Začínate písať dôležitý materiál pre svojho šéfa, ale vyruší vás telefón. Po chvíľke pokračujete, ale cez ICQ sa ozve kolega s otázkou, kedy sa chystáte dnes na obed. Podľa najnovšej štúdie spoločnosti Basex je najdlhší priemerný interval práce bez prerušenia, ktorý má dnes k dispozícii bežný zamestnanec v kancelárii, 11 minút.
Neustále prerušenia telefónmi, e-mailami či krátkymi správami nám zaberajú až 28 percent pracovného času, ak sa zohľadní aj čas potrebný na opätovné sústredenie na pôvodnú činnosť. Len americké firmy tieto vyrušenia a ďalšie prejavy informačného preťaženia stoja spolu 588 miliárd dolárov ročne, odhaduje Basex.
Horšie ako droga
Glenn Wilsonová z Londýnskej univerzity pred dvoma rokmi odmerala, že ak popri práci zvonia telefóny a prichádzajú nové e-maily, doslova to človeka ohlupuje a jeho intelekt sa dočasne znižuje o desať bodov na IQ stupnici. (Na porovnanie, ak by ste popri práci fajčili marihuanu, vaše IQ to zníži len o štyri body.)
Absolútne najhoršie škody podľa Wilsonovej spôsobuje neustále otvorený e-mailový program a nutkavá potreba ihneď odpovedať na nové správy.
Informačné preťaženie však nevytvárajú len neustále e-maily, upozorňuje štúdia Basexu. Problémom je aj rýchlo rastúci počet komunikačných technológií, medzi ktorými sme sa ešte nenaučili správne vyberať (mám poslať e-mail alebo zavolať?) a tiež všadeprítomná konektivita, ktorá nás oberá o pokoj od práce aj doma.
Tieto faktory spôsobujú, že „u zamestnancov sa znižuje koncentrácia a prestávajú byť schopní sledovať zložité myšlienkové pochody“.
Pod tlakom informácií sa tiež výrazne znižuje schopnosť ľudí prísť s originálnou, novou myšlienkou.
Zároveň firmy čoraz častejšie zisťujú, že ich zamestnanci znova vynachádzajú koleso: lámu si hlavy nad problémami, ktoré už v iných častiach podniku vyriešili, pretože existujúce riešenie nedokážu v mori informácií nájsť.
Urgentné, nie dôležité
Podľa výskumníka z IBM Johna Tanga je príčinou pocitu mnohých zamestnancov, že záplavu úloh a informácií prestávajú zvládať, neschopnosť rozlišovať medzi dôležitými a naliehavými vecami.
„Pre tyraniu pohodlnosti robíme ľahké veci namiesto tých dôležitých. Pre tyraniu naliehavosti zasa robím veci urgentné namiesto dôležitých; napríklad strávime dve hodiny e-mailovaním, lebo to je jednoduché, namiesto aby sme písali dôležitý strategický dokument,“ hovorí Tang.
E-mail nám totiž dáva možnosť podľahnúť predstave, že sme neustále zamestnaní, a teda produktívni, keď stále niečo „robíme“ – hoci v skutočnosti mohol konkrétny e-mail aj pár dní počkať a namiesto neho sme mali pracovať na niečom dôležitom, čo sa však okamžite nehlásilo o našu pozornosť.
„Niekedy sú ľudia ako pingpongové loptičky, poskakujúce od jednej úlohy k druhej. Prísun novej práce, e-maily, stretnutia, telekonferencie – nikdy sa to neskončí, je to ako neustále prichádzajúce tehličky v Tetrise,“ upozorňujú experti.
Tento týždeň nijaké porady
Ak chcete byť v práci efektívnejší, prvým krokom je priznať si problém. Nie, naozaj nie je nutné, aby ste e-maily kontrolovali neustále, to vám prináša iba pocit uspokojenia a neustálej zamestnanosti. Nie, vaša firma naozaj nezbankrotuje, ak si večer vypnete mobil.
Neustály prístup informácií vytvára závislosť, a preto sa mnohí necítia dobre, ak musia vypnúť telefón alebo dlho nemôžu skontrolovať e-maily. Niektoré firmy preto zamestnancom pomáhajú oslobodiť sa od neustáleho prísunu informácií. V IBM napríklad programátori kedysi zaviedli zásadu, že v piatok poobede možno kolegov obťažovať len s veľmi súrnymi správami a nemali by byť žiadne porady (tento čas programátori využívali na písanie štúdií). Niektoré firmy majú každý štvrťrok jeden týždeň, keď sa nekonajú nijaké bežné porady.
Spoločnosť Morgan Stanley si zasa spravila štúdiu a sledovala spôsob práce svojich vrcholových manažérov s e-mailami: jeden z nich z výsledkov zistil, že všetci kolegovia odpovedajú na e-maily oveľa neskôr ako on. Uľavilo sa mu, pretože mal pocit, že sa chytil do pasce nevyhnutnosti okamžitých odpovedí.
Ktoré médium zvoliť?
Telefón alebo krátka správa cez instant messaging?
Radšej pošlite správu, ak
na diskusii sa má zúčastniť viac ľudí a všetci budú aktívni,
jeden z účastníkov je v prostredí, kde by mohli ľudia okolo počúvať a získať tak prístup k dôverným informáciám,
súčasne má prebehnúť viac konverzácií.
Radšej zatelefonujte, ak
jeden človek hovorí a ostatní najmä počúvajú,
nejde len o oznámenie vecnej a emocionálnej neutrálnej informácie, ale je dôležitý osobnejší kontakt (napr. oznámenie zlej správy).
E-mail alebo krátka správa cez instant messaging?
Pošlite radšej krátku správu, ak
správa vyžaduje okamžitú odpoveď (je aj dôležitá aj naliehavá),
správa je triviálna (dohodnutie obeda).
Pošlite e-mail, ak
obsah komunikácie by mal byť archivovaný a budete ho možno v budúcnosti hľadať,
ide o oznámenie, ktoré chcete rozoslať viacerým ľuďom naraz.
