Podľa autora knihy Tyrania momentu Thomasa Hyllanda Eriksena je naším najväčším problémom, že venujeme svoj čas nie veciam dôležitým, ale veciam súrnym - vyžadujúcim okamžitú pozornosť. Napríklad odpovedáme na e-maily či telefonáty okamžite len preto, že práve dorazili, a potom nám nezostáva čas na zložitejšie a dôležitejšie činnosti, ktoré však nemajú stanovené uzávierky, alebo s ktorými nás práve v tomto momente nikto neobťažuje.
Pomôcť by malo rozdelenie všetkých činností do štyroch skupín:
1. Dôležité a súrne úlohy (odovzdanie týždenného výkazu či seminárnej práce, odpoveď na dopyt zákazníka)
2. Dôležité, ale nie súrne úlohy (práca na strategických dokumentoch, čítanie knihy, štúdium angličtiny)
3. Súrne, ale nie dôležité úlohy (odpoveď na triviálny e-mail od kolegu, čítanie firemných obežníkov, organizácia súkromného večierku)
4. Úlohy, ktoré nie sú súrne ani dôležité (surfovanie po internete, káva s priateľmi).
Subjektívny pocit, že „nestíhame", sa objavuje, keď mrháme časom na aktivity z bodu tri a nestíhame úlohy z druhého. Podľa odborníkov prednášajúcich na kurzoch „časového manažmentu" je pre väčšinu ľudí pochopenie rozdielu medzi súrnymi a dôležitými úlohami kľúčovým krokom k lepšej organizácii práce a zníženiu stresu.
Začať by ste mali tým, že si vyhradíte určitý čas dňa len na „dôležité, ale nie súrne aktivity" - napríklad na štúdium cudzieho jazyka alebo dokumentu či knihy, ktorá nám pomôže dlhodobo zlepšiť svoju prácu. Do týchto úloh sa nemusíte nútiť - stačí, ak si jednoducho vo vyhradenom čase zakážete robiť čokoľvek iné.
Čím viac času človek trávi „dôležitými, ale nie súrnymi úlohami", tým väčšiu má kontrolu nad svojím životom - a tým menej času bude v budúcnosti tráviť len hasením aktuálnych problémov (bod 1).
Znie to napohľad logicky - prečo je potom pre nás vyhradenie času na „málo súrne" úlohy také ťažké? Podľa Stephana Rechtschaffena je príčinou naša závislosť na rýchlom rytme bežného pracovného dňa - aktivít z bodov 1 a 3. „Rytmus moderného života je taký rýchly, že aj keď máme chvíľku voľného času, namiesto relaxu hľadáme aktivity, ktoré nám umožnia rytmus udržať," hovorí Rechtschaffen. Preto v čase oddychu pozeráme televíziu (s rýchlymi strihmi a energiou nabitými reklamami), vyznávame adrenalínové športy, alebo hráme počítačové videohry.
Ak máme zrazu spomaliť, napríklad pri čítaní knihy, cítime sa nesvoji a máme dokonca pocity viny, že „nič nerobíme". Rýchlo sa preto vrátime k vyššiemu tempu, napríklad skontrolujeme nové e-maily, hoci „ničnerobenie" by bolo väčšinou oveľa zmysluplnejšie.
Riešením je uvedomovať si túto pascu životného rytmu, ktorá nás odrádza od dôležitých, ale „pomalých" činností. Podľa psychológov je dobrou pomocou napríklad krátka prestávka po skončení „rýchlych činností" predtým, ako sa začnete venovať niečomu inému. Užitočná môže byť aj pomalá (klasická) hudba či dychové cvičenia, ktorá vás upokoja, aby ste sa mohli na dôležité pomalé práce sústrediť.
(podľa Making the Most of Slow Time, Harvard Management Update)
Ako sa nenechať technológiami okrádať o čas
* Nenechajte si vnútiť technológie, ktoré vám nevyhovujú. Ak sedíte celý deň v kancelárii, nemusíte mať nevyhnutne aj mobil. Ak vás obťažuje priveľa správ v odkazovej schránke, vypnite ju. Nepoužívať e-mail nie je zločin.
* Ak vás technológia necháva čakať, berte to ako príležitosť relaxovať. Využite minúty, keď čakáte s telefónom v ruke na spojenie, na vyloženie nôh na stôl, počas reštartu počítača sa poprechádzajte a pozrite z okna, aké je počasie.
* Informácie získavajte z médií, pri ktorých máte nad ich tokom najväčšiu kontrolu. Napríklad televízne správy obsahujú oveľa menej informácií, ako získate za rovnaký čas z novín; v porovnaní s novinami vám zasa internet umožní zamerať sa len na oblasti, ktoré vás skutočne zaujímajú.
* Zmierte sa s tým, že nikdy nemôžete pred rozhodnutím nazbierať všetky informácie o téme, ktoré sú k dispozícii - menej je niekedy viac.
* Nenechajte si od technológií vnútiť čas komunikácie. Vypnite ohlasovanie nových e-mailov, ignorujte správy cez instant messaging, ak vás zastihnú uprostred inej činnosti.
* Uvedomte si, že váš čas je drahý. Ak mesačne zarábate 20-tisíc, hodina vášho času má hodnotu 120 korún. Ak vám niekto každý deň pošle dva bezvýznamné e-maily alebo vtipy, ktoré si musíte hoci len za minútu preletieť a vymazať, je to, ako keby vám z peňaženky každý mesiac zobral 80 korún. Myslite na to aj pri rozosielaní e-mailov iným.
Ako šetriť čas pri e-mailoch
* Ak to nie je nevyhnutné, nekontrolujte si nové e-maily po celý deň, ale vyhraďte si na to len presné časy dvakrát či trikrát denne. Ak pracujete na niečom dôležitom, e-mailový program zatvorte, aby vás nerozptyľovali myšlienky na to, „kto mi asi píše".
* Píšte čo najstručnejšie a dávajte e-mailom presné nadpisy. E-mail nie je literárne dielo, v závislosti od kontextu môžete často pokojne vynechávať úvodné pozdravy aj podpis.
* Vyhýbajte sa funkcii „Odpovedať všetkým". Jednotlivo pridajte len takých príjemcov, ktorí skutočne nevyhnutne potrebujú poznať odpoveď.
* Pri odpovedi alebo preposielaní e-mailu z neho vymažte všetko, čo v ňom nevyhnutne nemusí zostať pre správne pochopenie textu - teda nesúvisiace časti textu, podpis pôvodného autora, „právnické upozornenia" či informáciu o kontrole správy antivírusom.
* Zriaďte si samostatnú e-mailovú schránku na súkromnú poštu, ktorú oddeľte od pracovnej. Môžete si ju naďalej čítať aj v práci, nechajte si ju však ukladať do samostatného priečinku.
Ako šetriť čas vo firmách
* Zaveďte firemnú kultúru, v rámci ktorej bude v poriadku neodpovedať na e-maily okamžite. Zamestnancov odbremeníte od nutnosti neustále odbiehať k pošte a budú sa môcť viac venovať náročnejšej práci.
* Nerozposielajte obežníky e-mailom - namiesto toho ich umiestňujte na intranet, kde si ich zamestnanci sami prečítajú, keď budú mať čas (napríklad raz denne, keď prvýkrát otvoria internetový prehliadač). Otestujte však intranet tak, že jeho používanie bude pre zamestnancov skutočne jednoduché a pohodlné.
* Zriaďte špeciálny e-mailový distribučný list (trebárs zabava@firma.sk), kam možno rozposielať napríklad vtipy a obrázky, ktoré sú na slovenských pracoviskách stále mimoriadne populárne, nesúvisia však s prácou. Prihlásiť sa doň môže dobrovoľne ktorýkoľvek zamestnanec, rozposielanie takéhoto obsahu na bežné adresy však bude zakázané. Vysvetlite zamestnancom, ako si môžu takúto poštu filtrovať do zvláštneho priečinka, aby ju mohli využiť na rozpýlenie, keď budú mať chvíľu voľna, ale nemiešala sa im medzi správy od zákazníkov a neodpútavala ich od práce.
* Na svojej webovej stránke zriaďte sekciu odpovedí na najčastejšie otázky návštevníkov. Ušetríte množstvo času svojim zákazníkom aj vlastným zamestnancom, ktorí nebudú musieť odpovedať na otázky telefonicky a e-mailom.
