Ako sa neutopiť v archíve elektronickej pošty

Ak sa priečinky vášho poštového klienta nepretržite plnia a vy zisťujete že sa v nich nachádza množstvo nepotrebného balastu, nastal správny čas, aby ste sa zamysleli nad tým, ako problém vyriešiť.

foto - hp

Ak sa priečinky vášho poštového klienta nepretržite plnia a vy zisťujete že sa v nich nachádza množstvo nepotrebného balastu, nastal správny čas, aby ste sa zamysleli nad tým, ako problém vyriešiť.

  •  Každá správa, ktorej výpovedná hodnota končí momentom prečítania musí byť okamžite zmazaná. To isté platí pre nevyžiadanú poštu a všetky e-maily s jednoduchou otázkou, na ktoré ste odpovedali. Naučte sa správy mazať okamžite, k neskoršiemu triedeniu sa pravdepodobne neprinútite.
  • Vždy ráno, keď po prvý krát naštartujete poštového klienta, namiesto čítania dnešnej pošty prezrite správy včerajšie. Správy ktoré majú zostať v archíve ponechajte, správy na ktoré je treba neskôr reagovať označte príznakom (napr. červenou vlajočkou) a zvyšok nekompromisne zrušte. To isté platí pre priečinok odoslanej pošty, ktorého veľkosť môže rásť do nekonečna. Ak vás vaše reakcie a odoslané správy nezaujímajú, pravidelne mažte všetky správy z priečinka – poštový klient bude pracovať svižnejšie.
  • Vždy v prvý deň v mesiaci odošlite sami sebe správu, ktorá bude mať v predmete samé pomlčky alebo iný výrazný, opakujúci sa symbol. Prehľadne oddelíte mesiace aby ste si zjednodušili archiváciu starých správ.
  • Naučte sa špecifické správy ukladať do samostatných priečinkov. Nezriaďujte ich systematicky pre všetky témy – skôr či neskôr by vám to prerástlo cez hlavu. Oddeľte bokom inzerciu, automaticky zasielané správy, aukcie, vtipy a všetko podobné. Ak príde čas upratovania, jednoducho sa zbavíte všetkého nepotrebného.
  • foto - ap photo/wilfredo lee
  • Založte si elektronický archív pomocou účtu služby Google Mail. Správy, ktoré sú staršie ako niekoľko mesiacov (3 alebo 6) prepošlite na Gmail a zrušte ich zo svojho poštového klienta. K starej pošte sa i tak vraciate iba zriedkavo a Gmail vám navyše ponúkne rýchle a efektívne vyhľadávanie. Voľne dostupná kapacita tejto služby bude pre tento účel dostatočná.
  • Nereagujte na e-maily ktoré časom zastarali, neodpisujte na veci ktoré nie sú podstatné. Čím menej e-mailov odošlete do svojho okolia, tým menej sa ich k vám vráti.
  • Uprednostňujte protokol IMAP pred POP3. Získate možnosť jednoduchého zdieľania správ medzi viacerými počítačmi, na server je možné ukladať i odoslanú poštu. IMAP znamená univerzálnosť a doplnkový POP3 prístup zo smartfónu alebo PDA nič neskazí.

Záchranné koleso pre tých, čo sa topia

  • Zotrieďte správy podľa veľkosti a najprv sa zbavte tých, ktoré zaberajú v poštovom priečinku najviac miesta. Prílohy ktoré potrebujete si uložte do špeciálneho adresára na disku, zábavné videá a obrázky zlikvidujte. Niekoľko desiatok e-mailov môže predstavovať i polovicu kapacity vašej schránky.
  • Pustite sa do spracovania najkratších e-mailov. Mnohokrát ide o jednovetné fragmenty bez výpovednej hodnoty. Týmto prístupom podstatne zredukujete počet správ v archíve.
  • Zotrieďte správy podľa odosielateľa. Vymažte všetky správy od „nepodstatných“ odosielateľov, zlikvidujte poštu od ľudí, ktorí vám nevyčítajú ak čosi zabudnete, zrušte poštu s „mŕtvymi“ kontaktmi a vyhlaďte „nuly“, ktoré neohrozia vašu kariéru. Postup v archíve je rýchly, redukovanie počtu správ je značné.
  • Zotrieďte správy opäť podľa dátumu a prehliadajte najstaršiu poštu, aby ste zrušili to, čo už nepotrebujete. Zaberie to nejaký čas, nemusíte to však spraviť bezpodmienečne pri hlavnom triedení.
  • Zbavte sa príťaže v priečinku odoslaná pošta.

Najčítanejšie na SME Tech


Hlavné správy zo Sme.sk

DOMOV

Trainspotting po slovensky. Ako žijú narkomani v Bratislave

Strávili sme víkend v spoločnosti ľudí závislých od drog.

KOMENTÁRE

Veľa slabín. Taký je plán na ozdravenie štátnej poisťovne

Najväčšou by bolo, ak sa by dostala k akciám štyroch fungujúcich ústavov.

Neprehliadnite tiež

MATEMATICKÉ HÁDANKY

Matematická hádanka: Dokážete prepojiť štyri mestá čo najlacnejšími cestami?

Kde urobili inžinieri z Laterálie chybu?

Mobily už nebudeme odomykať odtlačkom, ale pohľadom do očí

Snímače dúhoviek sa v tomto roku majú stať biometrickým štandardom mobilov.

Alzheimer môže vzniknúť už počas tehotenstva

Nedostatok vitamínu A spôsobuje problémy pri vývoji mozgu.

Inzercia - Tlačové správy


  1. Mäsovýroba Gašparík získala ocenenie Danubius Gastro 2017
  2. Hotovosť, internet či karta? Najbezpečnejšie je platenie mobilom
  3. Už ste niekedy jedli v garáži? Tá v Trenčíne stojí za to
  4. Staré Dobré Mexiko: Už vieme prečo východniari chvália Šariš
  5. Objavte netušené možnosti nových firemných kreditných kariet
  6. Najväčšie first moment zľavy končia vo februári
  7. Boj s podvodníkmi stáčajúcimi odometre stojí bazáre státisíce
  8. Bezpečné a prestížne bývanie v Bratislave s novým symbolom mesta
  9. Prečo majú Slováci stále radšej hypotéku ako prenájom?
  10. Jarné prázdniny pri mori?
  1. Poslanci nevzdávajú boj proti herniam, chcú prísnu reguláciu
  2. Hotovosť, internet či karta? Najbezpečnejšie je platenie mobilom
  3. Mäsovýroba Gašparík získala ocenenie Danubius Gastro 2017
  4. Už ste niekedy jedli v garáži? Tá v Trenčíne stojí za to
  5. Staré Dobré Mexiko: Už vieme prečo východniari chvália Šariš
  6. Dokázali by ste nakúpiť so zavretými očami?
  7. Objavte netušené možnosti nových firemných kreditných kariet
  8. Stanovisko Klubu pre Bratislavu k zákazu hazardu v Bratislave
  9. Najväčšie first moment zľavy končia vo februári
  10. Mesto Medzev v Charte európskych vidieckych obcí
  1. Prečo majú Slováci stále radšej hypotéku ako prenájom? 12 381
  2. Boj s podvodníkmi stáčajúcimi odometre stojí bazáre státisíce 11 234
  3. Ceny bytov vo veľkých mestách prekonali historický rekord 6 322
  4. Bezpečné a prestížne bývanie v Bratislave s novým symbolom mesta 5 816
  5. Najväčšie first moment zľavy končia vo februári 5 801
  6. Klasickým gastrolístkom konkuruje už aj nová stravovacia karta 5 567
  7. Už ste niekedy jedli v garáži? Tá v Trenčíne stojí za to 4 640
  8. Staré Dobré Mexiko: Už vieme prečo východniari chvália Šariš 4 557
  9. Jeden z najkrajších interiérov má Meridiana v Prievidzi 3 328
  10. Jarné prázdniny pri mori? 3 136

Už ste čítali?

Domov NajnovšieNajčítanejšieDesktop