ašim zrakom.
Obozretnosti nikdy nie je nadostač -obzvlášť vtedy ak sa rozhodnete svoje dokumenty distribuovať do sveta. Čím viac úprav sa v dokumente robí, tým je pravdepodobnejšie, že sa do neho nabalia údaje, ktoré tam nemajú čo robiť. Niekedy môže i neškodný údaj o dobe editovania prezradiť, koľko minút ste nad projektom strávili, inokedy zo zlosti napíšete do dokumentu že váš šéf je vôl, a ono to v ňom zostane uložené i keď na výtlačku dokumentu o tom nieje ani len zmienka.
Softvérový nástroj Trace je vašim osobným kontrolórom. Vyčleníte si dokumenty, alebo e-mailové správy ktoré chcete skontrolovať, a on vám na oplátku zadarmo prezradí, čo skryté v nich našiel. To je obzvlášť praktické vtedy, ak pripravujete svoju prácu na jej publikovanie. Ak sa nejaké problémy zistia, jednoducho využijete pomocníka, ktorý vám pre takéto prípady pripravil Microsoft.
Používateľské prostredie je prehľadné a po inštalácii sa môžete pustiť do kontroly hneď bez akéhokoľvek počiatočného nastavovania. Z ponuky si môžete vybrať kontrolu dokumentov a adresárov, sumarizáciu informácií z priečinkov poštového klienta alebo kontrolu dokumentov publikovaných na webovej stránke.
Vo všetkých prípadoch si softvér vyextrahuje dokumenty vytvorené v Microsoft Office (či už z príloh e-mailov alebo z webu) a pustí sa do ich analýzy. V nej sa zameriava na údaje, ktoré sa v dokumente nezobrazujú. Ide o identifikáciu počítačov, operátorov ktorí s dokumentom pracovali, dáta ktoré boli z dokumentu vymazané alebo iné drobnosti, ktoré môžu priniesť kopu nepríjemností. Výsledkom je sumárna správa, ktorá hodnotí privátnosť dát v jednotlivých dokumentoch.
Po kliknutí na názov konkrétneho súboru získate zoznam informácií, ktoré boli objavené. Niekedy ide o úplne nevinné veci, ktoré niesú zaujímavé. Inokedy môžete zistiť, že v dokumente, ktorý ste dostali s mesačnou správou sa nachádzajú i úplne iné dáta skryté pred zrakom, o ktorých ste ani len netušili. Stačí aby ktosi aktivoval sledovanie revízií a neskôr ich vypol. Všetky menené dáta zostali zaznamenané. Zostáva už iba na vás, ako ich využijete, alebo ako zabránite tomu, aby neboli ďalej distribuované.
Výhodou je, že softvér ponúka i priebežný monitoring prostredníctvom štítu aktivovateľnom v menu. Akonáhle uložíte ľubovoľný dokument, v balónovej nápovede na nástrojovej lište zistíte, či je dokument bezpečný, alebo predsa len obsahuje čosi, čo by nemal. Ak narazíte na úskalie, využijete export dokumentu pomocou pluginu pre MS Office.
Ako vidno, niekedy nestačí iba to, aby bol bezpečný iba váš počítač a sieť. V hre sú i samotné dokumenty.
Dostupnosť: http://www.workshare.com/products/trace/default.aspx
