Akú chybu často robíme pri práci s e-mailom

Ste spokojní s tým, ako rýchlo sa vám darí vybavovať svoje e-maily a aký prehľadný je váš adresár s prijatou poštou? Alebo aspoň poznáte niekoho, kto by bol?


Záplava e-mailov môže byť frustrujúca. ILUSTRAČNÉ FOTO - ĽUBOŠ PILC



Ste spokojní s tým, ako rýchlo sa vám darí vybavovať svoje e-maily a aký prehľadný je váš adresár s prijatou poštou? Alebo aspoň poznáte niekoho, kto by bol?

Podľa Marka Hursta, autora internetovej knihy o práci s prijatými e-mailovými správami, by sa nám všetkým mohlo žiť jednoduchšie, keby sme si uvedomili jedinú zásadnú chybu, ktorú pri práci s e-mailom robíme. Je ňou skladovanie veľkého množstva správ v adresári Prijatá pošta (Inbox).

Väčšina ľudí prijaté správy nielenže netriedi do špeciálnych adresárov podľa ich obsahu, ale väčšinu z nich z prijatej pošty ani nevymazávajú pre prípad, že by boli informácie z nich v budúcnosti potrebné.

To je však obrovská chyba, upozorňuje Mark Hurst. Po prvé: stiera sa tak rozdiel medzi dôležitými a nepodstatnými správami, medzi žiadosťou o finančný výkaz, ktorý ešte nemáme hotový, a vtipom od kolegu, ktorý sme plánovali neskôr rozoslať známym. Tak sa výrazne zvyšuje pravdepodobnosť, že výkaz zabudneme poslať včas a vtip bude bez povšimnutia zaberať miesto v pošte pár nasledujúcich mesiacov.

Po druhé: množstvo správ v Inboxe väčšinou zvyšuje čas, ktorý potrebujeme, na odpovedanie na každý konkrétny e-mail. Plný inbox je totiž viac psychologickou, ako reálnou záťažou - ak nám príde jednoduchý nový e-mail, na ktorý treba odpovedať, v mnohých prípadoch tak neurobíme, pretože zároveň vidíme množstvo staršej nevybavenej pošty a zdá sa nám "férové" najprv vybaviť tú. Staršie listy sú však väčšinou tie, do ktorých vybavovania sa nám nechce - kvôli nim teda odpovedáme neskôr aj na tie bezproblémové. Naproti tomu keby e-mail prišiel do úplne prázdneho adresára, mali by sme prirodzenú tendenciu hneď ho vybaviť, aby sa inbox zasa vyčistil.

Plný inbox zároveň znamená problematické vyhľadávanie a paradoxne pomalší prístup k pošte - keby sme ju totiž mali všetku v inom adresári (v archíve, ale trebárs aj v koši), môžeme si zobraziť všetky správy od jedného človeka pod sebou. Pri dnešnom systéme si nikdy nemôžeme byť istí, či sme ich už vymazali, archivovali, alebo či máme hľadať ešte v doručenej pošte.

Hurst k dôvodom, prečo mať inbox stále prázdny, navyše pridáva ešte jeden - ak si v ňom budete kopiť všetky správy, váš e-mailový program to s veľkou pravdepodobnosťou môže priviesť ku kolapsu a strate všetkých dát.

Čo teda s novými e-mailmi?

Základom efektívnej práce s poštou je, že s každou novou správou musíte hneď po prijatí niečo urobiť - vymazať ju, vytlačiť či zaarchivovať do iného priečinka, len ju nenechať ležať v doručenej pošte.

Najjednoduchšie sa dá vysporiadať s poštou, ktorá nevyžaduje žiadnu akciu - so správami, ktoré sú vám dané len na vedomie. Po prečítaní ich hneď buď vymažte, alebo odložte do adresára Archív.

Ak správa vyžaduje odpoveď alebo inú vašu činnosť, je efektívne riadiť sa "pravidlom dvoch minút". Ak dokážete vec definitívne vybaviť do dvoch minút - či už to bude znamenať napísať krátku odpoveď, alebo vstať od stola a zistiť niečo vo vedľajšej kancelárii - bezdpodmienečne to urobte okamžite. Pri množstve takýchto drobných činností v konečnom dôsledku ušetríte veľa času, ktorý by ste inak strácali opätovným čítaním správ, rozpamätávaním sa na kontext a najmä nutnosťou znova stanovovať starším úlohám priority. (Môže sa vám zdať, že okamžité vybavovanie môže spôsobiť viac škody, ako úžitku, ak vás vytrhne zo sústredenia na inú činnosť. V tom prípade ste sa však vôbec nemali púšťať do čítania nových e-mailov - ak robíte niečo dôležité, e-mailový program majte zatvorený.)

Ak sa vec nedá vybaviť hneď, mali by ste informácie z e-mailu presunúť tam, kam patria. Ak ste e-mailom napríklad dostali kontakt na človeka, ktorému sa chcete ozvať, zaznačte si ho do adresára. Ak ide o schôdzku alebo úlohu, ktorá má byť splnená v presnom termíne, opäť si ju poznačte do zoznamu úloh (napríklad v Outlooku), nenechávajte si pripomienku úlohy v podobe e-mailu. Potom tieto e-maily vymažte alebo odložte do archívu - podľa toho, aké sú dôležité a či by ste ich mohli v budúcnosti ešte potrebovať.

E-mailová hygiena

Pochopiteľne, niektoré správy sa zdanlivo vymykajú akejkoľvek kategorizácii a nemožno ich okamžite zmazať ani archivovať - účasť na schôdzke budete môcť potvrdiť až zajtra a pred odpovedaním na iný mail sa zasa potrebujete poradiť s kolegom, ktorý má práve dovolenku.

V inboxe preto teoreticky môžu zostať správy, na ktoré musíte odpovedať, ale nemôžete to urobiť okamžite. Podmienkou je, aby ste si ich pravidelne prezerali a vymazávali tie, ktoré už stratili aktuálnosť. Ideálne je preletieť si všetky správy zostávajúce v doručenej pošte vždy na konci dňa, alebo aspoň raz na konci pracovného týždňa. "Začať nový deň s prázdnym adresárom novej pošty nezaťažený úlohami zo včerajška je totiž obrovská psychická úľava," konštatuje Mark Hurst.

Aby sa vám to podarilo, môžete si pomôcť malým trikom - zoraďte si e-maily tak, aby bol navrchu ten najstarší, nie najnovší, ako je zvykom. To vás donúti skutočne vybavovať aj tie staršie a zbytočne ich neskladovať.

Ani dôležitých a zatiaľ nevybaviteľných e-mailov by však nemalo byť v doručenej pošte tak veľa, aby ste nevideli všetky naraz a museli by ste posúvať lištou, aby ste videli tie staršie.

Čo by ste mali urobiť

So schopnosťou efektívne pracovať s elektronickou poštou sa nerodíme a je nezmyselné predpokladať, že systém, ktorý si z núdze zaviedla väčšina kancelárskych zamestnancov, je ten najlepší možný. Pošta sa nám kopí, pretože najľahším rozhodnutím je každé rozhodnutie odložiť - z dlhodobého hľadiska však opätovným čítaním a posudzovaním toho istého e-mailu strácame neuveriteľne veľa času.

Keby ste mali pre zefektívnenie svojej práce s e-mailom mali urobiť jedinú vec, vytvorte si v pošte aspoň jeden nový adresár - Archív - a tam presúvajte z inboxu všetky správy, ktoré už nevyžadujú žiadnu okamžitú činnosť, ale nechcete ich ani vymazať.

Neskôr možno zistíte, že je rozumné vytvoriť si adresárov viac - jeden na súkromnú poštu, ďalší na pracovnú, a tú možno rozdeliť podľa jednotlivých projektov či skupín ľudí, s ktorými komunikujete. Ak musíte odpovedať na množstvo e-mailov, ktoré však nie sú súrne, dobrým nápadom môže byť aj adresár "treba odpovedať".

Tradičným problémom bývajú aj rôzne menej dôležité, no rozsiahle obežníky, správy, články či e-mailové časopisy, ktoré by ste si chceli či mali prečítať, ale nemáte na ne čas. Vynikajúcim trikom je vytvoriť pre takéto správy špeciálny adresár "prečítať", ktorý by sa inak mohol volať aj "ešte som sa nezmieril s tým, že sa k nim asi vôbec nedostanem". Umožní vám to nájsť si rýchlo niečo na čítanie, ak budete mať v práci pár minút "prestoj", ale najmä vás to zbaví neustálych výčitiek svedomia pri pohľade na množstvo pošty v inboxe, ktorou sa nestíhate zaoberať.

www.goodexperience.com/reports/e-mail/

Na čo by ste NEMALI používať e-mailový program

Prácu s poštou často nezvládame aj preto, že e-mailový program využívame nielen na vybavovanie pošty, ale aj na veci, na ktoré vôbec nebol určený. O to horšie však plní svoju hlavnú funkciu - umožniť čo najrýchlejší prístup k e-mailu. Na čo by ste mali v záujme zlepšenia efektivity svojej práce namiesto e-mailového programu využívať špeciálny softvér, alebo hoci radšej aj kúsok papiera?

  • Kontakty. Ak vám príde e-mailom dôležitý kontakt, ktorý chcete zachovať, IHNEĎ si ho prepíšte do svojho bežného adresára, či už v Outlooku, mobilnom telefóne alebo kdekoľvek inde, kde kontakty skladujete, a prijatý e-mail vymažte.
  • Zoznam úloh a kalendár termínov. Inbox nie je dobrým miestom na skladovanie zoznamu úloh, ak na ne nechcete zabudnúť, aj keď informácie o nich dostanete e-mailom. E-maily sú totiž radené chronologicky, ich poradie však nezodpovedá chronologickému poradiu, v akom sa budú udalosti odohrávať (o niektorých sa dozviete mesiac, o iných týždeň vopred). Dôležité stretnutie preto môžete ľahko prehliadnuť. Aj zoznam stretnutí zoradených chronologicky v textovom dokumente je preto lepším riešením, ak z nejakého dôvodu nechcete alebo nemôžete použiť špeciálny program umožňujúci správu úloh, napríklad Outlook.
  • Sklad dokumentov, zaujímavých internetových adries či hesiel. Je prirodzené skladovať dokumenty v poštovom programe, ak vám prídu e-mailom - umožňuje to totiž ich rýchle vyhľadávanie podľa autora. Ak ste si na takýto systém zvykli, zriaďte si aspoň na dokumenty samostatné adresáre v pošte a snažte sa ich aspoň čiastočne triediť. Najmä však myslite na to, že o dáta z e-mailov prídete pri havárii počítača oveľa rýchlejšie, ako keby ste ich uložili do samostatného adresára. Ak je teda dokument skutočne dôležitý, bezpodmienečne si ho hneď po prijatí uložte na iné miesto v počítači.

Ako vytvoriť nový adresár

Okrem štandardných adresárov Doručená pošta, Odoslaná pošta či Kôš si môžete vytvoriť aj ľubovoľné množstvo vlastných, ktoré vám uľahčia neskoršie vyhľadávanie konkrétnych správ.

Pre vytvorenie nového adresára v Outlook Express stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na Lokálne priečinky v ľavom hornom rohu programu a zvoliť Nový adresár. Druhou možnosťou je voľba v menu Súbor - Priečinok - Nový. Kliknutím na tento alebo ľubovoľný iný adresár môžete vytvoriť aj jeho ďalšie podadresáre.

Ako automaticky triediť poštu

Automatické triedenie pošty je užitočné, najmä ak ste prihlásený v e-mailovej diskusnej skupine alebo dostávate množstvo firemných obežníkov. Vtedy môžete program nastaviť tak, aby ich všetky ukladal do zvláštneho adresára - rozozná ich podľa adresy odosielateľa príjemcu (e-mailovej skupiny). Správy sa však dajú triediť aj podľa množstva iných kritérií - napríklad podľa predmetu alebo slov, ktoré obsahujú.

V Outlook Expresse môžete pravidlá pre správy vytvoriť v menu Tools (Nástroje) - Message Rules (Pravidlá pre správy) - Mail (Pošta).

Tu zadajte Nové, v hornej časti okna zvoľte kritériá pre konkrétne pravidlo a v dolnej, čo má program so správou urobiť (napríklad presunúť do konkrétneho priečinka).

Najčítanejšie na SME Tech


Inzercia - Tlačové správy


  1. Základné štandardy práce pre realitné kancelárie
  2. Čím všetkým som si prešla, aby som sa naučila po anglicky
  3. Zabudnite na nové a neekologické PC. Je tu Refurbished!
  4. Volkswagen Arteon je výkladná skriňa technológií
  5. Yeme chce byť výnimočný obchod aj vďaka výnimočným zamestnancom
  6. Lepšie bývať na vidieku, alebo v meste? Hľadali sme výhody
  7. Poznáte pôvod slovenských slov? Otestujte sa
  8. Hyundai H350 je dokonale spoľahlivým partnerom pre biznis
  9. Plavba po Karibiku na luxusnej lodi
  10. Študenti majú na získanie 30 € ešte 20 dní
  1. Nová veľvyslankyňa Turecka na návšteve EU v Bratislave
  2. Prijatie delegácie rektorov ekonomických univerzít z Indonézie
  3. Čím všetkým som si prešla, aby som sa naučila po anglicky
  4. Zabudnite na nové a neekologické PC. Je tu Refurbished!
  5. Základné štandardy práce pre realitné kancelárie
  6. Takmer polovicu porúch šikmých striech spôsobujú zlé doplnky
  7. Lepšie bývať na vidieku, alebo v meste? Hľadali sme výhody
  8. Yeme chce byť výnimočný obchod aj vďaka výnimočným zamestnancom
  9. Ukončil si 1.stupeň vysokoškolského štúdia a chceš pokračovať?
  10. Poznáte pôvod slovenských slov? Otestujte sa
  1. Poznáte pôvod slovenských slov? Otestujte sa 11 583
  2. Plavba po Karibiku na luxusnej lodi 8 443
  3. Lepšie bývať na vidieku, alebo v meste? Hľadali sme výhody 7 181
  4. Desať obľúbených miest v Chorvátsku 6 636
  5. Domácnosť, ktorá šetrí sama? Aj u nás je to už realitou 6 359
  6. Viete, čo kupujete? Ako rozoznať kvalitný chlieb od nekvalitného 5 761
  7. Študenti majú na získanie 30 € ešte 20 dní 5 665
  8. Hyundai H350 je dokonale spoľahlivým partnerom pre biznis 5 115
  9. Yeme chce byť výnimočný obchod aj vďaka výnimočným zamestnancom 3 286
  10. Sendvičová drevostavba v kostýme drevenice 2 778

Hlavné správy zo Sme.sk

SVET

Minúta po minúte: Polícia má meno podozrivého

Útočníkom mal byť len dvadsaťdva ročný Brit s líbyjským pôvodom.

KULTÚRA

Dominik Dán o knižnom trhu: S mafiánskymi praktikami som sa nestretol

Najčítanejší spisovateľ má so slovenskými podnikateľmi zlú skúsenosť.

SVET

Café Európa: Ako dopadne Európa po francúzskych voľbách

Francúzsko má nového proeurópskeho prezidenta.

Neprehliadnite tiež

Antarktída môže byť v budúcnosti zelená, naznačuje štúdia

Rekordné teplotné zmeny v minulom storočí podstatne zrýchlili rast machov.

Umelá inteligencia a laser. Vytvorili múdru hračku pre mačky

Felik chce zabávať zvieratá, ktoré zostali samy doma.

Objavili ďalšie gény inteligencie. Môžu viesť k liekom na zlepšenie IQ

Rovnaké gény súvisia aj s dlhovekosťou a autizmom.

Natiahnuté aj preliačené. Samsung chce displeje ohýbať v dvoch smeroch

Samsung má nápad, ako zmeniť svet zobrazovacích panelov. Dostanú nové vlastnosti.