SME
Piatok, 4. december, 2020 | Meniny má Barbora, BarbaraKrížovkyKrížovky

Štyri pravidlá, ako spravovať emaily bez stresu

Emailová schránka má slúžiť na komunikáciu, nie archiváciu.

(Zdroj: PIXABAY/CC)

LONDÝN, BRATISLAVA. Hoci to nevnímate priamo, e-maily sú pri práci stresujúcim faktorom.

Rušia v sústredení, pretŕhajú prácu a ženú vás do výkonov, ktoré by ste pri zdravom uvažovaní vôbec nemuseli robiť.

Vedci chcú pomôcť každému zamestnancovi, ktorého e-maily stresujú každý deň. Zosumarizovali výsledky vedeckých prác na túto tému a vytvorili štyri jednoduché pravidlá, ktoré treba dodržiavať pri práci s e-mailami.

1. Mažte okamžite

Čím menej e-mailov zostáva vo vašej schránke, tým menej máte pocit, že vás ich objem zaťažuje.

Skryť Vypnúť reklamu

Naučte sa mazať všetky zbytočné správy vo chvíli, keď sa k nim dostanete pri čítaní.

Čo neobsahuje informačnú hodnotu, zmažte okamžite. Zrušte aj tie správy, ktoré ste úspešne vybavili. Poštová schránka nie je archívom termínov a úloh, ale priestorom pre komunikáciu.

Ak si vypestujete správny návyk, budete prekvapení, aký veľký objem správ dokážete zmazať. Je to ako podvedomé upratovanie myšlienok - zbavíte sa z hlavy všetkého, čo vám do života už netreba.

Pracovný e-mail nie je žiadnou výnimkou. Archívy nech držia iní. Tí, ktorých stres netlačí.

2. Nenechajte sa vyrušovať

Nečítajte každú novú správu, ale nahliadajte do schránky v pravidelných intervaloch.

Nastavte si poštového klienta v počítači a mobile tak, aby vás na novinky upozorňoval každých 45 minút. To je dostatočný interval na to, aby vám nič dôležité neušlo.

Skryť Vypnúť reklamu

Výsledkom je lepšie sústredenie na prácu, pri ktorej vás nebude spontánna komunikácia vyrušovať. S lepším sústredením zvládnete spraviť viac práce s menším vypätím síl a vyšším pocitom uspokojenia.

3. Odložte odosielanie

Ak chcete dostávať odpovede na svoje správy len v pracovných hodinách, nemali by ste e-maily odosielať tesne pred koncom pracovnej doby, či po jej ukončení. A to ani vtedy, ak sa k práci vraciate v rámci povinností zo svojho domova.

Využite pri tom funkciu odloženého odoslania, ktoré berie do úvahy váš pracovný rozvrh. Vytvoríte si tak pohodovejšiu pracovnú klímu nielen pre seba, ale aj pre ostatných s ktorými ste v kontakte.

4. Zvažujte odpovede

Nesú vaše odoslané e-maily informačnú hodnotu, alebo sú len prejavom vašich zvykov alebo reakcií?

Skryť Vypnúť reklamu

Nie je nutné, aby ste odpovedali na každú správu, ak odpoveď výslovne nevyžaduje. Potvrdzovaním každej správy môžete vo svojom okolí vyvolať podtón družnej a ústretovej komunikácie.

Berte na vedomie, že každý odoslaný e-mail je zdrojom ďalších správ, ktoré k vám prichádzajú. Takže čím menej píšete vy ostatným, tým menej vás nepodstatnými správami budú obťažovať aj oni.

Skryť Vypnúť reklamu

Najčítanejšie na SME Tech

Skryť Vypnúť reklamu
Skryť Vypnúť reklamu

Téma: Práca

Prečítajte si aj ďalšie články k téme
Článok je zaradený aj do ďalších tém
Stres
Skryť Vypnúť reklamu
Skryť Vypnúť reklamu

Hlavné správy zo Sme.sk

Rozprávky SME

Či za dobré sa treba dobrým odmeniť (číta Robert Roth)

Klasické rozprávky (nielen) pre vaše deti.

Rozprávky

Jankovská by chcela Vianoce na slobode. Vylúčené to nie je

Rozhodnúť môže sama prokurátorka alebo na žiadosť aj súd.

Monika Jankovská.

Sudca Kliment sa vzdal členstva v Súdnej rade

Rozhodnutie zdôvodnil v kontexte očakávanej zmeny ústavy.

Sudca Najvyššieho súdu Juraj Kliment.
KOMENTÁR PETRA TKAČENKA

Jankovská nepovedala viac, ako musela

S týmto sa vyšetrovatelia neuspokoja.

Peter Tkačenko