Desatoro triedenia a ukladania súborov

Ak na svojom počítači vytvárate dokumenty alebo ich zbierate z iných zdrojov tak, aby ste s nimi mohli pracovať v budúcnosti, mali by ste ich triediť tak aby sa vám medzi nimi jednoducho vyhľadávalo a aby ich bolo možné selektívne zálohovať. Ste pri rieše

ní tohto problému bezradní? Riaďte sa podľa nasledujúcich bodov.

  • Ukladajte dokumenty na samostatnú partíciu. Ak si rozdelíte pevný disk na dve samostatné časti, nestratia sa vám žiadne dokumenty pri preinštalovaní operačného systému počítača a vždy budete vedieť čo je potrebné zálohovať.
  • Dokumenty trieďte do adresárov s logickou štruktúrou. V závislosti na charaktere dát zvoľte takú politiku, ktorá vám zabezpečí jednoduchý prehľad:
    • Ak pracujete na rôznych projektoch, zakladajte si pre každý projekt samostatný adresár, ktorý môžete ďalej logicky členiť. Vhodné je oddeliť vstupné údaje (merania, zdroje pre prehľady, materiál z internetu) od výsledkov vašej práce, tak aby ste sa vždy mohli vrátiť k zdrojom.
    • Dokumenty vytvárané pre klientov môžete triediť podľa toho, pre koho sú určené, alebo podľa ich druhu. Jednoducho tak získate prehľad o histórii konkrétneho klienta, alebo o časovom slede zákaziek, upomienok a podobne.
    • Fotografie je vhodné členiť do adresárov podľa dátumu ich obstarania. Jednoduchšie sa vám medzi nimi bude vyhľadávať. Ak si chcete popísať akú udalosť príslušný adresár obsahuje, vytvorte si v ňom textový súbor, do ktorého zapíšete kľúčové slová pre vyhľadávanie. Ak nemáte náladu na ručné triedenie fotografií, môžete si vyskúšať vynikajúci softvér cam2pc.
    • Uložené internetové stránky je mnohokrát vhodnejšie transformovať do kompaktnejšieho formátu PDF. Ak neplánujete niektoré z grafických súčastí využiť pre ďalšie spracovanie, znížite si tak počet súborov na svojom disku, čo urýchli jeho prehľadávanie.
    • Nezabúdajte na to, že ukladať je možné na pevný disk aj e-maily. Stačí ak v kliente Outlook Express alebo Microsoft Outlook potiahnete metódou "drag-and-drop" správu do príslušného adresára. Elektronickú komunikáciu tak môžete jednoducho previazať s klientami alebo udalosťami.
    • Ak používate notebook alebo svoj domáci počítač i pre pracovné účely, nezabudnite oddeliť osobné dáta od pracovných. Jednoducho tak zamedzíte pri ich kopírovaní odhaleniu svojho súkromia. Ak zmeníte zamestnanie, opäť oddeľte nové dáta od starých.
    • Rovnakým spôsobom môžete oddeľovať aktuálne dokumenty od archívnych. To platí v prípadoch, ak sa k archívnym dokumentom vraciate, avšak vzhľadom na početnosť by prekážali medzi aktuálnymi.

  • Názvy pre súbory voľte tak, aby vystihovali nielen obsah ale boli i systematické (hlavne pre abecedné triedenie). Dnešné operačné systémy vám poskytujú až 255 znakov pre názov súboru. Majte na pamäti, že vyhľadávanie podľa názvu je omnoho rýchlejšie a efektívnejšie, ako podľa obsahu. Ak chcete mať pri takomto vyhľadávaní nejaký systém, môžete si do názvu súboru zakódovať i základné informácie o jeho obsahu.
  • Ak vytvárate súbory v kancelárskom balíku, privátne dáta môžete ochrániť pred ich zneužitím tak, že pri ukladaní zvolíte vo vlastnostiach súboru jeho ochranu heslom. Samostatne je možné heslo určiť pre otvorenie súboru a samostatne pre možnosť jeho úprav. Ak chystáte súbor pre jeho distribúciu či publikovanie, odstráňte z neho všetky osobné údaje.
  • Rozpracované súbory je vhodné pomenovávať odlišne od spracovaných. Môžete si tak načať prácu pre desiatku projektov, ktoré dokončíte v ďalekej budúcnosti. Na začiatok môžete priradiť "XX_" alebo čokoľvek iné, čo sa vymyká zo štandardného pomenovávania súborov. Pre rozpracovanie budúcich projektov a dokumentov tak môžete využiť každú voľnú chvíľku, aby ste v budúcnosti získali viac voľného času.
  • Ak pripravujete zásadnú zmenu v súbore, pripravte vopred jeho pracovnú zálohu. Tá by sa mala volať rovnako ako súbor, s tým rozdielom že za ňu umiestnite dátumový a časový dovetok (praca.doc – praca1208-1430.doc). Ak sa zmena týka celého projektu, vytvorte si kompletnú kópiu adresára, ktorú premenujete podobne, ako konkrétny súbor.
  • Pri funkciách automatického ukladania nezabúdajte na to, že ak v momente automatického ukladania počítač zlyhá, dokument sa môže úplne stratiť. Vhodné je byť opatrný i pri normálnom ukladaní. Pred jeho uskutočnením je vhodné zvoliť všetky objekty kombináciou CTRL+A (vybrať všetko) po ktorej skopírujete obsah do schránky pomocou CTRL+C (kopírovať). Ak aplikácia pri ukladaní spadne, stačí ju opätovne naštartovať, založiť nový dokument a pomocou CTRL+V (prilepiť) vrátiť zachránený obsah späť do súboru.
  • Zložité dokumenty dlhé stovky strán, ktoré môžu byť rozdelené do samostatných súborov radšej rozdeľte. Zníži sa obsadenosť operačnej pamäti pri ich spracovávaní a skráti sa čas ich ukladania.
  • Uložené dokumenty zálohujte – buď selektívne, alebo kompletne podľa vopred predpísaných pravidiel. Použiť môžete napaľovanie na CD/DVD nosiče, odsun kópie na súborový server v sieti alebo externé diskové jednotky pripojiteľné k USB portu. Pomôcť si môžete profesionálnymi programmi, alebo voľne dostupnými nástrojmi. Ak máte v počítači dva samostatné disky, nezabúdajte na to, že to nemusí byť bezpečné ako sa zdá. Pri prepätí v sieti alebo úderu bleskom zlyhajú oba. Ani pri požiari vám nepomôže, ak budete mať CD zálohy v kancelárii alebo v byte, kde je počítač.
  • Pri archívoch nezabúdajte na to najdôležitejšie. Ak meníte verziu svojich softvérov za vyššiu, uchovajte si inštalačné médiá i pre starú verziu softvéru. V budúcnosti by sa mohlo stať, že by ste archívne súbory nemali v čom otvoriť a stali by sa nedostupnými.

Narazili ste vo svojej praxi na nejaké dalšie zaujímavé pravidlá? Dajte nám o nich vedieť.

Najčítanejšie na SME Tech


Hlavné správy zo Sme.sk

EKONOMIKA

O zaistení pozemkov U. S. Steelu vedeli skôr, než súd rozhodol

Majetok jedného z najväčších podnikov v krajine súd zaistil bez toho, aby to poriadne vysvetlil.

TECH

Postavili umelú maternicu, ktorá vynosila jahňa

Zariadenie môže o niekoľko rokov zachrániť predčasne narodené deti.

DOMOV

Fico prijal bieloruského premiéra, ani v minulosti nemal problém

Bielorusko neakceptujem, hovorí poslanec Peter Osuský.

Neprehliadnite tiež

Postavili umelú maternicu, ktorá vynosila jahňa

Zariadenie môže o niekoľko rokov zachrániť predčasne narodené deti. Dýchali by v ňom pomocou tekutiny.

Nový výskum kostí mastodonta môže prepísať históriu človeka

Kontroverzný výskum tvrdí, že Ameriku osídlili predkovia ľudí o 100-tisíc rokov skôr ako sa doteraz myslelo.

Osobný asistent Amazonu začne pomáhať s výberom outfitov

Alexa už nebude spracovávať iba zvuk, ale aj obraz.

Inzercia - Tlačové správy


  1. Ako sa menila obľúbená bratislavská štvrť
  2. Najvyššie ocenenie štvrtýkrát pre Martinus
  3. Šokujúce: ako sa každý Slovák dokáže ľahko naučiť po anglicky
  4. Katarína (28): Z bývania na Nobelovej mám dobrý pocit
  5. Last minute tipy na Kapverdské ostrovy
  6. Voda, kotol, vymknutie: Čo stoja najčastejšie domáce katastrofy?
  7. Žijú, lebo sa nevzdali. Príbehy ľudí bojujúcich za svoje zdravie
  8. Nový Volkswagen Arteon sa predstaví na bratislavskom autosalóne
  9. Last minute dovolenka sa dá kupiť výhodne už teraz
  10. Legendárna Štefánka opäť ožíva pod sieťou Pulitzer family
  1. Túžite byť matkou, ale nedarí sa? Poďme hľadať dôvody!
  2. Last minute tipy na Kapverdské ostrovy
  3. Ako sa menila obľúbená bratislavská štvrť
  4. Podľa M. Borguľu je práca mestskej polície slabá a nedôsledná
  5. Znížená sadzba pri pôžičke v mBank už len štyri dni
  6. Odborníci poradia, komu sa oplatí využívať obnoviteľné zdroje
  7. Katarína (28): Z bývania na Nobelovej mám dobrý pocit
  8. Šokujúce: ako sa každý Slovák dokáže ľahko naučiť po anglicky
  9. Poslanci dnes dali jasne najavo, že plot na námestí nechcú
  10. HB Reavis so silnými výsledkami za rok 2016
  1. Last minute dovolenka sa dá kupiť výhodne už teraz 8 887
  2. Žijú, lebo sa nevzdali. Príbehy ľudí bojujúcich za svoje zdravie 7 119
  3. Päť tipov, kam na predĺžený víkend v máji 6 228
  4. Legendárna Štefánka opäť ožíva pod sieťou Pulitzer family 6 111
  5. Nový Volkswagen Arteon sa predstaví na bratislavskom autosalóne 5 400
  6. 5 krokov k vlastnému bývaniu 4 965
  7. Voda, kotol, vymknutie: Čo stoja najčastejšie domáce katastrofy? 4 337
  8. Šokujúce: ako sa každý Slovák dokáže ľahko naučiť po anglicky 4 063
  9. Nové auto alebo radšej jazdenka? 9 rád pre správne rozhodnutie 3 527
  10. Volvo V90 Cross Country je pripravené na každé dobrodružstvo 2 417

Už ste čítali?

Domov NajnovšieNajčítanejšieDesktop