Kancelársky balík prichádza vybavený iba základnou sadou šablón, ktoré sú súčasťou jeho distribúcie na CD nosiči. Možno ste po šablónach nikdy nesiahli a tak ani netušíte že okrem návrhov hlavičkových papierov, šablón pre hromadnú korešpondenciu, životopisov, kalendárov, zápisníc a správ je možné použiť pripravené formuláre z internetu hoci i pre daňové priznania. Prehľad šablón distribuovaných so systémom Microsoft Office 2003 získate, ak si pri prázdnom novom dokumente kombináciou tlačidiel Ctrl+F1 aktivujete navigačný pravý panel a klikene na link "Šablóny v mojom počítači"
Otvorí sa vám nové dialógové okno, v ktorom si môžete zaexperimentovať, aby ste vedeli, čo vlastne šablóny dokážu. Niektoré sú jednoduché a ide iba o základné grafické návrhy do ktorých doplníte údaje, iné môžu byť inteligentné, plné prepojených polí, vzorcov a podobne. Na oboznámenie sa so šablónami však stačí základná ponuka. Budete aspoň vedieť čo očakávať. Z ponuky si zvolíte šablónu a namiesto prázdneho nového dokumentu sa vám predostrie to, čo pre vás vývojári prichystali. Toho je však pomerne málo.
Omnoho širšia ponuka je na webe Microsoftu v špecializovanej sekcii pre Microsoft Office, ktorú v slovenskej mutácii so slovenskými šablónami nájdete na http://office.microsoft.com/sk-sk/templates/default.aspx . Ponuka je triedená podľa kategórií, takže nezaškodí spraviť si niekoľko minút času a prezrieť si čo je vlastne v ponuke. Väčšina z nich je určená pre Microsoft Word od verzie 97 vyššie, iné sú určené do iných súčastí Office. Možno vás ponuka zaujala a hľadáte čosi podobné i v anglickom jazyku. Kompletný zoznam získate na webe http://office.microsoft.com/en-us/templates/default.aspx . Pre každú krajinu existuje samostatná jazyková mutácia, pričom obsah ponuky sa líši tým, čím prispeli používatelia a rôzne firmy z lokálneho trhu. Všetky šablóny sú precízne triedené a na webe sú vystavené iba tie, ktoré skutočne stoja za to.
Ku každému konkrétnemu dokumentu je pripravený náhľad, jeho hodnotenie a požiadavky na softvér. Výber je tak pomerne jednoduchý a šetrí čas.
Po výbere šablóny získate ešte jeden detailnejší náhľad, ktorý vám do posledného detailu naznačí, ako dokument v skutočnosti vyzerá. Ak je to práve to čo ste hľadali, stačí ak kliknete na ikonu prebratia, ktorá prostredníctvom ActiveX komponentu zaistí prenos súboru do vášho počítača. Dokument môže byť vo formáte šablóny .DOT, môže ísť o tradičný .DOC dokument alebo iný podporovaný formát. Ten už stačí iba otvoriť pre jeho použitie.
Pred použitím si šablónu dôkladne prehliadnite a odlíšte texty od polí. V prípade, že ste si zvolili šablónu vizitiek alebo iný predpripravený dokument s násobným obsahom, neprepisujte každý opakujúci text samostatne. Pri vizitkách využijete napríklad funkciu "Nájdi a nahraď" ktorá sa postará o všetko.
Ešte stále nad vami visí šibeničný termín pre vypracovanie materiálov, ktoré okrem obsahu majú zapôsobiť i formou? Nemáte na novom pracovnom mieste ani len poňatia ako má vyzerať správa? Využívajte šablóny - ušetríte si čas, nervy a zapôsobíte na svoje šéfstvo...
