Desatoro triedenia a ukladania súborov

Ak na svojom počítači vytvárate dokumenty alebo ich zbierate z iných zdrojov tak, aby ste s nimi mohli pracovať v budúcnosti, mali by ste ich triediť tak aby sa vám medzi nimi jednoducho vyhľadávalo a aby ich bolo možné selektívne zálohovať. Ste pri rieše

ní tohto problému bezradní? Riaďte sa podľa nasledujúcich bodov.

  • Ukladajte dokumenty na samostatnú partíciu. Ak si rozdelíte pevný disk na dve samostatné časti, nestratia sa vám žiadne dokumenty pri preinštalovaní operačného systému počítača a vždy budete vedieť čo je potrebné zálohovať.
  • Dokumenty trieďte do adresárov s logickou štruktúrou. V závislosti na charaktere dát zvoľte takú politiku, ktorá vám zabezpečí jednoduchý prehľad:
    • Ak pracujete na rôznych projektoch, zakladajte si pre každý projekt samostatný adresár, ktorý môžete ďalej logicky členiť. Vhodné je oddeliť vstupné údaje (merania, zdroje pre prehľady, materiál z internetu) od výsledkov vašej práce, tak aby ste sa vždy mohli vrátiť k zdrojom.
    • Dokumenty vytvárané pre klientov môžete triediť podľa toho, pre koho sú určené, alebo podľa ich druhu. Jednoducho tak získate prehľad o histórii konkrétneho klienta, alebo o časovom slede zákaziek, upomienok a podobne.
    • Fotografie je vhodné členiť do adresárov podľa dátumu ich obstarania. Jednoduchšie sa vám medzi nimi bude vyhľadávať. Ak si chcete popísať akú udalosť príslušný adresár obsahuje, vytvorte si v ňom textový súbor, do ktorého zapíšete kľúčové slová pre vyhľadávanie. Ak nemáte náladu na ručné triedenie fotografií, môžete si vyskúšať vynikajúci softvér cam2pc.
    • Uložené internetové stránky je mnohokrát vhodnejšie transformovať do kompaktnejšieho formátu PDF. Ak neplánujete niektoré z grafických súčastí využiť pre ďalšie spracovanie, znížite si tak počet súborov na svojom disku, čo urýchli jeho prehľadávanie.
    • Nezabúdajte na to, že ukladať je možné na pevný disk aj e-maily. Stačí ak v kliente Outlook Express alebo Microsoft Outlook potiahnete metódou "drag-and-drop" správu do príslušného adresára. Elektronickú komunikáciu tak môžete jednoducho previazať s klientami alebo udalosťami.
    • Ak používate notebook alebo svoj domáci počítač i pre pracovné účely, nezabudnite oddeliť osobné dáta od pracovných. Jednoducho tak zamedzíte pri ich kopírovaní odhaleniu svojho súkromia. Ak zmeníte zamestnanie, opäť oddeľte nové dáta od starých.
    • Rovnakým spôsobom môžete oddeľovať aktuálne dokumenty od archívnych. To platí v prípadoch, ak sa k archívnym dokumentom vraciate, avšak vzhľadom na početnosť by prekážali medzi aktuálnymi.

  • Názvy pre súbory voľte tak, aby vystihovali nielen obsah ale boli i systematické (hlavne pre abecedné triedenie). Dnešné operačné systémy vám poskytujú až 255 znakov pre názov súboru. Majte na pamäti, že vyhľadávanie podľa názvu je omnoho rýchlejšie a efektívnejšie, ako podľa obsahu. Ak chcete mať pri takomto vyhľadávaní nejaký systém, môžete si do názvu súboru zakódovať i základné informácie o jeho obsahu.
  • Ak vytvárate súbory v kancelárskom balíku, privátne dáta môžete ochrániť pred ich zneužitím tak, že pri ukladaní zvolíte vo vlastnostiach súboru jeho ochranu heslom. Samostatne je možné heslo určiť pre otvorenie súboru a samostatne pre možnosť jeho úprav. Ak chystáte súbor pre jeho distribúciu či publikovanie, odstráňte z neho všetky osobné údaje.
  • Rozpracované súbory je vhodné pomenovávať odlišne od spracovaných. Môžete si tak načať prácu pre desiatku projektov, ktoré dokončíte v ďalekej budúcnosti. Na začiatok môžete priradiť "XX_" alebo čokoľvek iné, čo sa vymyká zo štandardného pomenovávania súborov. Pre rozpracovanie budúcich projektov a dokumentov tak môžete využiť každú voľnú chvíľku, aby ste v budúcnosti získali viac voľného času.
  • Ak pripravujete zásadnú zmenu v súbore, pripravte vopred jeho pracovnú zálohu. Tá by sa mala volať rovnako ako súbor, s tým rozdielom že za ňu umiestnite dátumový a časový dovetok (praca.doc – praca1208-1430.doc). Ak sa zmena týka celého projektu, vytvorte si kompletnú kópiu adresára, ktorú premenujete podobne, ako konkrétny súbor.
  • Pri funkciách automatického ukladania nezabúdajte na to, že ak v momente automatického ukladania počítač zlyhá, dokument sa môže úplne stratiť. Vhodné je byť opatrný i pri normálnom ukladaní. Pred jeho uskutočnením je vhodné zvoliť všetky objekty kombináciou CTRL+A (vybrať všetko) po ktorej skopírujete obsah do schránky pomocou CTRL+C (kopírovať). Ak aplikácia pri ukladaní spadne, stačí ju opätovne naštartovať, založiť nový dokument a pomocou CTRL+V (prilepiť) vrátiť zachránený obsah späť do súboru.
  • Zložité dokumenty dlhé stovky strán, ktoré môžu byť rozdelené do samostatných súborov radšej rozdeľte. Zníži sa obsadenosť operačnej pamäti pri ich spracovávaní a skráti sa čas ich ukladania.
  • Uložené dokumenty zálohujte – buď selektívne, alebo kompletne podľa vopred predpísaných pravidiel. Použiť môžete napaľovanie na CD/DVD nosiče, odsun kópie na súborový server v sieti alebo externé diskové jednotky pripojiteľné k USB portu. Pomôcť si môžete profesionálnymi programmi, alebo voľne dostupnými nástrojmi. Ak máte v počítači dva samostatné disky, nezabúdajte na to, že to nemusí byť bezpečné ako sa zdá. Pri prepätí v sieti alebo úderu bleskom zlyhajú oba. Ani pri požiari vám nepomôže, ak budete mať CD zálohy v kancelárii alebo v byte, kde je počítač.
  • Pri archívoch nezabúdajte na to najdôležitejšie. Ak meníte verziu svojich softvérov za vyššiu, uchovajte si inštalačné médiá i pre starú verziu softvéru. V budúcnosti by sa mohlo stať, že by ste archívne súbory nemali v čom otvoriť a stali by sa nedostupnými.

Narazili ste vo svojej praxi na nejaké dalšie zaujímavé pravidlá? Dajte nám o nich vedieť.

Najčítanejšie na SME Tech


Hlavné správy zo Sme.sk

EKONOMIKA

Zdanenie bitcoinu, menej výhodné sporenie. Čo chystá Kažimír

Zdania obchody, keď spotrebiteľ platí za tovar kryptomenami a stavebné sporenie bude ešte menej výhodné.

SVET

Vražda v Kosove ako rozbuška, Srbsko môže stratiť viac

Zabitie politika zo srbskej menšiny môže oddialiť zbližovanie Srbska s Úniou.

SVET

Babiš nedostal dôveru, vládnuť môže roky. Čo čaká Česko?

Český premiér vedel, že hlasovanie o dôvere prehrá.

ŠPORT

Mal smolu i spor s Vůjtkom. Pôjde Nagy na olympiádu?

V mužstve majú byť hráči, ktorí vedia ubrániť oslabenia.

Neprehliadnite tiež

Ryba si vie vďaka génom zahojiť chrbticu. Aj ľudia ich majú

Ľudia a ryby z radu mihuľotvarých mali pred miliónmi rokov spoločného predka.

Čierna diera si dvakrát grgla. Potvrdili, že čierne diery oddychujú

Vzdialená galaxia pomaly požiera svojho vesmírneho suseda.

Vypočujte si pieseň z Hviezdnych vojen zahranú ceruzkou

Matematická rovnica znie ako chytľavá pieseň zo Star Wars.

Tajomstvo kreativity: Čo hovorí veda

Poučenie, ktoré so sebou prináša veda napovedá aj to, ako dosiahnuť vytúženú budúcnosť.

Inzercia - Tlačové správy


  1. Tatra banka spustila najmodernejší internet banking pre firmy
  2. Volkswagen T-Roc: Pre nerozhodných
  3. Iba dnes: Narodeninové predplatné SME.sk za 25 eur
  4. Leto 2018 v Grécku s odletom z Bratislavy
  5. Dlhopisy 7,25 % p.a. majú najvýhodnejšiu nákupnú cenu v roku
  6. Zelené Grunty vám ponúknu viac, ako očakávate
  7. Kam do tepla v januári?
  8. First moment Turecko: využite zľavy na špičkové hotely
  9. Konzultácia so svetovými odborníkmi dokáže zachrániť život
  10. Demänovku mieša iba jeden človek. Ako si strážia receptúru?
  1. Začiatok roka patrí dani z nehnuteľností
  2. Volkswagen T-Roc: Pre nerozhodných
  3. Tipy pre atraktívne poprsie po dojčení. Plastike povedzte nie
  4. Stanovisko spoločnosti Advokátska kancelária JUDr. Radomír Bžán
  5. Tatra banka spustila najmodernejší internet banking pre firmy
  6. Iba dnes: Narodeninové predplatné SME.sk za 25 eur
  7. Denník SME oslavuje 25 rokov rekordným počtom predplatiteľov
  8. Najinzerovanejšie zánovné auto roku 2017? Mnohých to prekvapí
  9. Stavebná fakulta STU pozýva na Deň otvorených dverí!
  10. Leto 2018 v Grécku s odletom z Bratislavy
  1. Iba dnes: Narodeninové predplatné SME.sk za 25 eur 16 126
  2. Leto 2018 v Grécku s odletom z Bratislavy 8 822
  3. Tatra banka spustila najmodernejší internet banking pre firmy 4 475
  4. Demänovku mieša iba jeden človek. Ako si strážia receptúru? 2 950
  5. Volkswagen T-Roc: Pre nerozhodných 2 407
  6. Dlhopisy 7,25 % p.a. majú najvýhodnejšiu nákupnú cenu v roku 2 323
  7. Kam do tepla v januári? 2 318
  8. First moment Turecko: využite zľavy na špičkové hotely 2 063
  9. Divoký Island: cesta ostrovom ľadu a ohňa 1 214
  10. Zelené Grunty vám ponúknu viac, ako očakávate 1 203