Nedovoľte e-mailom, aby vás oberali o čas

Žiadna správa odoslaná e-mailom nie je taká horúca, aby ste na ňu museli odpovedať okamžite. Osvojte si zásady, ktoré vás zbavia stresu a napätia.

(Zdroj: Stock.XCHNG)

Komunikujete e-mailom? Potom je viac ako pravdepodobné, že ste si počas rokov nahromadili zlozvyky, ktoré vás zamestnávajú nezmyselnými aktivitami. Možno je najvyšší čas prehodnotiť váš doterajší prístup a ukrojiť si z ušetreného času kúsok pre seba.

1.Uvedomte si podstatu

E-mail je nástupcom listovej poštovej služby. Je ako poštová schránka priskrutkovaná k boku písacieho stola. Denne vám ušetrí mnoho času tým, že pre odosielanie a vyzdvihovanie listov nemusíte vstať zo stoličky a vyvetrať sa na čerstvom vzduchu.

Má byť pomocníkom a nie autoritatívnym tyranom, ktorý vás oberá o drahocenný čas. Buďte nad vecou a rozhodujte vy, ako naložíte so svojim časom. Nik vám e-mailom neoznámi, že prízemie budovy je v plameňoch. Každá správa má dosť času na odpoveď.

Pre urgenciu máme telefóny, mobily či softvéry pre on-line komunikáciu. Spomaľte a zaujmite postavenie nad vecou.

2.Nekontrolujte pričasto

Zrušte prijímanie e-mailov vo svojom smartfóne a nastavte softvér v počítači tak, aby prekontroloval novú poštu na serveroch prevádzkovateľa služby iba raz za hodinu. Naštartujte ho v počítači až vtedy, ak si budete istí, že „nové listy zo schránky“ neohrozia vaše ranné aktivity.

Stanovte si pravidlá pre vyzdvihovanie pošty, aby ste sa zbavili tlaku a stresu z povinností. Ak viete že o hodinu sa blíži obed, vypnite poštový softvér. Vypnite ho aj dve hodiny pred koncom práce, ak viete, že na dnes máte dostatok práce a na ďalšie podnety z pošty už nebudete mať čas.

O čom neviete, to vás nebude trápiť. Neprečítané správy vyčkajú do zajtrajšieho dňa. Nemajú nohy, neutečú.

3.Neodpovedajte

Neodpovedajte na správy, ktorým sa neplánujete venovať. Neodpovedajte ani na tie, ktoré odpoveď výslovne nevyžadujú. Stalo sa nemilým pravidlom, že takmer každá odoslaná správa vyvolá novú správu v priečinku došlej pošty.

Ak sa naučíte nereagovať na zbytočné správy, postupom času sa ich objem v poštovej schránke bude znižovať. Nik nemá záľubu v tom, aby sa bavil s mŕtvym chrobákom - ak to bezpodmienečne nie je nutné.

Postupom času sa komunikácia s vašim okolím vyladí tak, že budete dostávať iba tie správy, ktoré sú dôležité. Najkrajšie na webe, najlepšie videá, úžasné fotografie, reťazové e-maily či proroctvá nech oberajú o čas ostatných. Nie vás.

Ľudia okolo vás sa naučia posielať iba to podstatné. Pretože budú vedieť, že správne sformulovaný e-mail bude stimulom pre jeho spoľahlivé vybavenie. Pre vás to bude znamenať úsporu času.

4.Odstrihnite alternatívy

Nedovoľte, aby si okolie za e-maily našlo alternatívu. Nestojíte o to, aby vás pre taľafatky otravovali telefonátmi či správami cez Skype, Google Talk či inú službu on-line komunikácie. Urobte opatrenia, aby ste odfiltrovali tých, čo vás okrádajú o čas.

Zaraďte ich do zoznamu zakázaných kontaktov, filtrujte hovory podľa uložených telefónnych čísiel a správajte sa rovnako ako pri vybavovaní pošty.

Nerobte výnimky, nešliapte po pravidlách, ktoré ste si predsavzali. Dôsledne oddeľte osobné kontakty od pracovných a vypínajte sa.

5.Filtrujte

Každý poštový softvér je vybavený mechanizmom triedenia, ktoré automaticky prepošle alebo vyhodí do koša správu podľa toho, kto ju odoslal a o čom píše. Naučte sa identifikovať nepotrebné správy a vytvorte pravidlá, ktoré ich ukryjú pred vašim zrakom.

V záplave každodenných e-mailov to môže znamenať, že sa ich počet zníži na polovicu, či dokonca na štvrtinu.

Už nikdy nebudete nazerať do koša, ktorý sa bude plniť množstvom neprečítaných správ. Ak sa tam niektorá ocitne omylom, odosielateľ vás isto bude urgovať novou správou.

6.Používajte šablóny

Niektoré správy sa nápadne podobajú jedna druhej a vyžadujú z vašej strany veľmi podobnú odpoveď. Ak viete, o čom je reč, preskúmajte možnosti vášho softvéru a vyhľadajte v ňom funkciu práce so šablónami.

Ak si predpripravíte odpovede, ktoré vyžadujú iba drobné opravy a spresnenia, ušetríte pri odpovedaní na správy nemálo času. Vaša odpoveď bude pôsobiť profesionálne aj napriek tomu, že ste do šablóny podchvíľou vpísali iba niekoľko slov.

Ak máte osvedčené tipy a triky pre zvládnutie náporu e-mailov, podeľte sa o ne s ostatnými v diskusii pod článkom. Pomôžete tým, ktorí žijú v strese iba preto, že nemajú svoju poštovú schránku pod kontrolou.

Najčítanejšie na SME Tech


Inzercia - Tlačové správy


  1. Už ste niekedy jedli v garáži? Tá v Trenčíne stojí za to
  2. Staré Dobré Mexiko: Už vieme prečo východniari chvália Šariš
  3. Objavte netušené možnosti nových firemných kreditných kariet
  4. Najväčšie first moment zľavy končia vo februári
  5. Boj s podvodníkmi stáčajúcimi odometre stojí bazáre státisíce
  6. Bezpečné a prestížne bývanie v Bratislave s novým symbolom mesta
  7. Prečo majú Slováci stále radšej hypotéku ako prenájom?
  8. Jarné prázdniny pri mori?
  9. Klasickým gastrolístkom konkuruje už aj nová stravovacia karta
  10. Ceny bytov vo veľkých mestách prekonali historický rekord
  1. Už ste niekedy jedli v garáži? Tá v Trenčíne stojí za to
  2. Staré Dobré Mexiko: Už vieme prečo východniari chvália Šariš
  3. Dokázali by ste nakúpiť so zavretými očami?
  4. Objavte netušené možnosti nových firemných kreditných kariet
  5. Stanovisko Klubu pre Bratislavu k zákazu hazardu v Bratislave
  6. Najväčšie first moment zľavy končia vo februári
  7. Mesto Medzev v Charte európskych vidieckych obcí
  8. Valentínska nálada v Poluse pokračuje
  9. M.Borguľa vyzýva veľvyslanca USA k urýchlenému odstráneniu plota
  10. Ušetrite s hypotékou viac ako 1 200 eur
  1. Prečo majú Slováci stále radšej hypotéku ako prenájom? 17 859
  2. Boj s podvodníkmi stáčajúcimi odometre stojí bazáre státisíce 10 732
  3. Ceny bytov vo veľkých mestách prekonali historický rekord 6 808
  4. Klasickým gastrolístkom konkuruje už aj nová stravovacia karta 6 039
  5. Bezpečné a prestížne bývanie v Bratislave s novým symbolom mesta 5 899
  6. Najväčšie first moment zľavy končia vo februári 5 572
  7. Staré Dobré Mexiko: Už vieme prečo východniari chvália Šariš 4 001
  8. Jeden z najkrajších interiérov má Meridiana v Prievidzi 3 757
  9. Už ste niekedy jedli v garáži? Tá v Trenčíne stojí za to 3 700
  10. Jarné prázdniny pri mori? 3 444

Hlavné správy zo Sme.sk

KOMENTÁRE

Sulíka nahnevali ruské noviny, zastal sa Únie

Ruské médiá opisujú údajnú petíciu za vystúpenie Slovenska z EÚ.

ŠPORT

BBC ukázalo ruských chuligánov. Jediným pravidlom je nezabiť

Nie pre každého budú MS len o futbale.

PLUS

Trpeli vojaci i rodičia. O šikane na vojenčine vedel aj Husák

Realita Československej ľudovej armády.

Neprehliadnite tiež

Na letiskách pýtajú mobil aj heslá. Ako sa brániť strate súkromia?

Američan musel na letisku colníkom prezradiť heslá, aj keď tam mal citlivé informácie z NASA.

Aj Dell vie vyrobiť monitor pre náročného hráča (test Dell S2716DG)

Má maximálne plynulý obraz v hrách, no využijete ho jedine s výkonnými grafickými kartami od Nvidie.

Štyri hry, ktoré vám spríjemnia víkend

Od plánovania hromadnej dopravy cez magické dobrodružstvo, ničenie áut, až po krvavú akciu.

Je kráľ YouTubu fašista, alebo mu médiá nerozumejú?

Felixa Kjellberga sleduje viac ako 50 miliónov ľudí. Teraz ho obvinili, že šíri nenávisť.


Už ste čítali?

Domov NajnovšieNajčítanejšieDesktop