LONDÝN, BRATISLAVA. Hoci to nevnímate priamo, e-maily sú pri práci stresujúcim faktorom.
Rušia v sústredení, pretŕhajú prácu a ženú vás do výkonov, ktoré by ste pri zdravom uvažovaní vôbec nemuseli robiť.
Vedci chcú pomôcť každému zamestnancovi, ktorého e-maily stresujú každý deň. Zosumarizovali výsledky vedeckých prác na túto tému a vytvorili štyri jednoduché pravidlá, ktoré treba dodržiavať pri práci s e-mailami.
1. Mažte okamžite
Čím menej e-mailov zostáva vo vašej schránke, tým menej máte pocit, že vás ich objem zaťažuje.
Naučte sa mazať všetky zbytočné správy vo chvíli, keď sa k nim dostanete pri čítaní.
Čo neobsahuje informačnú hodnotu, zmažte okamžite. Zrušte aj tie správy, ktoré ste úspešne vybavili. Poštová schránka nie je archívom termínov a úloh, ale priestorom pre komunikáciu.
Ak si vypestujete správny návyk, budete prekvapení, aký veľký objem správ dokážete zmazať. Je to ako podvedomé upratovanie myšlienok - zbavíte sa z hlavy všetkého, čo vám do života už netreba.
Pracovný e-mail nie je žiadnou výnimkou. Archívy nech držia iní. Tí, ktorých stres netlačí.
2. Nenechajte sa vyrušovať
Nečítajte každú novú správu, ale nahliadajte do schránky v pravidelných intervaloch.
Nastavte si poštového klienta v počítači a mobile tak, aby vás na novinky upozorňoval každých 45 minút. To je dostatočný interval na to, aby vám nič dôležité neušlo.
Výsledkom je lepšie sústredenie na prácu, pri ktorej vás nebude spontánna komunikácia vyrušovať. S lepším sústredením zvládnete spraviť viac práce s menším vypätím síl a vyšším pocitom uspokojenia.
3. Odložte odosielanie
Ak chcete dostávať odpovede na svoje správy len v pracovných hodinách, nemali by ste e-maily odosielať tesne pred koncom pracovnej doby, či po jej ukončení. A to ani vtedy, ak sa k práci vraciate v rámci povinností zo svojho domova.
Využite pri tom funkciu odloženého odoslania, ktoré berie do úvahy váš pracovný rozvrh. Vytvoríte si tak pohodovejšiu pracovnú klímu nielen pre seba, ale aj pre ostatných s ktorými ste v kontakte.
4. Zvažujte odpovede
Nesú vaše odoslané e-maily informačnú hodnotu, alebo sú len prejavom vašich zvykov alebo reakcií?
Nie je nutné, aby ste odpovedali na každú správu, ak odpoveď výslovne nevyžaduje. Potvrdzovaním každej správy môžete vo svojom okolí vyvolať podtón družnej a ústretovej komunikácie.
Berte na vedomie, že každý odoslaný e-mail je zdrojom ďalších správ, ktoré k vám prichádzajú. Takže čím menej píšete vy ostatným, tým menej vás nepodstatnými správami budú obťažovať aj oni.
