Priveľa informácií nás ohlupuje

Preťaženie informáciami je vážny problém a firmy stojí veľké peniaze.Väčšina zamestnancov sa zatiaľ nenaučila, ako pracovaťs e–mailom efektívne.

FOTO - Stock.XCHNG

Začínate písať dôležitý materiál pre svojho šéfa, ale vyruší vás telefón. Po chvíľke pokračujete, ale cez ICQ sa ozve kolega s otázkou, kedy sa chystáte dnes na obed. Podľa najnovšej štúdie spoločnosti Basex je najdlhší priemerný interval práce bez prerušenia, ktorý má dnes k dispozícii bežný zamestnanec v kancelárii, 11 minút.

Neustále prerušenia telefónmi, e-mailami či krátkymi správami nám zaberajú až 28 percent pracovného času, ak sa zohľadní aj čas potrebný na opätovné sústredenie na pôvodnú činnosť. Len americké firmy tieto vyrušenia a ďalšie prejavy informačného preťaženia stoja spolu 588 miliárd dolárov ročne, odhaduje Basex.

Horšie ako droga
Glenn Wilsonová z Londýnskej univerzity pred dvoma rokmi odmerala, že ak popri práci zvonia telefóny a prichádzajú nové e-maily, doslova to človeka ohlupuje a jeho intelekt sa dočasne znižuje o desať bodov na IQ stupnici. (Na porovnanie, ak by ste popri práci fajčili marihuanu, vaše IQ to zníži len o štyri body.)

Absolútne najhoršie škody podľa Wilsonovej spôsobuje neustále otvorený e-mailový program a nutkavá potreba ihneď odpovedať na nové správy.

FOTO - Stock.XCHNG

Informačné preťaženie však nevytvárajú len neustále e-maily, upozorňuje štúdia Basexu. Problémom je aj rýchlo rastúci počet komunikačných technológií, medzi ktorými sme sa ešte nenaučili správne vyberať (mám poslať e-mail alebo zavolať?) a tiež všadeprítomná konektivita, ktorá nás oberá o pokoj od práce aj doma.

Tieto faktory spôsobujú, že „u zamestnancov sa znižuje koncentrácia a prestávajú byť schopní sledovať zložité myšlienkové pochody“.

Pod tlakom informácií sa tiež výrazne znižuje schopnosť ľudí prísť s originálnou, novou myšlienkou.

Zároveň firmy čoraz častejšie zisťujú, že ich zamestnanci znova vynachádzajú koleso: lámu si hlavy nad problémami, ktoré už v iných častiach podniku vyriešili, pretože existujúce riešenie nedokážu v mori informácií nájsť.

Urgentné, nie dôležité
Podľa výskumníka z IBM Johna Tanga je príčinou pocitu mnohých zamestnancov, že záplavu úloh a informácií prestávajú zvládať, neschopnosť rozlišovať medzi dôležitými a naliehavými vecami.

„Pre tyraniu pohodlnosti robíme ľahké veci namiesto tých dôležitých. Pre tyraniu naliehavosti zasa robím veci urgentné namiesto dôležitých; napríklad strávime dve hodiny e-mailovaním, lebo to je jednoduché, namiesto aby sme písali dôležitý strategický dokument,“ hovorí Tang.

E-mail nám totiž dáva možnosť podľahnúť predstave, že sme neustále zamestnaní, a teda produktívni, keď stále niečo „robíme“ – hoci v skutočnosti mohol konkrétny e-mail aj pár dní počkať a namiesto neho sme mali pracovať na niečom dôležitom, čo sa však okamžite nehlásilo o našu pozornosť.

„Niekedy sú ľudia ako pingpongové loptičky, poskakujúce od jednej úlohy k druhej. Prísun novej práce, e-maily, stretnutia, telekonferencie – nikdy sa to neskončí, je to ako neustále prichádzajúce tehličky v Tetrise,“ upozorňujú experti.

FOTO - Stock.XCHNG

Tento týždeň nijaké porady
Ak chcete byť v práci efektívnejší, prvým krokom je priznať si problém. Nie, naozaj nie je nutné, aby ste e-maily kontrolovali neustále, to vám prináša iba pocit uspokojenia a neustálej zamestnanosti. Nie, vaša firma naozaj nezbankrotuje, ak si večer vypnete mobil.

Neustály prístup informácií vytvára závislosť, a preto sa mnohí necítia dobre, ak musia vypnúť telefón alebo dlho nemôžu skontrolovať e-maily. Niektoré firmy preto zamestnancom pomáhajú oslobodiť sa od neustáleho prísunu informácií. V IBM napríklad programátori kedysi zaviedli zásadu, že v piatok poobede možno kolegov obťažovať len s veľmi súrnymi správami a nemali by byť žiadne porady (tento čas programátori využívali na písanie štúdií). Niektoré firmy majú každý štvrťrok jeden týždeň, keď sa nekonajú nijaké bežné porady.

Spoločnosť Morgan Stanley si zasa spravila štúdiu a sledovala spôsob práce svojich vrcholo­vých manažérov s e-mailami: jeden z nich z výsledkov zistil, že všetci kolegovia odpovedajú na e-maily oveľa neskôr ako on. Uľavilo sa mu, pretože mal pocit, že sa chytil do pasce nevyhnutnosti okamžitých odpovedí.

Ktoré médium zvoliť?

Telefón alebo krátka správa cez instant messaging?

Radšej pošlite správu, ak

na diskusii sa má zúčastniť viac ľudí a všetci budú aktívni,

jeden z účastníkov je v prostredí, kde by mohli ľudia okolo počúvať a získať tak prístup k dôverným informáciám,

súčasne má prebehnúť viac konverzácií.

Radšej zatelefonujte, ak

jeden človek hovorí a ostatní najmä počúvajú,

nejde len o oznámenie vecnej a emocionálnej neutrálnej informácie, ale je dôležitý osobnejší kontakt (napr. oznámenie zlej správy).

E-mail alebo krátka správa cez instant messaging?

Pošlite radšej krátku správu, ak

správa vyžaduje okamžitú odpoveď (je aj dôležitá aj naliehavá),

správa je triviálna (dohodnutie obeda).

Pošlite e-mail, ak

obsah komunikácie by mal byť archivovaný a budete ho možno v budúcnosti hľadať,

ide o oznámenie, ktoré chcete rozoslať viacerým ľuďom naraz.

Najčítanejšie na SME Tech


Inzercia - Tlačové správy


  1. Ako na refinancovanie hypotéky
  2. Ukážeme vám, prečo je dobré sporiť si na dôchodok
  3. Koncert a diskusia s názvom „Otvorene o extrémizme“
  4. Koncert a diskusia s názvom „Otvorene o extrémizme“
  5. Pravda o privátnych značkách. Firmy ich vyrábajú podľa zadania
  6. Splnený sen
  7. Drobné nepozornosti v domácnosti môžu stáť aj tisíce eur
  8. Za 30 rokov sa cena fotovoltických panelov znížila 100-násobne
  9. Majte všetky svoje účty za energie pod kontrolou
  10. Neobjavené emiráty Fujairah a Ajman
  1. Koncert a diskusia s názvom „Otvorene o extrémizme“
  2. Top Ten najviac prehliadaných vozidiel na trhu
  3. Vysoká hra o súdne trovy
  4. Pozvánka na verejnú diskusiu o obnove Pisztoryho paláca
  5. 60 rokov európskej integrácie: úspechy a výzvy
  6. Návšteva zo Southwestern University of Finance and Economics
  7. Medzinárodná letná škola EDGE 2017
  8. Koncert a diskusia s názvom „Otvorene o extrémizme“
  9. Ako na refinancovanie hypotéky
  10. Pravda o privátnych značkách. Firmy ich vyrábajú podľa zadania
  1. Pravda o privátnych značkách. Firmy ich vyrábajú podľa zadania 12 266
  2. Drobné nepozornosti v domácnosti môžu stáť aj tisíce eur 12 154
  3. Neobjavené emiráty Fujairah a Ajman 4 242
  4. Ukážeme vám, prečo je dobré sporiť si na dôchodok 3 854
  5. Za 30 rokov sa cena fotovoltických panelov znížila 100-násobne 2 912
  6. Títo Slováci sa rozhodli zveľadiť svoje okolie 2 494
  7. 3 slovenské projekty, ktoré sa nestratia ani vo svete 1 911
  8. Splnený sen 1 801
  9. Zaparkujte tak, aby ste s vaším vozidlom odišli vy, a nie iný 1 605
  10. Koniec štátnym príspevkom pre mladých 1 344

Hlavné správy zo Sme.sk

EKONOMIKA

O župu, ktorá sa rozprestiera od Moravy po Maďarsko, má záujem len šesť kandidátov

Trnavskému kraju robia dobré meno kúpele, víno, ale aj golfové ihriská.

SVET

Svätá vojna v českej politike. Ako Okamura bojuje o voličov

Má japonský pôvod, tak predsa nemôže byť rasista.

KOMENTÁRE

Kotlebova dymová clona zakrýva väčší útok

ĽSNS sa chystá zabrať stovky miest naprieč župami.

Neprehliadnite tiež

ROZHOVOR

Výskumník: Chyba je zapečená priamo v preukazoch

Aktualizácia sa dá použiť, no väčšinou ide o fyzické zariadenia a musia sa vymeniť, hovorí pre SME PETR ŠVENDA, ktorý sa podieľal na odhalení slabiny v ochrane e-občianskych.

Ohovárajú a priatelia sa. Delfíny majú kultúru podobnú tej ľudskej

Naše technológie a obrovské mestá však nikdy nenapodobnia.

Rusko chystá KryptoRubeľ, elektronickú štátnu menu

Za projektom stojí centrálna banka Ruska.

Chcú nájsť Deviatu planétu, zatiaľ majú päť nepriamych dôkazov

Niekoľko zvláštnych vlastností slnečnej sústavy najlepšie vysvetlí neznáma planéta.