Nedovoľte e-mailom, aby vás oberali o čas

Žiadna správa odoslaná e-mailom nie je taká horúca, aby ste na ňu museli odpovedať okamžite. Osvojte si zásady, ktoré vás zbavia stresu a napätia.

(Zdroj: Stock.XCHNG)

Komunikujete e-mailom? Potom je viac ako pravdepodobné, že ste si počas rokov nahromadili zlozvyky, ktoré vás zamestnávajú nezmyselnými aktivitami. Možno je najvyšší čas prehodnotiť váš doterajší prístup a ukrojiť si z ušetreného času kúsok pre seba.

1.Uvedomte si podstatu

E-mail je nástupcom listovej poštovej služby. Je ako poštová schránka priskrutkovaná k boku písacieho stola. Denne vám ušetrí mnoho času tým, že pre odosielanie a vyzdvihovanie listov nemusíte vstať zo stoličky a vyvetrať sa na čerstvom vzduchu.

Má byť pomocníkom a nie autoritatívnym tyranom, ktorý vás oberá o drahocenný čas. Buďte nad vecou a rozhodujte vy, ako naložíte so svojim časom. Nik vám e-mailom neoznámi, že prízemie budovy je v plameňoch. Každá správa má dosť času na odpoveď.

Pre urgenciu máme telefóny, mobily či softvéry pre on-line komunikáciu. Spomaľte a zaujmite postavenie nad vecou.

2.Nekontrolujte pričasto

Zrušte prijímanie e-mailov vo svojom smartfóne a nastavte softvér v počítači tak, aby prekontroloval novú poštu na serveroch prevádzkovateľa služby iba raz za hodinu. Naštartujte ho v počítači až vtedy, ak si budete istí, že „nové listy zo schránky“ neohrozia vaše ranné aktivity.

Stanovte si pravidlá pre vyzdvihovanie pošty, aby ste sa zbavili tlaku a stresu z povinností. Ak viete že o hodinu sa blíži obed, vypnite poštový softvér. Vypnite ho aj dve hodiny pred koncom práce, ak viete, že na dnes máte dostatok práce a na ďalšie podnety z pošty už nebudete mať čas.

O čom neviete, to vás nebude trápiť. Neprečítané správy vyčkajú do zajtrajšieho dňa. Nemajú nohy, neutečú.

3.Neodpovedajte

Neodpovedajte na správy, ktorým sa neplánujete venovať. Neodpovedajte ani na tie, ktoré odpoveď výslovne nevyžadujú. Stalo sa nemilým pravidlom, že takmer každá odoslaná správa vyvolá novú správu v priečinku došlej pošty.

Ak sa naučíte nereagovať na zbytočné správy, postupom času sa ich objem v poštovej schránke bude znižovať. Nik nemá záľubu v tom, aby sa bavil s mŕtvym chrobákom - ak to bezpodmienečne nie je nutné.

Postupom času sa komunikácia s vašim okolím vyladí tak, že budete dostávať iba tie správy, ktoré sú dôležité. Najkrajšie na webe, najlepšie videá, úžasné fotografie, reťazové e-maily či proroctvá nech oberajú o čas ostatných. Nie vás.

Ľudia okolo vás sa naučia posielať iba to podstatné. Pretože budú vedieť, že správne sformulovaný e-mail bude stimulom pre jeho spoľahlivé vybavenie. Pre vás to bude znamenať úsporu času.

4.Odstrihnite alternatívy

Nedovoľte, aby si okolie za e-maily našlo alternatívu. Nestojíte o to, aby vás pre taľafatky otravovali telefonátmi či správami cez Skype, Google Talk či inú službu on-line komunikácie. Urobte opatrenia, aby ste odfiltrovali tých, čo vás okrádajú o čas.

Zaraďte ich do zoznamu zakázaných kontaktov, filtrujte hovory podľa uložených telefónnych čísiel a správajte sa rovnako ako pri vybavovaní pošty.

Nerobte výnimky, nešliapte po pravidlách, ktoré ste si predsavzali. Dôsledne oddeľte osobné kontakty od pracovných a vypínajte sa.

5.Filtrujte

Každý poštový softvér je vybavený mechanizmom triedenia, ktoré automaticky prepošle alebo vyhodí do koša správu podľa toho, kto ju odoslal a o čom píše. Naučte sa identifikovať nepotrebné správy a vytvorte pravidlá, ktoré ich ukryjú pred vašim zrakom.

V záplave každodenných e-mailov to môže znamenať, že sa ich počet zníži na polovicu, či dokonca na štvrtinu.

Už nikdy nebudete nazerať do koša, ktorý sa bude plniť množstvom neprečítaných správ. Ak sa tam niektorá ocitne omylom, odosielateľ vás isto bude urgovať novou správou.

6.Používajte šablóny

Niektoré správy sa nápadne podobajú jedna druhej a vyžadujú z vašej strany veľmi podobnú odpoveď. Ak viete, o čom je reč, preskúmajte možnosti vášho softvéru a vyhľadajte v ňom funkciu práce so šablónami.

Ak si predpripravíte odpovede, ktoré vyžadujú iba drobné opravy a spresnenia, ušetríte pri odpovedaní na správy nemálo času. Vaša odpoveď bude pôsobiť profesionálne aj napriek tomu, že ste do šablóny podchvíľou vpísali iba niekoľko slov.

Ak máte osvedčené tipy a triky pre zvládnutie náporu e-mailov, podeľte sa o ne s ostatnými v diskusii pod článkom. Pomôžete tým, ktorí žijú v strese iba preto, že nemajú svoju poštovú schránku pod kontrolou.

Najčítanejšie na SME Tech


Inzercia - Tlačové správy


  1. Legendárna Transsibírska magistrála
  2. Volkswagen a jeho štedrá nádielka modelov
  3. Venujte na Vianoce darček plný informácií!
  4. Týchto 18 rád ako ušetriť som mal počuť ešte pred osemnástkou
  5. Päť faktorov, prečo môže skolabovať slovenský dôchodkový systém
  6. Ceny elektriny rastú. Firmy ale môžu ušetriť
  7. Kam chodí Gordulič na vtipy? Ako sa rodí Grape? Zisti to sám
  8. Top First moment dovolenky na leto 2018
  9. Hyundai Kona prekvapí výbavou aj dizajnom
  10. Na tohtoročných trhoch pred Auparkom vystúpi aj Katka Koščová
  1. Legendárna Transsibírska magistrála
  2. Auto ako vianočný darček, rastie záujem o zánovné vozidlá
  3. Vianočný bázar chalaňov
  4. Vianočné mecheche 2017
  5. Volkswagen a jeho štedrá nádielka modelov
  6. Študentskou osobnosťou Slovenska Ing. Martina Majorošová
  7. Majstrovstvá Stavebnej fakulty STU v Bratislave v plávaní 2017
  8. Týchto 8 kritérií by mal kvalitný kolagén spĺňať
  9. Beam Suntory zaznamenal silný rast predaja po zmene distribútora
  10. Zamestnanci a študenti EU v BA darovali radosť a vyčarili úsmev
  1. Legendárna Transsibírska magistrála 23 041
  2. Týchto 18 rád ako ušetriť som mal počuť ešte pred osemnástkou 7 481
  3. Päť faktorov, prečo môže skolabovať slovenský dôchodkový systém 4 089
  4. Naše mobilné bankovníctvo si prišli vyskúšať novinári z Rakúska 3 550
  5. Volkswagen a jeho štedrá nádielka modelov 2 382
  6. Hyundai Kona prekvapí výbavou aj dizajnom 1 488
  7. Top First moment dovolenky na leto 2018 1 401
  8. Venujte na Vianoce darček plný informácií! 1 383
  9. Kam chodí Gordulič na vtipy? Ako sa rodí Grape? Zisti to sám 1 346
  10. Týchto 8 kritérií by mal kvalitný kolagén spĺňať 1 009

Hlavné správy zo Sme.sk

PLUS

Piekol macesy a mal baňu. Jeho slovenská továreň prežila dodnes

Maces kupujú hlavne ľudia s problémami s trávením.

KOMENTÁRE

Rok 1997: Zmrznutý Leo desil viac než elektrikár Mečiar

Moc stále držal v rukách Mečiar a z rodinných osláv sa stávali mory.

Neprehliadnite tiež

OBJEKTÍV

Spojené štáty odtajnili ďalšie desiatky videí z testov jadrových bômb

Niektoré kamery zachytili výbuch v rýchlosti 2400 snímkov za sekundu.

Ako sa nepohádať cez Vianoce a presvedčiť popieračov vedy

Skúste sa zdržať okamžitého menovania a faktov a radšej porozumejte, prečo sa tak ľudia cítia.

TECH_FM

Mimozemská loď? Pri čudnom objekte pochybujú aj vedci

Cez našu slnečnú sústavu preletelo teleso, ktoré prišlo z veľkej diaľky.

Vlasy v odtoku a mokré ponožky. Desať vecí, ktoré ľudia nenávidia najviac

Čím sú ľudia starší, tým radšej majú kozí syr aj sami seba.

Už nie sme jediní s ôsmimi planétami. Objavili miniverziu našej Slnečnej sústavy

Sústava sa nachádza vyše 2500 svetelných rokov od Zeme v súhvezdí Drak.