PRÍCHOD E-MAILU ZVÝŠIL SPOTREBU PAPIERA O 40 PERCENT, PERO A PAPIER TOTIŽ ŽIADNA TECHNOLÓGIA NENAHRADÍ; TREND MÔŽE MIERNE ZMENIŤ LEN NOVÁ „BEZPAPIEROVÁ GENERÁCIA“

Vek digitálnych informácií a kancelárskeho papiera

Bola to príjemná predstava – v novej, digitálnej dobe budú všetky informácie prehľadne uložené na diskoch počítačov, z našich stolov zmiznú chaotické kopy podkladov, nečitateľných poznámok a korešpondencie, a najmä sa konečne prestanú v takej miere dranco


ILUSTRAČNÉ FOTO SME – PAVOL MAJER



vať lesy a znečisťovať prostredie celulózkami.

Na začiatku 21. storočia je však jasné, že vízia kancelárie bez papiera je rovnako nezmyselná, ako vízia digitálneho sveta bez bezprostredného ľudského kontaktu. Vďaka osobným počítačom a e-mailu sa, naopak, spotreba papiera neustále zvyšuje.

Tridsať rokov starý omyl

Myšlienka „bezpapierovej kancelárie“ sa prvýkrát objavila začiatkom sedemdesiatych rokov. Slová vizionárov o blížiacom sa konci éry papiera vtedy okrem iného viedli spoločnosť Xerox, ktorá žala obrovské úspechy s prvou kancelárskou kopírkou, k začatiu práce na nových projektoch. Tie mali udržať firmu nad hladinou v bezpapierových časoch. Práve v laboratóriách Xeroxu sa neskôr zrodil napríklad prvý osobný počítač či počítačová sieť Ethernet, technológie, ktoré mali urýchliť prechod od papierových k digitálnym dokumentom.

Dnešné štatistiky však uvádzajú, že celková spotreba papiera v kanceláriách od roku 1980 stúpla zo 70 miliónov na 150 miliónov ton ročne a nárast spotreby stále pokračuje. Kanada, ako najväčší svetový exportér kancelárskeho papiera, za posledných pätnásť rokov množstvo vyvážaného papiera zdvojnásobila. Spoločnosť Hewlett-Packard predpovedá, že kancelárske tlačiarne v Severnej Amerike tento rok vychrlia viac než trilión listov papiera, čo je o polovicu viac, ako pred piatimi rokmi.

Nedeje sa to napriek nástupu nových digitálnych technológií, vravia odborníci, deje sa tak práve kvôli nim. Podľa autorov knihy Mýtus o bezpapierovej kancelárii, ktorá vyšla v Británii v novembri, zvýšilo zavedenie elektronickej pošty množstvo papiera spotrebovaného v kanceláriách o 40 percent.

Richard Harper (Univerzita v Surrey) a Abigail Sellenová (Hewlett-Packard Laboratories) skúmaním v desiatich veľkých organizáciách zistili, že vo firmách sa dnes skutočne vymieňa množstvo dokumentov v elektronickej podobe, e-mailom či prostredníctvom intranetových sietí. Keď sa však blíži čas rannej porady, všetci zamestnanci sa stretnú pri svojich tlačiarňach, z ktorých vyliezajú desiatky listov, správ a podkladov.

Notebook papier nenahradí

Podľa výskumu nie je problémom slabá schopnosť adaptácie ľudí na nové technológie, ale jednoducho skutočnosť, že žiadna technológia zďaleka nedokáže rovnocenne nahradiť pero a papier.

V štúdii sa napríklad spomína prípad britskej policajnej stanice, ktorá bola vybavená modernou technikou na zaznamenávanie hlásení o trestných činoch. Pracovníci polície však po krátkom čase svoje nové laptopy, do ktorých mali výpovede poškodených zaznamenávať, odložili do kúta a vrátili sa späť k tradičným poznámkovým blokom. Dôvodom bolo jednoduché poznanie, že vypovedajúcich ruší zapisovanie poznámok na papier oveľa menej, než ťukanie do počítača.

Množstvo výrobcov dnes ponúka novodobú alternatívu papierových diárov, sofistikované vreckové počítače. Žiaden z nich však nie je taký ľahký, ako malý blok papiera a do žiadneho z nich sa poznámky nezapisujú tak jednoducho.

Všetky osobné počítače, notebooky, digitálne prístroje do dlane aj mobilné telefóny umožňujú pohodlné zaznamenávanie adries či telefónnych čísel. Komu sa však chce čakať na zapnutie počítača, ak chce zatelefonovať priateľke, kto by siahal po mobilnom telefóne, ak si potrebuje medzi dverami zaznačiť adresu opravára práčok? Bezpapierová kancelária je možná a plne digitalizované domácnosti už ako experimenty existujú – život bez papiera je však v nich určite ťažší, ako by bol život bez počítačov.

Namiesto kopírok tlačiarne

To, že papier nie je na ústupe, však neznamená, že počítače a internet nezmenili spôsob práce s informáciami. Kedysi sa dokumenty najskôr vytlačili, potom rozoslali poštou alebo faxom a na mieste určenia po spracovaní založili do archívu. Dnes sa rozosielajú e-mailom a až u prijímateľa sa zmaterializujú – vytlačia na tlačiarni – a založia do archívu. Pokrok v rýchlosti prenosu je zrejmý, pokrok v spotrebe materiálu nulový: na jednej strane síce nie každý elektronický dokument musí byť vytlačený, na strane druhej však vďaka pohodlnému e-mailu začalo prúdiť obrovské množstvo nadbytočných správ.

Výskumníci zistili, že prekvapujúce množstvo používateľov internetu si zvyklo všetky dôležité e-mailové správy tlačiť na tlačiarni a skladovať v papierovom archíve.

Papier, základ rodiny

Vedci z Univerzity v Surrey skúmali v samostatnej štúdii nazvanej Papierová pošta v domácnosti 21. storočia aj úlohu klasickej korešpondencie v rodine a možnosť jej nahradenia elektronickou poštou. Podľa ich zistenia má stále klasická pošta množstvo vlastností, ktoré ju pred elektronickou zvýhodňujú.

V štúdii sa uvádza príklad účtu za mobilný telefón tínedžera, ktorý sa objaví v papierovej pošte. Rodičia ho nechajú pár dní ležať na stole, potom však zistia, že dcéra si účet nevšimla. Položia ho preto pred dvere jej izby, kde si ho nemôže nevšimnúť, a na druhý deň naň môžu bez problémov zaviesť reč: „Tak čo, máš dosť peňazí na zaplatenie toho, čo si pretelefonovala?“ Podobný postup by bol ťažko možný, keby účet prišiel len v elektronickej forme. Hoci ide o triviálny príklad, štúdia upozorňuje, že význam papierovej pošty na prvý pohľad neviditeľných procesoch a tradičné spôsoby nakladania s papierovými dokumentmi a poštou nie je možné ignorovať.

Fyzické premiestnenie listu z kuchynského stola na nočný stolík či jeho pripnutie na zrkadlo, ale aj nápadne dlho neotvorená obálka, to všetko je spôsobom komunikácie s ostatnými členmi domácnosti, ktorý pri elektronickej korešpondencii chýba. Chybné predpovede o zániku papierovej korešpondencie práve túto skutočnosť ignorovali.

Podľa výskumu budú mnohé domácnosti problém riešiť jednoducho tak, že dôležitý e-mail bude vytlačený na domácej tlačiarni a bude sa s ním ďalej nakladať ako s tradičným listom.

Zmeny, nie revolúcia

Vedecký výskum v uplynulých rokoch potvrdil to, čo si používatelia počítačov poľahky všimli aj sami: e-mail je príjemná služba, ale elektronická pohľadnica nepoteší tak, ako papierová; vreckové počítače sú fajn, ale na zapisovanie veršov sa nehodia. „Existencia kancelárie bez papiera je v budúcnosti rovnako pravdepodobná, ako existencia toaliet bez papiera,“ vyhlásil šéf Apple Steve Jobs ešte v roku 1984.

Problém neúnosne vysokej spotreby papiera však trvá. Prvým krokom k jeho riešeniu by mohol byť opätovný návrat k poznaniu, že každý list papiera má dve strany – na mnohých pracoviskách sa totiž používa tak, ako by bol po potlačení jednej strany už dokonale nepoužiteľný.

Množstvo papiera tiež často spotrebúvame len preto, aby sme sa ubezpečili, že vytlačený dokument vyzerá presne tak, ako chceme – tu by zasa pomohlo objavenie funkcie „náhľad tlače“, ktorú prakticky obsahuje každý počítačový program.

A možno si raz zvykneme aj na to, že ak chceme pre budúcnosť uchovať dôležitý e-mail, netreba ho vytlačiť na tlačiarni a založiť do zásuvky, ale stačí vytvoriť zálohu našej elektronickej korešpondencie na inom mieste pevného disku či na diskete.

Práve takýto spôsob používania nových technológií by nás mohol priviesť bližšie nie k bezpapierovej, ale predsa k ekologickejšej kancelárii. Podľa viceprezidentky oddelenia periférnych zariadení výskumnej agentúry IDC Angely Boydovej sa teda bude množstvo používaného papiera v nasledujúcich rokoch predsa len zmenšovať – zaslúži sa o to generácia dnešných tínedžerov a mladých používateľov počítačov, ktorí nikdy nemali vytvorený návyk na papierové dokumenty.

Podobne načrtáva budúcnosť aj štúdia Electronic Document Systems Foundation – žiadne zázraky, ale predsa pokrok: „V priebehu nasledujúcich 15 až 20 rokov budeme svedkami nie náhleho posunu, ale pomalej evolúcie v tejto oblasti… čítanie, tlač a publikovanie však stále budú podobné tomu, čo poznáme dnes.“

Stranu pripravil RICHARD HAVROŠ

Na spracúvanie osobných údajov sa vzťahujú Zásady ochrany osobných údajov a Pravidlá používania cookies. Pred zadaním e-mailovej adresy sa, prosím, dôkladne oboznámte s týmito dokumentmi.

Najčítanejšie na SME Tech


Hlavné správy zo Sme.sk

DOMOV

Útočí na novinárov, s jeho menom sa spája viac ako desať káuz. Kto je Kočner

Podnikateľa v stredu pre kauzu zmenky a daňové úniky zadržala polícia.

DOBRÉ RÁNO

Dobré ráno: Ako som zariadil, že prestali predávať Zem a vek

Prečo by slušné firmy mali zaujať jasný postoj.

Stĺpček Jakuba Fila

Zadržali Kočnera. Hoci platí prezumpcia neviny, treba povedať konečne

K rozsudku je dlhá cesta.

Neprehliadnite tiež

IBM má umelú inteligenciu, ktorá vyhrá hádku s človekom

Divákov argumenty počítača presvedčili.

PODCAST ZOOM

Zoom: Nový výskum ukazuje, že delfíny sú ešte viac ako ľudia

Človek nie je korunou tvorstva.

OBJEKTÍV

Vidieť mláďatá manty veľkej je vzácne. Teraz objavili celé jasle

O mláďatách manty veľkej sa vie málo.

Inzercia - Tlačové správy


  1. 5 tipov ako využiť ľahké priečky pri rekonštrukcii bytu
  2. Užívate konský kolagén a cítite sa ako antický hrdina?
  3. Kreditná karta – áno alebo nie
  4. Anketa: Čo je pre Slovákov dôležité pri nákupoch?
  5. Úspešní Slováci radia: Presadiť sa dá vždy, snívať nestačí
  6. Váš otec má dnes sviatok. Máme pre vás tip na darček
  7. Mesto ukryté v jordánskych skalách. Spoznajte Petru
  8. Koľko stojí zdravé bývanie? Lacná rekonštrukcia môže vyjsť draho
  9. Tento týždeň je Deň otcov. 5 skvelých nápadov na darčeky
  10. Od výplaty k výplate? Ale kdeže, sporíme s 2% úrokom
  1. 5 tipov ako využiť ľahké priečky pri rekonštrukcii bytu
  2. Dvojitý diplom medzi EU v Bratislave a UNWE v Sofii
  3. Ustanovujúce valné zhromaždenie Alumni klubu EU v Bratislave
  4. Kreditná karta – áno alebo nie
  5. Nemusím sa na nikoho spoliehať
  6. Štátny tajomník envirorezortu: Na sucho musíme byť pripravení.
  7. Užívate konský kolagén a cítite sa ako antický hrdina?
  8. Uncovering Artificial Intelligence in Slovakia
  9. Digitalizácia dokumentov firmám ušetrí nielen peniaze
  10. Intenzívne sa rozvíjajúca spolupráca s čínskymi univerzitami
  1. Úspešní Slováci radia: Presadiť sa dá vždy, snívať nestačí 23 828
  2. Koľko stojí zdravé bývanie? Lacná rekonštrukcia môže vyjsť draho 18 528
  3. Tento týždeň je Deň otcov. 5 skvelých nápadov na darčeky 18 217
  4. Mesto ukryté v jordánskych skalách. Spoznajte Petru 17 780
  5. Váš otec má dnes sviatok. Máme pre vás tip na darček 12 242
  6. Anketa: Čo je pre Slovákov dôležité pri nákupoch? 6 752
  7. Nepodceňujte bolesť chrbta, môže ísť o zápalové ochorenie 5 341
  8. Od výplaty k výplate? Ale kdeže, sporíme s 2% úrokom 4 849
  9. Máte nad 40? Skontrolujte si, či je Vaše srdce skutočne zdravé 3 738
  10. Užívate konský kolagén a cítite sa ako antický hrdina? 3 071