Ako možno pripojiť súbor k správe?
Konkrétny postup závisí od programu, ktorý používate, ale hľadajte niečo ako „Vložiť“ („Insert“) a „Súbor“ („File“). Väčšinou „Vložiť“ je menu a „Súbor“ jeho položka, ale niekedy je to celé dokopy ako jedna položka. Po anglicky sa takýto pripojený súbor volá „Attachment“, niektoré programy používajú aj tento termín. Taktiež sa väčšinou pripojené súbory označujú ikonou spinky.
Spustenie tejto funkcie vám zobrazí dialógové okno, v ktorom stačí nájsť a označiť súbor či súbory, ktoré chcete poslať, a potom ich pripojí k vašej správe (prejaví sa to väčšinou zobrazením ich ikon).
Čo treba robiť, keď mi nejaký súbor príde?
To, že správa obsahuje nejaké pripojené súbory, zistíte ľahko - sú zobrazené rovnako, ako keď ich posielate vy, čiže väčšinou ikonami. Taktiež priamo v zozname e-mailov väčšina programov zobrazuje pri takýchto správach malú ikonku spinky.
Ak ide o súbory, ktoré si chcete iba pozrieť (najčastejšie obrázky, ale aj texty a podobne), môžete na príslušnú ikonu dvakrát kliknúť a spustí sa k danému typu súboru priradený program (niekedy sa vás môže ešte predtým spýtať, čo má robiť).
Ak ide o súbory, ktoré chcete upravovať (napríklad nejaké dokumenty vo Worde), je vždy lepšie si ich najprv uložiť na disk - kliknutím pravým tlačidlom myši na ikonke a zvolením „Uložiť ako“ („Save as“). Niektoré programy totiž umožňujú editovať aj dokument otvorený z e-mailu, ale nie je to veľmi dobrý spôsob - vaše úpravy sa totiž priamo do toho e-mailu aj uložia, čím stratíte pôvodný dokument, a nikdy nemôžete vedieť, či sa k nemu ešte nebude musieť vrátiť.
No a ak je to spúšťateľný súbor (EXE), tak je vždy najlepšie najprv naň pustiť antivírusový program, keď je OK, niekam si ho uložiť a až tam spustiť. (Viac o ochrane pred vírusmi ste sa mohli dozvedieť v predošlej časti.)
Ako poslať cez e-mail veľký súbor?
E-mail pôvodne nebol určený na posielanie veľkých súborov a aj dnes je na väčšine serverov obmedzená celková dĺžka správy. Musíte si teda dať pozor, aby ste ju neprekročili - ak sa pokúsite poslať väčšiu správu, vráti sa vám späť s hlásením o prekročení limitu. Aj tak na posielanie veľkých súborov e-mail nie je príliš vhodný; ešte v rámci firmy to ujde, ale ak používate poštu cez vlastný modem, môže to byť aj dosť drahé. Preto ak nutne potrebujete poslať väčší súbor (súbory), je najlepšie použiť archivačný program (RAR, ZIP a podobne). Riešením môže byť aj rozdelenie súboru na niekoľko častí (čo umožňuje aj väčšina archivačných programov) a vloženie každej do osobitnej správy.
Možno ste si už všimli, že pri pripojení súboru k správe jej veľkosť narastie o viac, než je veľkosť pripojeného súboru. To je tiež zapríčinené tým, že e-mail nebol určený na prenášanie správ. Tieto sa preto musia špeciálnym spôsobom zakódovať, čím ich veľkosť značne narastie.
Ak máte možnosť preniesť veľké súbory aj iným spôsobom, ako je e-mail (napríklad FTP, sieťový disk, komunikačné programy), mali by ste ju využiť:).
Vypisuje mi to, že mám prekročenú nejakú „kvótu“. Čo to je?
Kvóta (quota) znamená v tomto prípade najvyššie povolené množstvo dát. Ak to nie je odpoveď na príliš dlhý e-mail, je to väčšinou prekročenie kvóty pre vaše správy na serveri. Ak pristupujete na mail cez modem, malo by to byť dosť zriedkavé - iba ak ste veľmi dlho správy nesťahovali, alebo vám niekto poslal veľké súbory. Stačí ich stiahnuť a je po probléme. V prípade firmy je to iné. Tam totiž môžete pracovať aj so správami priamo na serveri, ale kvóta býva v tomto prípade neraz veľmi nízka, takže je možné, že tam máte iba pár správ a už je prekročená. Outlook miesto na serveri nazýva „Priehradka“ („Mailbox“). Určite však máte vytvorené aj takzvané „Osobné priečinky“ („Personal Folders“). To je miesto, ktoré sa nachádza u vás na počítači, a tam si toho môžete uložiť, koľko chcete (respektíve na koľko vám bude stačiť miesto na disku). Správne nastavený program automaticky presúva všetky správy z Priehradky do Osobných priečinkov. Ak to u vás nerobí, alebo nebodaj Osobné priečinky (po česky „Osobní zložky“) vôbec nemáte, zavolajte vášho administrátora alebo dohľadové pracovisko.
O týždeň: Ako si uľahčiť používanie elektronickej pošty?
