Ako vytvoriť obsah dokumentu alebo číslovať kapitoly?
Najmä ak píšete dlhší text, väčšinou potrebujete číslovať kapitoly. Práve tu vám môže použitie štýlov veľmi pomôcť – nielenže bude celé číslovanie automaticky vytvárať a v prípade potreby aj upravovať za vás, ale vám umožní aj veľmi jednoducho vytvoriť obsah.
Pri číslovaní kapitol je výhodné použiť štandardné štýly Nadpis 1, Nadpis 2, … (Heading 1, …), ktoré si však, samozrejme, môžete ľubovoľne upraviť. Potom zvoľte v menu Formát položku Odrážky a číslovanie (Bullets and Numbering). V dialógovom okne, ktoré sa otvorí, vyberte poslednú záložku Viacúrovňové (Outline Numbered). Tu sa zobrazí osem možností, z ktorých jedna by vám mala vyhovovať, avšak dajte si pozor, aby pri nej boli použité štýly nadpisov. Ak si chcete spôsob číslovania upraviť, kliknite na Prispôsobiť (Customize) a môžete sa „pohrať“ s nastaveniami (najlepšie cvične na nejakom prázdnom dokumente). Po nastavení číslovania sa vám už budú všetky odseky štýlov Nadpis číslovať automaticky.
Vloženie obsahu podľa kapitol potom vykonáte jednoducho cez menu Vložiť (Insert) a položku Register a zoznamy (Index and Tables), kde potom zvolíte Obsah (Table of Contents). Opäť tu máte k dispozícii veľa možností nastavenia výzoru obsahu. Jedna rada k obsahom: vždy sa oplatí pred vkladaním obsahu dokument uložiť, najmä Word97 má pri väčšom množstve kapitol občas problémy, ktoré sa môžu skončiť aj jeho nekorektným ukončením.
Je možné chrániť obsah dokumentu?
Samozrejme, rôznymi spôsobmi. Word priamo poskytuje možnosť zadať heslo, bez ktorého sa obsah dokumentu nezobrazí a druhé heslo, bez ktorého sa dokument nedá zmeniť (ale možno jeho obsah skopírovať do iného dokumentu). Obe môžete nastaviť cez Nástroje (Tools), Možnosti (Options) na záložke Uložiť (Save). Tu treba ešte upozorniť, že Word 6.0/95 používa veľmi smiešny spôsob ochrany a existujú programy, ktoré toto heslo zistia za pár sekúnd. Vo Worde 97 a vyšších je táto ochrana už lepšia, a hoci aj preň existujú programy, ktoré ho dokážu nájsť, robia to len vyskúšaním všetkých možností, preto je rozumné použiť čo najdlhšie heslo.
Je výhodnejšie používať štandardné štýly alebo vytvoriť vlastné?
To je na vás; upravenie štandardných štýlov je väčšinou rýchlejšie, najmä ak nepotrebujete nejaké exotické formátovanie. Navyše, niektoré funkcie priamo používajú štandardné štýly a presvedčiť ich k používaniu iných nie je vždy jednoduché.
Mám teda štýly používať všade?
Samozrejme, že ak potrebujete len rýchlo napísať pár riadkov textu, pričom dokument už nikdy viac nepoužijete, asi by nebolo efektívne „hrať sa“ so štýlmi. Naopak, ak píšete rozsiahly dokument, ktorý má dobre vyzerať, a chcete si neskoršie úpravy čo najviac uľahčiť, mali by ste štýly používať čo najviac.
Ako vložím do textu znak, ktorý nemám na klávesnici?
Najjednoduchšie to bude cez menu Vložiť (Insert), Symbol. Zobrazí sa vám okno, kde môžete nájsť želaný znak. Cez výber Písmo (Font) môžete nastaviť buď Normálny text, kde sa vám ukáže „normálna“ znaková sada, alebo niektorý zo špeciálnych druhov písma, obsahujúci práve rôzne menej bežné znaky. Často používaným znakom môžete priradiť aj klávesovú skratku, rovnakým spôsobom, ako to bolo pri štýloch.
Padli mi Windows, vypli prúd, … jednoducho, stratil sa neuložený dokument. Čo teraz?
V takýchto prípadoch sa už minimálne posledné zmeny na dokumente nenávratne stratia – čo však robiť, aby sa nestratil celý dokument? V prvom rade treba nastaviť automatické ukladanie a jeho interval podľa potreby – najmä na pomalších počítačoch sa ukladanie väčších dokumentov môže dosť výrazne prejaviť, preto treba zvoliť správny kompromis. Pri rýchlejších počítačoch môžete pokojne nastaviť ukladanie každú minútu. Nastavenie nájdete v menu Nástroje (Tools), Možnosti (Options) na záložke Uložiť (Save) – Automaticky ukladať po (Save AutoRecover info every:).
Pomáha aj dodržiavať týchto zásad:
1. Každý dokument uložte hneď po vytvorení (ešte prázdny) – je to lepšie aj pri obnovovaní automatickej zálohy, aj pre používateľa, lebo názov typu „Dokument1“ nemá príliš vysokú vypovedaciu hodnotu.
2. Nespoliehajte sa iba na automatické ukladanie, ale občas dokument uložte aj „ručne“, najmä ak urobíte nejakú závažnejšiu operáciu alebo dokončíte nejaký dôležitý alebo komplikovaný odsek – stačí iba kliknúť na ikonu diskety alebo stlačiť Ctrl-S.
3. Vždy uložte dokument predtým, ako spúšťate nejakú „veľkú“ funkciu (napríklad vytváranie obsahu alebo kontrola pravopisu na celý dokument) a taktiež po jej úspešnom ukončení – aj keď je to relatívne zriedkavé, môžu tieto funkcie občas „zhodiť“ Word.
4. Vždy uložte dokument predtým, ako ho na dlhší čas prestanete editovať – či už idete robiť s nejakým iným programom či dokumentom, alebo odchádzate od počítača (napríklad na obed). Iný program môže spôsobiť pád celého systému a taktiež počas vašej neprítomnosti za počítačom sa môže udiať všeličo :-).
Niektoré tieto rady sa môžu zdať už trochu paranoidné, ale Murphyho zákon funguje na počítače veľmi dobre – môžete bez problémov vytvoriť sto dokumentov bez starostí o bezpečnosť a práve ten stoprvý (ktorý býva väčšinou veľmi dôležitý) môžete stratiť. (pv)
