Pri e-mailovej komunikácii často neviete, s kým presne komunikujete a akým nevinným žartom ho môžete na smrť uraziť. ILUSTRAČNÉ FOTO - ČTK/AP
V používaní e-mailu sme zatiaľ všetci amatéri. V krátkej histórii elektronickej pošty sa ešte nestihli vytvoriť všeobecne akceptované pravidlá etikety, ktorá stanovuje hranice napríklad pri komunikácii poštou či telefonicky. Nový prieskum spoločnosti palmOne medzi 750 používateľmi e-mailu v piatich európskych krajinách ukázal, že pre veľkú časť ľudí to predstavuje každodenný problém - veľmi často sa totiž sťažujú na spôsob, ako s nimi ostatní e-mailom komunikujú, hoci vlastné chyby si až tak neuvedomujú. Tu je sedem najčastejších hriechov pri používaní e-mailu podľa komunikačného experta Petra Colleta a webovej stránky CNN.com.
1. Pasivita
Štyria z piatich internetistov sa sťažujú na to, že im ostatní neodpovedajú na e-maily včas a musia písať ďalšie správy, len aby zistili, či príjemca tú prvú dostal. Štvrtina ľudí uvádza, že "overovací mail" musia písať po viac než polovici správ, ktoré odošlú. To podľa nich výrazne spomaľuje rozhodovanie v podnikoch.
Odborníci na modernú etiketu preto odporúčajú odpovedať na každý e-mail (ktorý si odpoveď vyžaduje) najneskôr do 24 hodín od jeho prijatia, hoci i jednou vetou potvrdzujúcou, že sa správou budete zaoberať.
2. Klamstvo
Nie, váš e-mail som nedostal - túto vetu s obľubou používa 11 percent Britov, 4 percentá Španielov, 3 percentá Talianov a Francúzov a 1 percento Nemcov aj v prípade, keď správu v skutočnosti dostali. Najčastejšie je to východisko z núdze, keď odpoveď na e-mail príliš dlho odkladali. Výhovorke dodáva na dôveryhodnosti, že e-maily sa niekedy skutočne strácajú. Ale pozor - ak by začal odosielateľ skutočne pátrať, či hovoríte pravdu, z klamstva vás usvedčí oveľa ľahšie, než keby ste zapierali napríklad papierový list, keďže elektronické správy za sebou zanechávajú oveľa viac stôp.
3. Nátlakovosť
Až 27 percent ľudí považuje za neslušné, ak im niekto pošle urgentný e-mail vyžadujúci okamžitú pozornosť a odpoveď. V súrnych prípadoch totiž očakávajú prinajmenšom krátky telefonát, v ktorom ich požiadajú, aby si e-mail hneď prezreli. Spoliehať sa aj pri mimoriadne dôležitej komunikácii len na e-mail sa zdá mnohým nesprávne, pretože to na prijímateľa kladie nutnosť neustále sledovať nové správy a byť stále za počítačom.
Kľúčovou výhodou e-mailu je asynchrónnosť komunikácie - možnosť odpovedať, keď máme práve čas. Na okamžité riešenie vecí je tu stále telefón. (Alebo čo keby ste sa pre zmenu zdvihli od stola a navštívili adresáta osobne?)
4. Rozvláčnosť
Ak chcete e-mailom trochu podráždiť svojho nadriadeného, napíšte mu podrobne na 50 riadkov to, čo by sa dalo povedať piatimi vetami. Pätinu manažérov to totiž podľa prieskumu vrcholne rozčuľuje. Záľubu v čítaní dlhých e-mailov nemajú ani ostatní vaši kolegovia - pri písaní preto vždy myslite na to, že čím kratší e-mail bude, tým skôr si ho príjemca prečíta (a odpovie naň).
5. Masovosť
Klávesnice by mali rozdávať elektrošoky za každú adresu pridanú do kolónky Kópia v e-mailovom programe - len tak sa asi odnaučíme rozposielať e-maily všetkým, ktorých by naša správa "mohla" zaujímať. E-mail nie je nástenka, posielajte ho len ľuďom, ktorých sa priamo týka. Ušetríte svojim kolegom množstvo času a firme peniaze.
Psychológovia navyše už dávno zistili, že ak sa obraciate so žiadosťou o pomoc na viacero ľudí naraz, nesmú o sebe vedieť - inak sa všetci spoľahnú, že to vybaví niekto iný. Ak teda napíšete päť samostatných e-mailov, dostanete pravdepodobne päť odpovedí - ak rozpošlete jeden na desať adries s pomocou "CC" (Kópie), nemusíte dostať ani jednu.
6. Lajdáckosť
Preklepy, gramatické chyby a nesúvislé, nedokončené vety vo vlastných e-mailoch možno považujete za pozitívny prejav svojej extrémnej zaneprázdnenosti, až 81 percent príjemcov ich však bude vnímať jasne negatívne. Takmer polovica vrcholových manažérov v prieskume uviedla, že štylistické alebo gramatické chyby v prijatých e-mailoch považuje za znak lenivosti či dokonca nedostatok úcty voči nim na strane odosielateľa.
Nikdy preto neposielajte e-mail bez toho, aby ste si ho po sebe aspoň raz neprečítali. Čas venovaný oprave chýb je vždy dobrou investíciou - vo vašich e-mailoch by nemalo byť viac chýb ako vo vašich papierových listoch.
7. Netaktnosť
Nechtiac niekoho uraziť je v e-mailovej komunikácii oveľa jednoduchšie, ako pri osobnom stretnutí či telefonáte - chýba tu totiž reč tela, intonácia hlasu a množstvo ďalších signálov, podľa ktorých napríklad bežne rozoznávame, že partner narážku na našu pracovnú výkonnosť myslí ako vtip, nie výzvu na zmenu zamestnania.
Pri e-mailovej komunikácii dochádza tak často k nedorozumeniam, že britské ministerstvo obchodu považovalo za potrebné zaviesť minulý mesiac oficiálne pravidlá na riešenie e-mailových konfliktov vo vnútri firiem. Odborníci odporúčajú ako prevenciu voliť pri komunikácii radšej oficiálnejší tón a nežartovať, ak príjemcu dobre nepoznáte. Naopak, predtým, než sa rozčúlite alebo urazíte nad prijatou správou, radšej sa pokúste vyjasniť si s odosielateľom spornú vec telefonicky alebo osobne.
Vyplatí sa dodržiavať zlaté pravidlo e-mailovej komunikácie - neodosielať správu hneď, ale po napísaní ju na chvíľu odložiť a znova si ju prečítať po "vychladnutí". To pomôže aj proti najstrašnejšiemu a zároveň mimoriadne častému faux-pas, ktoré už zažila najmenej desatina internetistov (oveľa častejšie muži než ženy) - odoslanie správy nesprávnemu prijímateľovi.
Autor: TOMÁŠ BELLA, pocitace@sme.sk
