuje funkciu „adresár“, kde si môžete uložiť adresy všetkých ľudí, s ktorými si píšete, aj s menami či prezývkami. Potom stačí napísať napríklad „Peter“ a program automaticky doplní príslušnú adresu (Outlook takéto meno podčiarkne, to znamená že ho našiel). Alebo môžete kliknúť na ikonu adresára a vybrať príjemcov zo zoznamu.

Ak často posielate správu nejakej skupine ľudí, vo väčšine adresárov môžete takúto skupinu vytvoriť, priradiť jej nejaký názov a potom ju použiť len zadaním tohto názvu a správa sa pošle všetkým členom skupiny. V jednoduchších adresároch sa väčšinou dá skupina vytvoriť aspoň zadaním viacerých adries pre jedno meno.

Ako môžem zistiť, či už príjemca moju správu dostal a prečítal?

Na toto slúži funkcia Potvrdenie o prijatí/prečítaní. Ak posielate dôležitú správu, je vhodné túto funkciu použiť, pretože e-mail nie je úplne spoľahlivý. Nanešťastie, nie všetky servery a programy túto funkciu podporujú, takže sa vám môže stať, že aj keď príjemca správu dostane a prečíta, vám potvrdenie nepríde. Potvrdenie si preto musíte najskôr odskúšať. Naopak, niektoré servery toto potvrdenie posielajú automaticky, aj keď si ho nevyžiadate.

Forma potvrdenia býva v závislosti od e-mailového programu rôzna, môže ísť o krátky text „správa X bola vtedy a vtedy doručená užívateľovi Y“ ale aj ťažko zrozumiteľný zhluk slov - našťastie má prakticky každá takáto správa v hlavičke nápis Return receipt alebo „Read:“ a ľahko nájdete aj e-mailovú adresu príjemcu. Aktivácia funkcie sa v jednotlivých programoch odlišuje, niektoré ju neumožňujú vôbec, iné iba globálne pre všetky správy. Hľadajte v konfigurácii alebo pri písaní správy položky Potvrdenie o prečítaní (Return receipt), Správa a doručení (Delivery report); v produktoch Microsoftu sú to Možnosti sledovania (Tracking Options).

Musím sa v každej správe ručne podpisovať?

Hoci sa v prípade e-mailu viac toleruje porušovanie formálnych základných pravidiel korešpondencie (oslovenie, podpis, spisovný jazyk…), predsa sa oplatí dodržiavať ich najmä pri oficiálnej komunikácii. Našťastie, väčšina poštových programov umožňuje automatizovať aspoň pridanie podpisu. Niektoré majú dokonca prepracovaný systém šablón, do ktorých sa môžu automaticky dopĺňať rôzne premenné (napríklad čas či meno príjemcu alebo odosielateľa).

Pohľadajte v nastaveniach položku obsahujúcu Podpis (signature) alebo Šablóny (templates). Ak chcete mať v podpise napríklad aj telefónne číslo či poštovú adresu, ušetrí vám táto funkcia dosť času.

Dajú sa správy roztriediť na viacero miest?

Takmer všetky programy na elektronickú poštu ukladajú správy podobným spôsobom, ako operačný systém ukladá súbory. Základné priečinky, ako Prijatá pošta (Inbox), Pošta na odoslanie (Outbox), Odoslaná pošta (Sent) či Vymazaná pošta (Deleted messages) sú takmer vždy vytvorené automaticky. Nič vám však nebráni vytvoriť si aj vlastné priečinky a podpriečinky. Hľadajte funkciu Nový priečinok (New folder), napríklad po kliknutí pravým tlačidlom na nejaký už existujúci.

Jednotlivé správy potom môžete do iného priečinka presunúť pomocou funkcie Ťahaj a pusť (drag and drop) - rovnako ako v Prieskumníkovi. Toto je veľmi užitočné, ak si potrebujete ukladať prijaté či odoslané správy. Vytvorením viacerých priečinkov možno osobitne triediť napríklad súkromné a pracovné správy.

Nabudúce: Ako vyriešiť časté problémy s e-mailom?

Najčítanejšie na SME Tech


Hlavné správy zo Sme.sk

DOMOV

Laššáková jazdí zadarmo, Kiska za vlaky platí

Najvýhodnejšie podmienky cestovania majú sudcovia Ústavného súdu v Košiciach, nemusia platiť za vlaky ani autobusy.

TECH

Odhalili pôvod záhadného hobbita, z Afriky sa dostal ako prvý

Homo floresiensis mal malý mozog a veľké nohy.

DOMOV

Danko chce obmedziť strany, súperov neodradil

Z SNS nepovedali, či pravidlo bude platiť aj pre registrované strany.

KOMENTÁRE

Hnev, strach a frustrácia na zmenu nestačia

Nevyháňal migrantov, nestaval múry, nenadbiehal skroteným rasizmom,

Neprehliadnite tiež

Odhalili pôvod záhadného hobbita, z Afriky sa dostal ako prvý

Homo floresiensis mal malý mozog a veľké nohy.

TEST

Testovali sme Samsung Galaxy S8, smartfón z iného sveta

Novinka Samsungu je krásna a má množstvom nových technológií. Chceli by sme ju vlastniť, ale nie používať.

Pokus českých vedcov ukázal podmienky, v ktorých mohol vzniknúť život

Nový výskum nadväzuje na slávny experiment z 50. rokov minulého storočia.

Bratislava ukáže, aká bude budúcnosť technológií

Medzinárodná konferencia TechSummit & Gadget Expo sa odohrá 10. až 11. mája 2017.

Inzercia - Tlačové správy


  1. Recenzie.sme.sk udelili 60 certifikátov Ocenený expertmi
  2. 5 krokov k vlastnému bývaniu
  3. Voda, kotol, vymknutie: Čo stoja najčastejšie domáce katastrofy?
  4. Žijú, lebo sa nevzdali. Príbehy ľudí bojujúcich za svoje zdravie
  5. Nový Volkswagen Arteon sa predstaví na bratislavskom autosalóne
  6. Last minute dovolenka sa dá kupiť výhodne už teraz
  7. Legendárna Štefánka opäť ožíva pod sieťou Pulitzer family
  8. Päť tipov, kam na predĺžený víkend v máji
  9. Inteligencia vo všetkom
  10. Volvo V90 Cross Country je pripravené na každé dobrodružstvo
  1. Žijú, lebo sa nevzdali. Príbehy ľudí bojujúcich za svoje zdravie
  2. Voda, kotol, vymknutie: Čo stoja najčastejšie domáce katastrofy?
  3. Ovládajte svoje vozidlo mobilom
  4. BILLA a Jamie Oliver pozývajú deti do zázračnej záhradky!
  5. Nový Volkswagen Arteon sa predstaví na bratislavskom autosalóne
  6. Odšťavovač s veľkým plniacim otvorom? Nenachytajte sa!
  7. Advokáti budú v stredu bezplatne radiť v 8 mestách
  8. Last minute dovolenka sa dá kupiť výhodne už teraz
  9. Apartmány s výnosom až 4% v lyžiarskom stredisku Obergurgl
  10. Finále súťaže CEWE Fotokniha roka 2016
  1. Legendárna Štefánka opäť ožíva pod sieťou Pulitzer family 23 652
  2. Päť tipov, kam na predĺžený víkend v máji 8 185
  3. Last minute dovolenka sa dá kupiť výhodne už teraz 7 992
  4. Nové auto alebo radšej jazdenka? 9 rád pre správne rozhodnutie 7 314
  5. 5 krokov k vlastnému bývaniu 4 915
  6. Volvo V90 Cross Country je pripravené na každé dobrodružstvo 3 797
  7. Žijú, lebo sa nevzdali. Príbehy ľudí bojujúcich za svoje zdravie 2 329
  8. Nový Volkswagen Arteon sa predstaví na bratislavskom autosalóne 2 264
  9. Moderný bungalov očami mladých architektov 1 888
  10. Rodinná dovolenka v Burgenlande 1 823

Už ste čítali?

Domov NajnovšieNajčítanejšieDesktop