Ako sa neutopiť v archíve elektronickej pošty

Ak sa priečinky vášho poštového klienta nepretržite plnia a vy zisťujete že sa v nich nachádza množstvo nepotrebného balastu, nastal správny čas, aby ste sa zamysleli nad tým, ako problém vyriešiť.

foto - hp

Ak sa priečinky vášho poštového klienta nepretržite plnia a vy zisťujete že sa v nich nachádza množstvo nepotrebného balastu, nastal správny čas, aby ste sa zamysleli nad tým, ako problém vyriešiť.

  •  Každá správa, ktorej výpovedná hodnota končí momentom prečítania musí byť okamžite zmazaná. To isté platí pre nevyžiadanú poštu a všetky e-maily s jednoduchou otázkou, na ktoré ste odpovedali. Naučte sa správy mazať okamžite, k neskoršiemu triedeniu sa pravdepodobne neprinútite.
  • Vždy ráno, keď po prvý krát naštartujete poštového klienta, namiesto čítania dnešnej pošty prezrite správy včerajšie. Správy ktoré majú zostať v archíve ponechajte, správy na ktoré je treba neskôr reagovať označte príznakom (napr. červenou vlajočkou) a zvyšok nekompromisne zrušte. To isté platí pre priečinok odoslanej pošty, ktorého veľkosť môže rásť do nekonečna. Ak vás vaše reakcie a odoslané správy nezaujímajú, pravidelne mažte všetky správy z priečinka – poštový klient bude pracovať svižnejšie.
  • Vždy v prvý deň v mesiaci odošlite sami sebe správu, ktorá bude mať v predmete samé pomlčky alebo iný výrazný, opakujúci sa symbol. Prehľadne oddelíte mesiace aby ste si zjednodušili archiváciu starých správ.
  • Naučte sa špecifické správy ukladať do samostatných priečinkov. Nezriaďujte ich systematicky pre všetky témy – skôr či neskôr by vám to prerástlo cez hlavu. Oddeľte bokom inzerciu, automaticky zasielané správy, aukcie, vtipy a všetko podobné. Ak príde čas upratovania, jednoducho sa zbavíte všetkého nepotrebného.
  • foto - ap photo/wilfredo lee
  • Založte si elektronický archív pomocou účtu služby Google Mail. Správy, ktoré sú staršie ako niekoľko mesiacov (3 alebo 6) prepošlite na Gmail a zrušte ich zo svojho poštového klienta. K starej pošte sa i tak vraciate iba zriedkavo a Gmail vám navyše ponúkne rýchle a efektívne vyhľadávanie. Voľne dostupná kapacita tejto služby bude pre tento účel dostatočná.
  • Nereagujte na e-maily ktoré časom zastarali, neodpisujte na veci ktoré nie sú podstatné. Čím menej e-mailov odošlete do svojho okolia, tým menej sa ich k vám vráti.
  • Uprednostňujte protokol IMAP pred POP3. Získate možnosť jednoduchého zdieľania správ medzi viacerými počítačmi, na server je možné ukladať i odoslanú poštu. IMAP znamená univerzálnosť a doplnkový POP3 prístup zo smartfónu alebo PDA nič neskazí.

Záchranné koleso pre tých, čo sa topia

  • Zotrieďte správy podľa veľkosti a najprv sa zbavte tých, ktoré zaberajú v poštovom priečinku najviac miesta. Prílohy ktoré potrebujete si uložte do špeciálneho adresára na disku, zábavné videá a obrázky zlikvidujte. Niekoľko desiatok e-mailov môže predstavovať i polovicu kapacity vašej schránky.
  • Pustite sa do spracovania najkratších e-mailov. Mnohokrát ide o jednovetné fragmenty bez výpovednej hodnoty. Týmto prístupom podstatne zredukujete počet správ v archíve.
  • Zotrieďte správy podľa odosielateľa. Vymažte všetky správy od „nepodstatných“ odosielateľov, zlikvidujte poštu od ľudí, ktorí vám nevyčítajú ak čosi zabudnete, zrušte poštu s „mŕtvymi“ kontaktmi a vyhlaďte „nuly“, ktoré neohrozia vašu kariéru. Postup v archíve je rýchly, redukovanie počtu správ je značné.
  • Zotrieďte správy opäť podľa dátumu a prehliadajte najstaršiu poštu, aby ste zrušili to, čo už nepotrebujete. Zaberie to nejaký čas, nemusíte to však spraviť bezpodmienečne pri hlavnom triedení.
  • Zbavte sa príťaže v priečinku odoslaná pošta.

Najčítanejšie na SME Tech


Hlavné správy zo Sme.sk

TECH

Miliardy ľudí čoskoro zažijú nevídanú klímu

Klimatická zmena prebieha nad zemou rýchlejšie ako nad oceánmi. Takmer polovica dnes žijúcich ľudí zažije podnebie aké nepoznáme

DOMOV

Sudca Hrubala: Neviem, či bol Procházka politická objednávka. Vyzerá to tak

Združenie Za otvorenú justíciu sa zrejme zmení na think-tank.

DOMOV

Kaliňák nechal schátrať ubytovňu pre policajtov. Teraz sa jej chce zbaviť

Ministerstvo zaplatilo 175-tisíc za projekt, ktorý skončil v koši.

KULTÚRA

Nie je to dosť dobré. Slovenským filmárom chýba niekto, kto by im to povedal

Režisér György Kristóf oslávil úspech v Cannes v policajnej cele.

Neprehliadnite tiež

Koniec latrín a chemických záchodov, nová toaleta fekálie prefiltruje a spáli

Akademici sľubujú vyššiu hygienu pre ekonomicky zaostalé kúty sveta.

Závislosť na mobiloch narastá, pozeráme do nich šialene veľa

Vybaviť hovor a prečítať správu - to je mobilná história, ktorá bola len skromným začiatkom dnešných dní.

Pri nedostatku spánku začne mozog požierať sám seba

Preťažené bunky sa snažia ochrániť mozog, no zvyšujú riziko demencie.

Originál dokumentu alebo podvrh? Nová technológia spozná hárky papiera

Štruktúra vlákien je pre každý hárok papiera jedinečná. Je ako odtlačok prsta.

Inzercia - Tlačové správy


  1. Mimoriadna kvalita unikátnych Kia SUV modelov
  2. Výnimočný obchod robia výnimoční zamestnanci
  3. Táto dvojica stojí za zrodom slovenského internetu. Ako začínal?
  4. 14 tipov na exotickú dovolenku, ktorú si môžete dovoliť (aj vy)
  5. Štatutári, máte už prístup k elektronickej schránke?
  6. Zabudnite na nové a neekologické PC. Je tu Refurbished!
  7. Volkswagen Arteon je výkladná skriňa technológií
  8. Yeme chce byť výnimočný obchod aj vďaka výnimočným zamestnancom
  9. Lepšie bývať na vidieku, alebo v meste? Hľadali sme výhody
  10. Poznáte pôvod slovenských slov? Otestujte sa
  1. Neviete si rady s vaším ročným vyúčtovaním? Pomôže vám FiiFree
  2. Nadácia Orange ocenila Detský čin roka
  3. Výnimočný obchod robia výnimoční zamestnanci
  4. Mimoriadna kvalita unikátnych Kia SUV modelov
  5. Táto dvojica stojí za zrodom slovenského internetu. Ako začínal?
  6. Aj vy môžete mať pekný trávnik, poradí vám expert
  7. Výrobky, ktoré chutia a voňajú ako z domácej zabíjačky
  8. 14 tipov na exotickú dovolenku, ktorú si môžete dovoliť (aj vy)
  9. Profesionálne sa predaj nehnuteľností dá robiť jedine exkluzívne
  10. HÝBSA Slovensko odštartovalo turné po Slovensku. Buďte pri tom!
  1. Táto dvojica stojí za zrodom slovenského internetu. Ako začínal? 16 810
  2. 14 tipov na exotickú dovolenku, ktorú si môžete dovoliť (aj vy) 15 596
  3. Poznáte pôvod slovenských slov? Otestujte sa 12 134
  4. Lepšie bývať na vidieku, alebo v meste? Hľadali sme výhody 9 336
  5. Volkswagen Arteon je výkladná skriňa technológií 7 900
  6. Zabudnite na nové a neekologické PC. Je tu Refurbished! 6 487
  7. Čím všetkým som si prešla, aby som sa naučila po anglicky 6 459
  8. Yeme chce byť výnimočný obchod aj vďaka výnimočným zamestnancom 6 082
  9. Štatutári, máte už prístup k elektronickej schránke? 3 612
  10. Hyundai H350 je dokonale spoľahlivým partnerom pre biznis 2 948