PRVÁ POMOC: Ako si uľahčiť používanie elektronickej pošty

Okrem základných poskytujú programy pre elektronickú poštu aj množstvo vedľajších funkcií. Medzi najužitočnejšie patria adresár, potvrdenie o doručení, automatický podpis a priečinky.

Musím vždy vypisovať adresy ľudí, ktorým posielam správu?

Každý program obsahuje funkciu „adresár“, kde si môžete uložiť adresy všetkých ľudí, s ktorými si píšete, aj s menami či prezývkami. Potom stačí napísať napríklad „Peter“ a program automaticky doplní príslušnú adresu (Outlook takéto meno podčiarkne, to znamená že ho našiel). Alebo môžete kliknúť na ikonu adresára a vybrať príjemcov zo zoznamu.

Ak často posielate správu nejakej skupine ľudí, vo väčšine adresárov môžete takúto skupinu vytvoriť, priradiť jej nejaký názov a potom ju použiť len zadaním tohto názvu a správa sa pošle všetkým členom skupiny. V jednoduchších adresároch sa väčšinou dá skupina vytvoriť aspoň zadaním viacerých adries pre jedno meno.

Ako môžem zistiť, či už príjemca moju správu dostal a prečítal?

Na toto slúži funkcia Potvrdenie o prijatí/prečítaní. Ak posielate dôležitú správu, je vhodné túto funkciu použiť, pretože e-mail nie je úplne spoľahlivý. Nanešťastie, nie všetky servery a programy túto funkciu podporujú, takže sa vám môže stať, že aj keď príjemca správu dostane a prečíta, vám potvrdenie nepríde. Potvrdenie si preto musíte najskôr odskúšať. Naopak, niektoré servery toto potvrdenie posielajú automaticky, aj keď si ho nevyžiadate.

Forma potvrdenia býva v závislosti od e-mailového programu rôzna, môže ísť o krátky text „správa X bola vtedy a vtedy doručená užívateľovi Y“ ale aj ťažko zrozumiteľný zhluk slov - našťastie má prakticky každá takáto správa v hlavičke nápis Return receipt alebo „Read:“ a ľahko nájdete aj e-mailovú adresu príjemcu. Aktivácia funkcie sa v jednotlivých programoch odlišuje, niektoré ju neumožňujú vôbec, iné iba globálne pre všetky správy. Hľadajte v konfigurácii alebo pri písaní správy položky Potvrdenie o prečítaní (Return receipt), Správa a doručení (Delivery report); v produktoch Microsoftu sú to Možnosti sledovania (Tracking Options).

Musím sa v každej správe ručne podpisovať?

Hoci sa v prípade e-mailu viac toleruje porušovanie formálnych základných pravidiel korešpondencie (oslovenie, podpis, spisovný jazyk…), predsa sa oplatí dodržiavať ich najmä pri oficiálnej komunikácii. Našťastie, väčšina poštových programov umožňuje automatizovať aspoň pridanie podpisu. Niektoré majú dokonca prepracovaný systém šablón, do ktorých sa môžu automaticky dopĺňať rôzne premenné (napríklad čas či meno príjemcu alebo odosielateľa).

Pohľadajte v nastaveniach položku obsahujúcu Podpis (signature) alebo Šablóny (templates). Ak chcete mať v podpise napríklad aj telefónne číslo či poštovú adresu, ušetrí vám táto funkcia dosť času.

Dajú sa správy roztriediť na viacero miest?

Takmer všetky programy na elektronickú poštu ukladajú správy podobným spôsobom, ako operačný systém ukladá súbory. Základné priečinky, ako Prijatá pošta (Inbox), Pošta na odoslanie (Outbox), Odoslaná pošta (Sent) či Vymazaná pošta (Deleted messages) sú takmer vždy vytvorené automaticky. Nič vám však nebráni vytvoriť si aj vlastné priečinky a podpriečinky. Hľadajte funkciu Nový priečinok (New folder), napríklad po kliknutí pravým tlačidlom na nejaký už existujúci.

Jednotlivé správy potom môžete do iného priečinka presunúť pomocou funkcie Ťahaj a pusť (drag and drop) - rovnako ako v Prieskumníkovi. Toto je veľmi užitočné, ak si potrebujete ukladať prijaté či odoslané správy. Vytvorením viacerých priečinkov možno osobitne triediť napríklad súkromné a pracovné správy.

Nabudúce: Ako vyriešiť časté problémy s e-mailom?

Najčítanejšie na SME Tech


Hlavné správy zo Sme.sk

KOMENTÁRE

Ako sa pije a žije v banskom kraji, keď bane miznú

Tak ich tu vnímajú. Ako náletové buriny, ktoré sa uchytili v pustnúcom baníckom kraji.

SVET

Poliaci masovo protestujú, krajina stráca slobodu

Vládna strana postupne ovládla súdnictvo či médiá.

TECH

Rozlúštili záhadu supersilného betónu starovekých Rimanov

Náš betón sa časom drobí, ten z antiky sa stáva pevnejším.

Neprehliadnite tiež

OBJEKTÍV

Vlezie medzi sutiny aj do tela. Nový robot sa pohybuje ako vinič

Mäkký robot pomôže pri záchranárskych prácach či v medicíne.

Vedci opravili fyziku, protón je v skutočnosti ešte ľahší

Meranie je trikrát presnejšie ako doterajšie výsledky.

Z New Yorku do Washingtonu hyperloopom? Musk má vraj ústny súhlas

Bola by to gigantická stavba, najväčšia v USA.

Inzercia - Tlačové správy


  1. Mexická Oaxaca: Vonia čokoládou a jedinečnými pyramídami
  2. Dobrý internet v meste i na vidieku. Dostupný je takmer všade
  3. Na tieto veci sa oplatí myslieť pred odchodom na dovolenku
  4. Volkswagen Golf: Odpoveď na takmer všetky otázky
  5. Vietnam: Krajina, ktorá rozmazná jedlom a uchváti históriou
  6. Investícia do dlhopisov s fixným výnosom 6,25 - 7,25 % p.a.
  7. I cez prázdniny testujte elektrobicykle
  8. 5 dôvodov, prečo sa prihlásiť na konferenciu ENERGOFÓRUM®
  9. V meste či mimo mesta, stále s kvalitným internetom
  10. Máte už vybranú dovolenku na júl?
  1. Mexická Oaxaca: Vonia čokoládou a jedinečnými pyramídami
  2. Funguje predaj realít aj bez maklérov?
  3. BILLA a ÚNSS skontrolovali zrak 10 380 slovenským deťom
  4. Dobrý internet v meste i na vidieku. Dostupný je takmer všade
  5. Na tieto veci sa oplatí myslieť pred odchodom na dovolenku
  6. Borguľa žiada vyrúbenie dane pre americkú ambasádu
  7. Stanovisko Klubu pre BA k mimoriadnemu rokovaniu zastupiteľstva
  8. Vietnam: Krajina, ktorá rozmazná jedlom a uchváti históriou
  9. Volkswagen Golf: Odpoveď na takmer všetky otázky
  10. Investícia do dlhopisov s fixným výnosom 6,25 - 7,25 % p.a.
  1. Volkswagen Golf: Odpoveď na takmer všetky otázky 7 821
  2. Vietnam: Krajina, ktorá rozmazná jedlom a uchváti históriou 7 661
  3. Dobrý internet v meste i na vidieku. Dostupný je takmer všade 3 526
  4. Na tieto veci sa oplatí myslieť pred odchodom na dovolenku 3 348
  5. Chcete vedieť všetko o vašej krvi? Čaká vás 6000 typov vyšetrení 2 205
  6. I cez prázdniny testujte elektrobicykle 2 097
  7. Máte už vybranú dovolenku na júl? 1 641
  8. Mexická Oaxaca: Vonia čokoládou a jedinečnými pyramídami 1 477
  9. V meste či mimo mesta, stále s kvalitným internetom 1 171
  10. Zvládnete tento test o jablkách a cideroch? Otestujte sa 824