Ako sa neutopiť v archíve elektronickej pošty

Ak sa priečinky vášho poštového klienta nepretržite plnia a vy zisťujete že sa v nich nachádza množstvo nepotrebného balastu, nastal správny čas, aby ste sa zamysleli nad tým, ako problém vyriešiť.

foto - hp

Ak sa priečinky vášho poštového klienta nepretržite plnia a vy zisťujete že sa v nich nachádza množstvo nepotrebného balastu, nastal správny čas, aby ste sa zamysleli nad tým, ako problém vyriešiť.

  •  Každá správa, ktorej výpovedná hodnota končí momentom prečítania musí byť okamžite zmazaná. To isté platí pre nevyžiadanú poštu a všetky e-maily s jednoduchou otázkou, na ktoré ste odpovedali. Naučte sa správy mazať okamžite, k neskoršiemu triedeniu sa pravdepodobne neprinútite.
  • Vždy ráno, keď po prvý krát naštartujete poštového klienta, namiesto čítania dnešnej pošty prezrite správy včerajšie. Správy ktoré majú zostať v archíve ponechajte, správy na ktoré je treba neskôr reagovať označte príznakom (napr. červenou vlajočkou) a zvyšok nekompromisne zrušte. To isté platí pre priečinok odoslanej pošty, ktorého veľkosť môže rásť do nekonečna. Ak vás vaše reakcie a odoslané správy nezaujímajú, pravidelne mažte všetky správy z priečinka – poštový klient bude pracovať svižnejšie.
  • Vždy v prvý deň v mesiaci odošlite sami sebe správu, ktorá bude mať v predmete samé pomlčky alebo iný výrazný, opakujúci sa symbol. Prehľadne oddelíte mesiace aby ste si zjednodušili archiváciu starých správ.
  • Naučte sa špecifické správy ukladať do samostatných priečinkov. Nezriaďujte ich systematicky pre všetky témy – skôr či neskôr by vám to prerástlo cez hlavu. Oddeľte bokom inzerciu, automaticky zasielané správy, aukcie, vtipy a všetko podobné. Ak príde čas upratovania, jednoducho sa zbavíte všetkého nepotrebného.
  • foto - ap photo/wilfredo lee
  • Založte si elektronický archív pomocou účtu služby Google Mail. Správy, ktoré sú staršie ako niekoľko mesiacov (3 alebo 6) prepošlite na Gmail a zrušte ich zo svojho poštového klienta. K starej pošte sa i tak vraciate iba zriedkavo a Gmail vám navyše ponúkne rýchle a efektívne vyhľadávanie. Voľne dostupná kapacita tejto služby bude pre tento účel dostatočná.
  • Nereagujte na e-maily ktoré časom zastarali, neodpisujte na veci ktoré nie sú podstatné. Čím menej e-mailov odošlete do svojho okolia, tým menej sa ich k vám vráti.
  • Uprednostňujte protokol IMAP pred POP3. Získate možnosť jednoduchého zdieľania správ medzi viacerými počítačmi, na server je možné ukladať i odoslanú poštu. IMAP znamená univerzálnosť a doplnkový POP3 prístup zo smartfónu alebo PDA nič neskazí.

Záchranné koleso pre tých, čo sa topia

  • Zotrieďte správy podľa veľkosti a najprv sa zbavte tých, ktoré zaberajú v poštovom priečinku najviac miesta. Prílohy ktoré potrebujete si uložte do špeciálneho adresára na disku, zábavné videá a obrázky zlikvidujte. Niekoľko desiatok e-mailov môže predstavovať i polovicu kapacity vašej schránky.
  • Pustite sa do spracovania najkratších e-mailov. Mnohokrát ide o jednovetné fragmenty bez výpovednej hodnoty. Týmto prístupom podstatne zredukujete počet správ v archíve.
  • Zotrieďte správy podľa odosielateľa. Vymažte všetky správy od „nepodstatných“ odosielateľov, zlikvidujte poštu od ľudí, ktorí vám nevyčítajú ak čosi zabudnete, zrušte poštu s „mŕtvymi“ kontaktmi a vyhlaďte „nuly“, ktoré neohrozia vašu kariéru. Postup v archíve je rýchly, redukovanie počtu správ je značné.
  • Zotrieďte správy opäť podľa dátumu a prehliadajte najstaršiu poštu, aby ste zrušili to, čo už nepotrebujete. Zaberie to nejaký čas, nemusíte to však spraviť bezpodmienečne pri hlavnom triedení.
  • Zbavte sa príťaže v priečinku odoslaná pošta.

Najčítanejšie na SME Tech


Hlavné správy zo Sme.sk

DOMOV

Prieskum Focus: Vládne strany oslabujú

Smer stratil takmer dve percentá. Do parlamentu by sa dostalo aj KDH.

DOMOV

Politika, biznis, vplyv. O čo ide oligarchom v médiách

Odborník hovorí, že oligarchovia médiá skupujú kvôli svojim záujmom.

BANSKÁ BYSTRICA

V Banskej Bystrici otvorili najmodernejšiu autobusovú stanicu na Slovensku

Dopravná časť je v testovacej prevádzke.

Neprehliadnite tiež

Morský koník ako zberač odpadu a smutný osud tigra. Pozrite si finalistov o najlepšieho fotky prírody

Wildlife Photographer of the Year organizuje Prírodopisné múzeum v Londýne.

Cesty na zmenu klímy nie sú pripravené, asfalty nevyhovujú

Na plánované fungovanie ciest je dnes už príliš teplo.

YouTube končí s platenými kanálmi, ľudí nezaujali

Výpadky príjmov majú tvorcom obsahu nahradiť nové projekty.

Inzercia - Tlačové správy


  1. Kedy sa refinancovanie oplatí?
  2. Novinka v realitnom biznise! Zatiaľ dostupné len v Grand Koliba
  3. 3 mýty, ktorým ste možno uverili. Ale ako je to naozaj?
  4. FemFest 2017 ponúkne beh na opätkoch i koncert známej speváčky
  5. Plug-in, hybrid alebo elektromobil? Poradíme, ako správne vybrať
  6. Bývajte v budove, po ktorej sa prechádzal Schöne Náci
  7. Trenčania to chcú mať všade blízko. Kde kupujú byty?
  8. ENGIE Services odovzdala do prevádzky novú kotolňu v Košiciach
  9. Poistenci VšZP už nebudú platiť 17 centov v lekárňach za recepty
  10. Exotické destinácie s priamym letom z Viedne
  1. AAA AUTO za päť rokov predalo 320 tisíc vozidiel
  2. Novinka v realitnom biznise! Zatiaľ dostupné len v Grand Koliba
  3. 3 mýty, ktorým ste možno uverili. Ale ako je to naozaj?
  4. FemFest 2017 ponúkne beh na opätkoch i koncert známej speváčky
  5. Slávnostná imatrikulácia SvF STU v Bratislave
  6. Univerzita vyTVORená nápadmi študentov!
  7. Slovenské mestá môžu využiť eurofondy na zelené strechy
  8. Plug-in, hybrid alebo elektromobil? Poradíme, ako správne vybrať
  9. Program obnovy chodníkov v Starom Meste schválený
  10. Stavebná fakulta STU získala certifikát EUR-ACE
  1. 3 mýty, ktorým ste možno uverili. Ale ako je to naozaj? 15 161
  2. Plug-in, hybrid alebo elektromobil? Poradíme, ako správne vybrať 4 381
  3. Poistenci VšZP už nebudú platiť 17 centov v lekárňach za recepty 4 155
  4. Trenčania to chcú mať všade blízko. Kde kupujú byty? 3 065
  5. Lokalita pod Kolibou výrazne mení svoju tvár 2 253
  6. Kedy sa refinancovanie oplatí? 2 088
  7. Bývajte v budove, po ktorej sa prechádzal Schöne Náci 1 983
  8. Exotické destinácie s priamym letom z Viedne 1 908
  9. Potraviny typické pre váš región nájdete už aj v Kauflande 1 357
  10. Zabudnite na nové a neekologické PC. Je tu Refurbished! 1 144