pri zbieraní duplikátov získali oporu. Postačí ak máte k dispozícii skener alebo digitálny fotoaparát.
FOTO - MILAN GIGEL
1. Zotriedenie písomností
Pustiť sa chaoticky do digitalizácie dokumentov nie je najvhodnejšou cestou k dosiahnutiu úspechu. Pred tým, ako sa pre tento krok rozhodnete, venujte čas likvidácii nepotrebných písomností (najlepšie pomocou skartovača), následnému zotriedeniu podľa logických kritérií a vyhodnotenia, ktoré dokumenty budete zálohovať, a ktoré nie. Sústreďte sa na osobnú dokumentáciu preukazujúcu vašu totožnosť, oprávnenia a vzdelanie, zosumarizujte dokumenty preukazujúce vlastníctvo hnuteľného a nehnuteľného majetku, zotrieďte si platobné výmery a potvrdenia o úhradách, pričom zabudnúť by ste nemali ani na záručné listy a k nim prislúchajúce doklady o kúpe. Nezabudnite na poistné zmluvy, dokumentáciu pracovných úväžkov a podobne. Roztrieďte písomnosti do zakladačov, aby ste sa mali o čo oprieť pri digitalizácii.
2. Digitalizácia
Keďže dokumenty, ktoré zálohujete na digitálne médium nebudú mať charakter originálnych písomností využiteľných na právne úkony, nemusíte sa sústreďovať na to aby rozlíšenie pri snímaní zodpovedalo tlačovej kvalite. Dbajte však na to, aby všetky údaje boli čitateľné. Pri žiadostiach o vystavenie duplikátov budú všetky náležitosti nápomocné. Omnoho rýchlejšie sa dopracujete k výsledkom ak budete vedieť presné dátumy vystavenia dokumentov, čísla zväzkov a kníh, čísla zmlúv a podobne. Ak použijete pre snímanie skener, môžete voliť čiernobiely režim s kvalitou 100 DPI, ak použijete pre snímanie digitálny fotoaparát, vyhľadajte v scénických režimoch fotografovanie dokumentov a zosnímajte ich tak, aby objektív stál tam, kde sa pretínajú uhlopriečky dokumentu a jeho telo bolo rovnobežne s dokumentom. Pomôcť vám môže statív alebo podložka pre fotoaparát a malá nástenka pre uchytenie písomností. Ak viete správne zaostriť a dokument nasvietite dostatočne, budete spokojní i s trojmegapixelovou kvalitou. Po nasnímaní každého dokumentu však skontrolujte, či je skutočne čitateľný.
FOTO - MILAN GIGEL
3. Triedenie dokumentov
Po kompletnom zosnímaní dokumentov si na disku vytvorte adresárovú štruktúru, ktorá zodpovedá vašim papierovým zložkám. Každý dokument pomenujte jeho menom a pri viacstranových písomnostiach doplňte názov súboru i o číslo strany a ich celkový počet - napr. "Zmluva o dielo - Radex - 2/11.jpg". Skontrolujte ich úplnosť.
4. Zmenšovanie veľkosti súborov
Aby neboli súbory väčšie ako je potrebné, odstráňte z nich údaje, ktoré nepotrebujete. Formát JPEG je vybavený hlavičkami, ktoré v zásade nepotrebujete. Použite softvér DietJPEG , ktorý "odstrihne" nepotrebné dáta bez straty kvality. Keďže nezálohujete fotografie ale dokumenty, všade dominuje biela a čierna farba, pričom odtiene šedi strácajú svoj význam. Pomocou softvéru JPEG Optimizer dokážete podstatne zmenšiť veľkosť dokumentov tak, že ich ochudobníte o jemné, okom takmer neodhaliteľné detaily. V niektorých prípadoch dokážete dosiahnuť i 50 percentnú úsporu veľkosti súboru.
5. Vytváranie balíčkov
Vo väčšine prípadov je efektívnejšie pracovať s balíčkami ako so samostatnými súbormi. Pomocou komprimačného softvéru (napr. WinRAR , WinZIP, ZipGenius či integrovanej ZIP podpory vo Windows XP) zoskupte mnohostranové dokumenty do jediného súboru, či naopak - ak je dokumentov málo - rovnakú metódu aplikujte na jednotlivé zakladače. Manipulácia s balíkmi je jednoduchšia a pri načítavaní z archívneho média máte istotu, že listiny budú kompletné.
6. Zabezpečenie
Vaše písomnosti zaiste nie sú určené pre zraky cudzích ľudí. Preto dbajte o to, aby ste znemožnili ich čitateľnosť šifrovaním. Ak ste pri tvorbe balíčkov nepoužili dostatočne dlhé ochranné heslá, využite ďalší stupeň zabezpečenia. Pomocou doplnkového softvéru, ktorých širokú ponuku nájdete na stránke http://www.snapfiles.com/Freeware/security/fwencrypt.html zaistite dodatočné šifrovanie súborov a kľúč ktorý ste použili si starostlivo uložte, najlepšie priamo do svojej pamäti v mozgu, či v písomnej podobe na bezpečné miesto, ktoré s vašim budúcim archívom nič nespája.
7. Uloženie archívu
Pripravený archív je potrebné uložiť na bezpečné miesto. Môžete ho napáliť na CD alebo DVD nosič, ktorý uložíte u svojich známych, či napríklad v prenajatej schránke v banke. Pre zvýšenie bezpečnosti je vhodné využiť kombináciu dvoch úložísk. Ak však vyžadujete i rýchly "príručný archív", preskúmajte možnosti, ktoré vám ponúka internet. Pre tento účel si môžete vytvoriť samostatný účet služby Google Mail, kde v dávkach odošlete pomocou e-mailu jednotlivé balíčky pre ich rýchlu dostupnosť. Rovnako môžete použiť ľubovoľné z internetových úložísk, ktoré rastú ako huby po daždi.
8. Overenie dostupnosti a aktualizácia
Ak budete s prácou hotoví, odskúšajte si dostupnosť dokumentov. Pokúste sa do počítača načítať váš rodný list, či výpis z katastra nehnuteľností dokumentujúci vlastníctvo vášho bytu. Siahnite po archíve, stiahnite potrebný balíček, dešifrujte ho a zobrazte na obrazovke načítané dáta. Ak všetko pracuje tak ako má, rovnaký úspech dosiahnete i v prípade núdze. Nezabúdajte však na to najdôležitejšie. Život plynie ďalej a písomnosti pribúdajú. Aktualizujte v pravidelných intervaloch digitálny archív a kontrolujte priebežne jeho dostupnosť. Iba tak si môžete byť istí, že vaše dáta budú v bezpečí.
TIP: Ak hľadáte komerčné riešenie, ktoré so sebou prináša i využiteľnosť dokumentov pre právne úkony, obráťte sa na ľubovoľné pracovisko notariátu. Súčasná ponuka elektronických služieb pokrýva i digitálnu archiváciu dokumentov, ktoré sú prístupné z ľubovoľného iného pracoviska iba osobám, pre ktoré povolíte k nim prístup. Po vytlačení ľubovoľného dokumentu z archívu získa výtlačok odtlačku pečiatky, ktorá stavia dokument do rovnakej hladiny právoplatnosti, ako by šlo o notársky overenú kópiu. Vopred si však skalkulujte podľa aktuálneho sadzobníka, na koľko vás táto služba vyjde a porovnajte ju s cenami prenájmu schránok v bankových inštitúciách, kde môžete notársky overené písomnosti uložiť.
