ní tohto problému bezradní? Riaďte sa podľa nasledujúcich bodov.
- Ukladajte dokumenty na samostatnú partíciu. Ak si rozdelíte pevný disk na dve samostatné časti, nestratia sa vám žiadne dokumenty pri preinštalovaní operačného systému počítača a vždy budete vedieť čo je potrebné zálohovať.
- Dokumenty trieďte do adresárov s logickou štruktúrou. V závislosti na charaktere dát zvoľte takú politiku, ktorá vám zabezpečí jednoduchý prehľad:
Ak pracujete na rôznych projektoch, zakladajte si pre každý projekt samostatný adresár, ktorý môžete ďalej logicky členiť. Vhodné je oddeliť vstupné údaje (merania, zdroje pre prehľady, materiál z internetu) od výsledkov vašej práce, tak aby ste sa vždy mohli vrátiť k zdrojom.
- Dokumenty vytvárané pre klientov môžete triediť podľa toho, pre koho sú určené, alebo podľa ich druhu. Jednoducho tak získate prehľad o histórii konkrétneho klienta, alebo o časovom slede zákaziek, upomienok a podobne.
- cam2pc
- Fotografie je vhodné členiť do adresárov podľa dátumu ich obstarania. Jednoduchšie sa vám medzi nimi bude vyhľadávať. Ak si chcete popísať akú udalosť príslušný adresár obsahuje, vytvorte si v ňom textový súbor, do ktorého zapíšete kľúčové slová pre vyhľadávanie. Ak nemáte náladu na ručné triedenie fotografií, môžete si vyskúšať vynikajúci softvér
- transformovať do kompaktnejšieho formátu PDF
- Uložené internetové stránky je mnohokrát vhodnejšie
- Ak neplánujete niektoré z grafických súčastí využiť pre ďalšie spracovanie, znížite si tak počet súborov na svojom disku, čo urýchli jeho prehľadávanie.
- Nezabúdajte na to, že ukladať je možné na pevný disk aj e-maily. Stačí ak v kliente Outlook Express alebo Microsoft Outlook potiahnete metódou "drag-and-drop" správu do príslušného adresára. Elektronickú komunikáciu tak môžete jednoducho previazať s klientami alebo udalosťami.
- Ak používate notebook alebo svoj domáci počítač i pre pracovné účely, nezabudnite oddeliť osobné dáta od pracovných. Jednoducho tak zamedzíte pri ich kopírovaní odhaleniu svojho súkromia. Ak zmeníte zamestnanie, opäť oddeľte nové dáta od starých.
- Rovnakým spôsobom môžete oddeľovať aktuálne dokumenty od archívnych. To platí v prípadoch, ak sa k archívnym dokumentom vraciate, avšak vzhľadom na početnosť by prekážali medzi aktuálnymi.
- Názvy pre súbory voľte tak, aby vystihovali nielen obsah ale boli i systematické (hlavne pre abecedné triedenie). Dnešné operačné systémy vám poskytujú až 255 znakov pre názov súboru. Majte na pamäti, že vyhľadávanie podľa názvu je omnoho rýchlejšie a efektívnejšie, ako podľa obsahu. Ak chcete mať pri takomto vyhľadávaní nejaký systém, môžete si do názvu súboru zakódovať i základné informácie o jeho obsahu.
- Ak vytvárate súbory v kancelárskom balíku, privátne dáta môžete ochrániť pred ich zneužitím tak, že pri ukladaní zvolíte vo vlastnostiach súboru jeho ochranu heslom. Samostatne je možné heslo určiť pre otvorenie súboru a samostatne pre možnosť jeho úprav. Ak chystáte súbor pre jeho distribúciu či publikovanie, odstráňte z neho všetky osobné údaje.
- Rozpracované súbory je vhodné pomenovávať odlišne od spracovaných. Môžete si tak načať prácu pre desiatku projektov, ktoré dokončíte v ďalekej budúcnosti. Na začiatok môžete priradiť "XX_" alebo čokoľvek iné, čo sa vymyká zo štandardného pomenovávania súborov. Pre rozpracovanie budúcich projektov a dokumentov tak môžete využiť každú voľnú chvíľku, aby ste v budúcnosti získali viac voľného času.
- Ak pripravujete zásadnú zmenu v súbore, pripravte vopred jeho pracovnú zálohu. Tá by sa mala volať rovnako ako súbor, s tým rozdielom že za ňu umiestnite dátumový a časový dovetok (praca.doc – praca1208-1430.doc). Ak sa zmena týka celého projektu, vytvorte si kompletnú kópiu adresára, ktorú premenujete podobne, ako konkrétny súbor.
- Pri funkciách automatického ukladania nezabúdajte na to, že ak v momente automatického ukladania počítač zlyhá, dokument sa môže úplne stratiť. Vhodné je byť opatrný i pri normálnom ukladaní. Pred jeho uskutočnením je vhodné zvoliť všetky objekty kombináciou CTRL+A (vybrať všetko) po ktorej skopírujete obsah do schránky pomocou CTRL+C (kopírovať). Ak aplikácia pri ukladaní spadne, stačí ju opätovne naštartovať, založiť nový dokument a pomocou CTRL+V (prilepiť) vrátiť zachránený obsah späť do súboru.
- Zložité dokumenty dlhé stovky strán, ktoré môžu byť rozdelené do samostatných súborov radšej rozdeľte. Zníži sa obsadenosť operačnej pamäti pri ich spracovávaní a skráti sa čas ich ukladania.
- Uložené dokumenty zálohujte – buď selektívne, alebo kompletne podľa vopred predpísaných pravidiel. Použiť môžete napaľovanie na CD/DVD nosiče, odsun kópie na súborový server v sieti alebo externé diskové jednotky pripojiteľné k USB portu. Pomôcť si môžete profesionálnymi programmi, alebo voľne dostupnými nástrojmi. Ak máte v počítači dva samostatné disky, nezabúdajte na to, že to nemusí byť bezpečné ako sa zdá. Pri prepätí v sieti alebo úderu bleskom zlyhajú oba. Ani pri požiari vám nepomôže, ak budete mať CD zálohy v kancelárii alebo v byte, kde je počítač.
- Pri archívoch nezabúdajte na to najdôležitejšie. Ak meníte verziu svojich softvérov za vyššiu, uchovajte si inštalačné médiá i pre starú verziu softvéru. V budúcnosti by sa mohlo stať, že by ste archívne súbory nemali v čom otvoriť a stali by sa nedostupnými.
Narazili ste vo svojej praxi na nejaké dalšie zaujímavé pravidlá? Dajte nám o nich vedieť.
