Nedovoľte e-mailom, aby vás oberali o čas

Žiadna správa odoslaná e-mailom nie je taká horúca, aby ste na ňu museli odpovedať okamžite. Osvojte si zásady, ktoré vás zbavia stresu a napätia.

(Zdroj: Stock.XCHNG)

Komunikujete e-mailom? Potom je viac ako pravdepodobné, že ste si počas rokov nahromadili zlozvyky, ktoré vás zamestnávajú nezmyselnými aktivitami. Možno je najvyšší čas prehodnotiť váš doterajší prístup a ukrojiť si z ušetreného času kúsok pre seba.

1.Uvedomte si podstatu

E-mail je nástupcom listovej poštovej služby. Je ako poštová schránka priskrutkovaná k boku písacieho stola. Denne vám ušetrí mnoho času tým, že pre odosielanie a vyzdvihovanie listov nemusíte vstať zo stoličky a vyvetrať sa na čerstvom vzduchu.

Má byť pomocníkom a nie autoritatívnym tyranom, ktorý vás oberá o drahocenný čas. Buďte nad vecou a rozhodujte vy, ako naložíte so svojim časom. Nik vám e-mailom neoznámi, že prízemie budovy je v plameňoch. Každá správa má dosť času na odpoveď.

Pre urgenciu máme telefóny, mobily či softvéry pre on-line komunikáciu. Spomaľte a zaujmite postavenie nad vecou.

2.Nekontrolujte pričasto

Zrušte prijímanie e-mailov vo svojom smartfóne a nastavte softvér v počítači tak, aby prekontroloval novú poštu na serveroch prevádzkovateľa služby iba raz za hodinu. Naštartujte ho v počítači až vtedy, ak si budete istí, že „nové listy zo schránky“ neohrozia vaše ranné aktivity.

Stanovte si pravidlá pre vyzdvihovanie pošty, aby ste sa zbavili tlaku a stresu z povinností. Ak viete že o hodinu sa blíži obed, vypnite poštový softvér. Vypnite ho aj dve hodiny pred koncom práce, ak viete, že na dnes máte dostatok práce a na ďalšie podnety z pošty už nebudete mať čas.

O čom neviete, to vás nebude trápiť. Neprečítané správy vyčkajú do zajtrajšieho dňa. Nemajú nohy, neutečú.

3.Neodpovedajte

Neodpovedajte na správy, ktorým sa neplánujete venovať. Neodpovedajte ani na tie, ktoré odpoveď výslovne nevyžadujú. Stalo sa nemilým pravidlom, že takmer každá odoslaná správa vyvolá novú správu v priečinku došlej pošty.

Ak sa naučíte nereagovať na zbytočné správy, postupom času sa ich objem v poštovej schránke bude znižovať. Nik nemá záľubu v tom, aby sa bavil s mŕtvym chrobákom - ak to bezpodmienečne nie je nutné.

Postupom času sa komunikácia s vašim okolím vyladí tak, že budete dostávať iba tie správy, ktoré sú dôležité. Najkrajšie na webe, najlepšie videá, úžasné fotografie, reťazové e-maily či proroctvá nech oberajú o čas ostatných. Nie vás.

Ľudia okolo vás sa naučia posielať iba to podstatné. Pretože budú vedieť, že správne sformulovaný e-mail bude stimulom pre jeho spoľahlivé vybavenie. Pre vás to bude znamenať úsporu času.

4.Odstrihnite alternatívy

Nedovoľte, aby si okolie za e-maily našlo alternatívu. Nestojíte o to, aby vás pre taľafatky otravovali telefonátmi či správami cez Skype, Google Talk či inú službu on-line komunikácie. Urobte opatrenia, aby ste odfiltrovali tých, čo vás okrádajú o čas.

Zaraďte ich do zoznamu zakázaných kontaktov, filtrujte hovory podľa uložených telefónnych čísiel a správajte sa rovnako ako pri vybavovaní pošty.

Nerobte výnimky, nešliapte po pravidlách, ktoré ste si predsavzali. Dôsledne oddeľte osobné kontakty od pracovných a vypínajte sa.

5.Filtrujte

Každý poštový softvér je vybavený mechanizmom triedenia, ktoré automaticky prepošle alebo vyhodí do koša správu podľa toho, kto ju odoslal a o čom píše. Naučte sa identifikovať nepotrebné správy a vytvorte pravidlá, ktoré ich ukryjú pred vašim zrakom.

V záplave každodenných e-mailov to môže znamenať, že sa ich počet zníži na polovicu, či dokonca na štvrtinu.

Už nikdy nebudete nazerať do koša, ktorý sa bude plniť množstvom neprečítaných správ. Ak sa tam niektorá ocitne omylom, odosielateľ vás isto bude urgovať novou správou.

6.Používajte šablóny

Niektoré správy sa nápadne podobajú jedna druhej a vyžadujú z vašej strany veľmi podobnú odpoveď. Ak viete, o čom je reč, preskúmajte možnosti vášho softvéru a vyhľadajte v ňom funkciu práce so šablónami.

Ak si predpripravíte odpovede, ktoré vyžadujú iba drobné opravy a spresnenia, ušetríte pri odpovedaní na správy nemálo času. Vaša odpoveď bude pôsobiť profesionálne aj napriek tomu, že ste do šablóny podchvíľou vpísali iba niekoľko slov.

Ak máte osvedčené tipy a triky pre zvládnutie náporu e-mailov, podeľte sa o ne s ostatnými v diskusii pod článkom. Pomôžete tým, ktorí žijú v strese iba preto, že nemajú svoju poštovú schránku pod kontrolou.

Najčítanejšie na SME Tech


Inzercia - Tlačové správy


  1. Kedy sa refinancovanie oplatí?
  2. JUDr. Barbora Sabó: Dobrý maklér šetrí čas, peniaze i nervy!
  3. Zanzibar je plný lákadiel na dokonalú exotickú dovolenku
  4. Rastie nám pokrivená generácia?
  5. Intímna hygiena – celoročná záležitosť
  6. Pivovar Šariš podporí cestovný ruch v Prešovskom kraji
  7. Novinka v realitnom biznise! Zatiaľ dostupné len v Grand Koliba
  8. 3 mýty, ktorým ste možno uverili. Ale ako je to naozaj?
  9. FemFest 2017 ponúkne beh na opätkoch i koncert známej speváčky
  10. Plug-in, hybrid alebo elektromobil? Poradíme, ako správne vybrať
  1. JUDr. Barbora Sabó: Dobrý maklér šetrí čas, peniaze i nervy!
  2. Detské zúbky sú veda
  3. Štartujú jesenné módne dni v Poluse
  4. Zanzibar je plný lákadiel na dokonalú exotickú dovolenku
  5. Rastie nám pokrivená generácia?
  6. Intímna hygiena – celoročná záležitosť
  7. Pivovar Šariš podporí cestovný ruch v Prešovskom kraji
  8. AAA AUTO za päť rokov predalo 320 tisíc vozidiel
  9. Novinka v realitnom biznise! Zatiaľ dostupné len v Grand Koliba
  10. 3 mýty, ktorým ste možno uverili. Ale ako je to naozaj?
  1. Zanzibar je plný lákadiel na dokonalú exotickú dovolenku 15 658
  2. Rastie nám pokrivená generácia? 10 820
  3. Intímna hygiena – celoročná záležitosť 3 302
  4. 3 mýty, ktorým ste možno uverili. Ale ako je to naozaj? 3 086
  5. Plug-in, hybrid alebo elektromobil? Poradíme, ako správne vybrať 2 019
  6. Pivovar Šariš podporí cestovný ruch v Prešovskom kraji 1 363
  7. Kedy sa refinancovanie oplatí? 1 303
  8. Bývajte v budove, po ktorej sa prechádzal Schöne Náci 1 114
  9. Novinka v realitnom biznise! Zatiaľ dostupné len v Grand Koliba 1 065
  10. FemFest 2017 ponúkne beh na opätkoch i koncert známej speváčky 636

Hlavné správy zo Sme.sk

ŠPORT

Sagan: Bol som zmierený s tým, že nevyhrám

Slovenský cyklista dokázal to, čo sa ešte nikdy nikomu nepodarilo.

KOMENTÁRE

Až teraz si Merkelová začína budovať svoj odkaz

Bude to ona, kto bude ovládať nemeckú aj európsku politiku.

Neprehliadnite tiež

Astronautka z NASA: Vieme, že sa niečo pokazí

Astronautka Dorothy Metcalf-Lindenburgerová hovorí, ako vyzerá tréning v NASA a ako sa astronauti pripravujú na zlyhania.

Rozšírená realita je zábavná aj užitočná. Skúste tieto aplikácie pre iPhone a iPad

Nová aktualizácia iOS 11 pre mobilné zariadenia od Apple priniesla aj ARKit. V ponuke sú prvé aplikácie a je s nimi zábava.

TECH_FM

Kontroverzný objav naznačuje, že praľudia sa mohli vyvinúť v Európe

Stopy dávneho tvora mätú vedcov. Odborníci sa sporia, komu patrili.

Strašia vás baktérie na mobile? Vymysleli, ako sa ich zbaviť

Nová nabíjačka dezinfikuje mobily, používa ultrafialové žiarenie.