Multifunkcie ovládli kancelárie

Ešte pred pár rokmi firmy váhali, či je lepšie investovať do kúpy multifunkčných kancelárskych zariadení, alebo je výhodnejšie používať samostatné zariadenia. Ekonomika však ukázala jasnú cestu - multifunkcie sú lacnejšie a náklady na prevádzku dosahujú i

ba zlomok toho, čo vyžadovali samostatne stojace tlačiarne, skenery, faxy a zariadenia pre digitálnu komunikáciu.

I keď multifunkcie ponúkajú možnosti, ktoré pri samostatných zariadeniach musel sprostredkovávať na počítači neprehľadný softvér, s rozhodnutím pre kúpu súvisí jedno obmedzenie. Ak elektronika alebo napájacia časť multifunkcie zlyhá, kancelária zostáva bez tlačiarne i bez kopírky. A to môže znamenať vážne komplikácie.

Ako vybrať tú pravú?
Na prvý pohľad sa môže zdať, že na trhu je príliš mnoho modelov multifunkcií, ktoré sa podobajú ako vajce vajcu. Opak je však pravdou - výrobcovia sa snažia ponúkať zariadenia, ktoré sú navrhnuté pre rôzne veľkosti a požiadavky kancelárií. Pri výbere nerozhoduje iba cena, ale aj ďalšia dvojica parametrov - mesačná zaťažiteľnosť a náklady na tlač. Predajcovia tieto parametre v prvých riadkoch neuvádzajú, takže výber je neraz zdĺhavý a komplikovaný. Kalkulovať sa však vyplatí.

Zaťažiteľnosť uvádza, koľko strán je možné v priebehu mesiaca na zariadení vytlačiť bez toho, aby sa nadmerne opotrebovalo. Predimenzovanie znamená zbytočne vysokú investíciu, výber slabšieho modelu sa prejaví na častých servisných zákrokoch a krátkej životnosti. Ak netušíte, koľko strán sa mesačne u vás vyprodukuje, nainštalujte na počítače kalkulačný softvér a sledujte digitálne počítadlo kopírky. Digitálnym počítadlom je vybavená aj väčšina laserových tlačiarní.

Náklady na tlač výtlačku si musíte vypočítať sami - reklamné materiály zvyčajne o tomto dôležitom parametre mlčia. Berte do úvahy nielen náplne s farbivom, ale aj dielce, ktoré vyžadujú pravidelnú výmenu. Ceny nájdete na internete. Ak tento krok zanedbáte, môže sa stať že susedná firma bude mať v rovnakej prevádzke i o polovicu nižšie náklady na tlač ako vy. Zariadenie, ktoré je lacnejšie ako všetok spotrebný materiál čo doň patrí, v kancelárii nemá čo robiť.

Atrament alebo laser?
Čím je objem tlače vyšší, tým viac sa oplatí investovať do laserovej technológie. Pri desiatke výtlačkov mesačne by bola investícia do drahého stroja neefektívna, akonáhle však produkujete papierové dokumenty ako na bežiacom páse, laser je jasnou voľbou. Dnešné tlačiarne sú omnoho spoľahlivejšie, tichšie a menšie ako tie z minulosti. Poškuľovať popri multifunkcii po kopírke skutočne nemusíte.

Dôležitú úlohu začína zohrávať pri tlači kancelárskych dokumentov farba - obzvlášť v prípade, ak sa snažíte zaujať svojich klientov ponukami a od ich pozornosti závisí váš obchod. Farebná tlač nemusí byť omnoho drahšia ako čiernobiela, pozor však, aby ste sa neocitli v pasci. Ak vyčerpáte zásobu niektorej zložky farebného toneru, niektoré zariadenia vypovedia možnosť čiernobielej tlače až do momentu jeho doplnenia. Ak má byť farebná tlač iba doplnok, ktorého sa pri priškrtení rozpočtu ochotne vzdáte, vyberajte stroj, ktorý si vystačí i v prípade, ak mu ponúknete iba čiernu náplň.

Záleží na parametroch tlače?
Na žiadnom kancelárskom dokumente dnes nerozoznáte, či bol vytlačený na tlačiarni, ktorá ponúka 600 alebo 2400 DPI a pri použití kvalitného papiera je pre laika ťažké rozoznať, či drží v ruke laserový, alebo atramentový výtlačok. Technológie kráčajú míľovými krokmi vpred. Tlačiarne si s písmom dnes poradia bez problémov a pri farebnej obchodnej grafike rozlíšenie taktiež nezaváži.

Omnoho dôležitejšia je však rýchlosť tlače a komfort pri práci s papierom - obzvlášť tam, kde multifunkcia obsluhuje väčší počet pracovníkov. Znásobenie zásobníkov na papier umožňuje kombinovať rôzne druhy tlačových médií bez toho, aby ste museli stepovať pred zariadením, duplexná jednotka umožní šetriť náklady prostredníctvom obojstrannej tlače. Ak uprednostňujete služby pošty pred e-mailom, vhodné je, ak zariadenie z niektorej zo zásuviek spoľahlivo zvláda potlač obálok.

Skener radšej CCD
Multifunkcie používajú pri skenovaní dokumentov dve technológie. Technológia CIS je lacnejšia a pri bežnej prevádzke nespôsobuje žiadne obmedzenia či problémy. Ak ste však nútení kopírovať pokrčené materiály, zvlnené noviny a časopisy, lepšou voľbou je zariadenie so snímačom CCD. Ten spoľahlivo sníma nielen tú časť dokumentu, ktorá prilieha na sklo, ale aj všetko, čo sa od skla vzdiali na niekoľko centimetrov. A to je pri nekvalitných podkladoch kľúčové.

Ak je rýchlosť skenera dostatočná pre prácu s početnými predlohami, zväčša býva vybavený automatickým podávačom dokumentov rovnako, ako kancelárska kopírka. Je to praktické nielen pri vytváraní kópií, ale i pri digitalizácii dokumentov do počítača, alebo ich odosielaní e-mailom. Nenechajte sa oklamať tým, že kopírovanie podáva rovnaký výkon v počte strán za minútu ako tlač. To platí iba pri opakovanej tlači kópií z tej istej predlohy. Práve preto na pomalých modeloch automatický podávač predlôh chýba.

Sieťová obsluha podľa počtu počítačov
Ak je multifunkcia vybavená sieťovým rozhraním (či už káblovým alebo bezdrôtovým), jej obsluha sa stáva nezávislá na všetkých počítačoch v sieti. Správca dokáže z akéhokoľvek počítača monitorovať jej stav a používatelia komunikujú priamo s multifunkciou. Takéto stroje bývajú vybavené neraz sebestačnými funkciami. Znamená to, že pri odosielaní e-mailu, či ukladaní digitalizovaných dokumentov nepotrebujú, aby sa o tieto činnosti postaral počítač. Naopak, odoslanie dokumentu zo skenera do počítača je rovnako jednoduché, ako by ste ho mali pripojený priamo k počítaču.

Lacnou alternatívou je využívanie "obyčajnej" multifunkcie v sieti. Na to, aby však bola pre všetkých dostupná, je potrebné, aby spoľahlivo bežal počítač, ku ktorému je pripojená. Ak začne jeho operačný systém štrajkovať, s tlačou a skenovaním sa dočasne rozlúčite. Tradičné zapojenie v sieti je riešenie pre malé pracoviská s dvoma či troma počítačmi.

Čo ponúkajú moderné multifunkcie
Dobre vybavená kancelárska multifunkcia je navrhnutá tak, aby bola stabilným článkom v životnom cykle dokumentov. Pracovníci sa pri používaní identifikujú svojim kódom (či už z počítača alebo prostredníctvom klávesnice), aby manažment mohol vyhodnocovať potreby pracovísk. Keďže sa pracuje hlavne s dokumentami, ponúka niekoľko vychytávok.

USB port na ovládacom paneli alebo čítačka pamäťových kariet slúžia na priamu tlač dokumentov, či ich skenovanie bez použitia počítača. Zariadenia pracujú pri tlači najčastejšie s formátom Adobe Acrobat PDF, nepohrdnú však ani HTML súbormi a čistým neformátovaným textom. Podporované sú zväčša tie formáty, ktoré dokáže stroj pri digitalizácii uložiť na kartu. Znamená to, že bez potreby siete a počítača je možné dokumenty tlačiť, ale aj digitalizovať.

Pri digitalizácii dokumentov si používateľ určí, či sa odošlú do jeho počítača v sieti, uložia na server či USB kľúč, alebo sa prostredníctvom e-mailu odošlú adresátovi. Práve posledná z možností patrí medzi najpopulárnejšie - elektronickú správu pošlete i bez počítača: s hárkom papiera a perom v ruke. Dobre vybavená multifunkcia obstará všetko bez toho, aby musel distribúciu zabezpečiť počítač používateľa. Displej zaistí prístup k e-mailovému adresáru, neraz je možné meniť i odosielateľa správy, ktorý sa pridelí automaticky prostredníctvom používateľského profilu.

S-bajt je prílohový časopis denníka SME venovaný technológiám, počítačom a mobilom. Ďalšie číslo sa v novinových stánkoch objaví 6. novembra 2007

Atraktívnou funkciou je aj zrýchlené kopírovanie dokladov. Skener najprv nasníma lícnu stranu dokladu, následne rubovú a obe v jednom priebehu vytlačí. Používateľ si nemusí lámať hlavu nad tým, kam doklad na sklo položiť a ako vložiť papier späť do zásobníka.

Keďže nemáme času nazvyš, pri kopírovaní či digitalizovaní podkladov spraví multifunkcia to, čo sme museli robiť v minulosti prácne v počítači. Odstráni z dokumentov rušivé pozadia, prispôsobí veľkosť, skombinuje strany pre šetrenie papiera, či zreštauruje slabo čitateľný a poškodený text. Na trhu sa dokonca objavilo zariadenie, ktoré rozozná zo snímaného dokumentu text, preloží ho a na kópii vytlačí v inom jazyku. Ide však o technológiu, ktorá medzi štandardnú výbavu dlho nebude patriť.

Čo nás čaká v budúcnosti
Keďže životný cyklus digitálnych dokumentov je už dlhšie nemenný, výrobcovia sa začínajú čoraz intenzívnejšie zameriavať na ekológiu a prevádzkové náklady. Pracujú úspornejšie s farbivami, optimalizujú spotrebu zariadení v čase medzi aktívnymi úlohami a snažia sa upraviť technológiu tlače tak, aby bola čo najekologickejšia.

Zmenami prechádza i používateľský komfort. S vynoveným dizajnom nás čakajú pohodlné dotykové displeje s väčšou uhlopriečkou a lepšia podpora pre automatické spracovanie dokumentov bez toho, aby sme museli sadať k svojim počítačom. Multifunkcie pre tlač a digitalizáciu fotografií už ukázali správny smer, teraz nastáva rad na konzervatívnejšiu kancelársku techniku.

Najčítanejšie na SME Tech


Inzercia - Tlačové správy


  1. Ste si istí, že svoj smartfón využívate naplno?
  2. Talent - vzdelanie - úspech
  3. Elektro-horúčka v podaní Volkswagenu
  4. Spoznáte týchto 11 filmov, v ktorých sa objavil McDonald’s?
  5. Nepýtajte od lekára antibiotiká pri chrípke či nádche
  6. 16 tipov na poznávacie zájazdy so slovenským sprievodcom
  7. Máte hypotéku a chcete lepšie spávať?
  8. Slovanet spustil LTE internet aj na juhu Tokaja
  9. Hľadá sa: Vzťah z rozumu. Darujte na Valentína predplatné SME.sk
  10. Dobrú chuť: príloha o dobrom jedle a varení v denníku SME
  1. Ste si istí, že svoj smartfón využívate naplno?
  2. Príbeh tradičného družstva - príbeh Antonína Kvapila
  3. V Botanickej záhrade SPU otvorili jedinečnú výstavu orchideí
  4. Noc architektúry 2018
  5. V súťaži Záhrada, Park a Detail roka uspeli absolventi SPU
  6. Mieru spracovania odpadu zvyšujú automatizované linky
  7. Talent - vzdelanie - úspech
  8. Príbeh tradičného družstva - príbeh Iva Hlisnikovského
  9. Fasáda hotela Danube sa nekolauduje, investor predložil návrhy
  10. Európske univerzity a podnikatelia spoločne
  1. 16 tipov na poznávacie zájazdy so slovenským sprievodcom 26 819
  2. Spoznáte týchto 11 filmov, v ktorých sa objavil McDonald’s? 18 586
  3. Mio MiVue 733 WiFi - snadno přeneste záznam autokamery do mobilu 14 344
  4. Dobrú chuť: príloha o dobrom jedle a varení v denníku SME 11 899
  5. Máte hypotéku a chcete lepšie spávať? 5 844
  6. Hľadá sa: Vzťah z rozumu. Darujte na Valentína predplatné SME.sk 5 226
  7. Nepýtajte od lekára antibiotiká pri chrípke či nádche 4 431
  8. Tatra banka spustila najmodernejší internet banking pre firmy 4 404
  9. Nové komorné bývanie v Karlovke? Karlove 3 041
  10. Nepýtajte od lekára antibiotiká pri chrípke či nádche 2 790

Hlavné správy zo Sme.sk

EKONOMIKA

Evita sa zbavila stratového vydavateľstva. Spôsobom, aký využil aj Bašternák

Podnikateľka a spisovateľka Eva Urbaníková zrušila svoje vydavateľstvo. Urobila to spôsobom, ktorý ministerstvo označuje za špekulatívne.

Neprehliadnite tiež

Astronauti budú mať záchod vo vesmírnom obleku. Vydržia v ňom šesť dní

V obleku budú opäť zberné tašky na moč aj stolicu.

Majú na to gény aj žalúdok. Zistili, ako sa netopiere dokážu kŕmiť iba krvou

Len tri z viac ako tisícdvesto druhov netopierov pijú krv.

Ich staroba je super. Prečo si niektorí starší zachovajú mentálne schopnosti?

Našli dôvod, prečo si dobre starnúci ľudia zachovajú lepšiu pamäť.

Inteligentnú domácnosť má aj Panasonic, vyskúšali sme ju

Odhalí zlodeja, rozbité okno, tečúcu vodu a prezradí aj najväčšieho žrúta elektrickej energie.

Vedci ukázali, ako fungujú fake news (a kto bude ich obeťou)

Veda ukazuje, prečo falošné správy fungujú, ako falošné správy fungujú a na koho najefektívnejšie fungujú.