Ak sa priečinky vášho poštového klienta nepretržite plnia a vy zisťujete že sa v nich nachádza množstvo nepotrebného balastu, nastal správny čas, aby ste sa zamysleli nad tým, ako problém vyriešiť.
- Každá správa, ktorej výpovedná hodnota končí momentom prečítania musí byť okamžite zmazaná. To isté platí pre nevyžiadanú poštu a všetky e-maily s jednoduchou otázkou, na ktoré ste odpovedali. Naučte sa správy mazať okamžite, k neskoršiemu triedeniu sa pravdepodobne neprinútite.
- Vždy ráno, keď po prvý krát naštartujete poštového klienta, namiesto čítania dnešnej pošty prezrite správy včerajšie. Správy ktoré majú zostať v archíve ponechajte, správy na ktoré je treba neskôr reagovať označte príznakom (napr. červenou vlajočkou) a zvyšok nekompromisne zrušte. To isté platí pre priečinok odoslanej pošty, ktorého veľkosť môže rásť do nekonečna. Ak vás vaše reakcie a odoslané správy nezaujímajú, pravidelne mažte všetky správy z priečinka – poštový klient bude pracovať svižnejšie.
- Vždy v prvý deň v mesiaci odošlite sami sebe správu, ktorá bude mať v predmete samé pomlčky alebo iný výrazný, opakujúci sa symbol. Prehľadne oddelíte mesiace aby ste si zjednodušili archiváciu starých správ.
- Naučte sa špecifické správy ukladať do samostatných priečinkov. Nezriaďujte ich systematicky pre všetky témy – skôr či neskôr by vám to prerástlo cez hlavu. Oddeľte bokom inzerciu, automaticky zasielané správy, aukcie, vtipy a všetko podobné. Ak príde čas upratovania, jednoducho sa zbavíte všetkého nepotrebného.
- Založte si elektronický archív pomocou účtu služby Google Mail. Správy, ktoré sú staršie ako niekoľko mesiacov (3 alebo 6) prepošlite na Gmail a zrušte ich zo svojho poštového klienta. K starej pošte sa i tak vraciate iba zriedkavo a Gmail vám navyše ponúkne rýchle a efektívne vyhľadávanie. Voľne dostupná kapacita tejto služby bude pre tento účel dostatočná.
- Nereagujte na e-maily ktoré časom zastarali, neodpisujte na veci ktoré nie sú podstatné. Čím menej e-mailov odošlete do svojho okolia, tým menej sa ich k vám vráti.
- Uprednostňujte protokol IMAP pred POP3. Získate možnosť jednoduchého zdieľania správ medzi viacerými počítačmi, na server je možné ukladať i odoslanú poštu. IMAP znamená univerzálnosť a doplnkový POP3 prístup zo smartfónu alebo PDA nič neskazí.
Záchranné koleso pre tých, čo sa topia
- Zotrieďte správy podľa veľkosti a najprv sa zbavte tých, ktoré zaberajú v poštovom priečinku najviac miesta. Prílohy ktoré potrebujete si uložte do špeciálneho adresára na disku, zábavné videá a obrázky zlikvidujte. Niekoľko desiatok e-mailov môže predstavovať i polovicu kapacity vašej schránky.
- Pustite sa do spracovania najkratších e-mailov. Mnohokrát ide o jednovetné fragmenty bez výpovednej hodnoty. Týmto prístupom podstatne zredukujete počet správ v archíve.
- Zotrieďte správy podľa odosielateľa. Vymažte všetky správy od „nepodstatných“ odosielateľov, zlikvidujte poštu od ľudí, ktorí vám nevyčítajú ak čosi zabudnete, zrušte poštu s „mŕtvymi“ kontaktmi a vyhlaďte „nuly“, ktoré neohrozia vašu kariéru. Postup v archíve je rýchly, redukovanie počtu správ je značné.
- Zotrieďte správy opäť podľa dátumu a prehliadajte najstaršiu poštu, aby ste zrušili to, čo už nepotrebujete. Zaberie to nejaký čas, nemusíte to však spraviť bezpodmienečne pri hlavnom triedení.
- Zbavte sa príťaže v priečinku odoslaná pošta.
