Existuje jednoduché kritérium na určenie, nakoľko profesionálne pracujete s e-mailom: počet správ nachádzajúcich sa v hlavnom adresári vášho poštového programu, v Doručenej pošty (Inboxe). Čím menej, tým lepšie. Ak máte v Inboxe toľko správ, že ich nevidíte všetky naraz a musíte sa kvôli starším posúvať nižšie, máte vážny problém s efektivitou vašej práce. Inbox má totiž slúžiť len na čítanie správ a všetky by ste mali po prečítaní presunúť tam, kam patria (do adresárov typu Archív, Odpísať, Pozvánky, Koš a podobne...), inak budú zbytočne znova priťahovať vašu pozornosť
Tu sú štyri pravidlá, ktoré vám môžu pomôcť udržať Inbox čistý.
1. Ak nový e-mail vyžaduje menej ako minútu vášho času, odpovedzte naň a hneď ho odstráňte z prijatej pošty.
2. Ak e-mail nevyžaduje odpoveď, ale obsahuje dôležitú informáciu, skopírujte ju hneď tam, kam patrí (napríklad do zoznamu vašich úloh alebo kalendára), alebo e-mail presuňte do vhodného archívneho adresára v e-mailovom programe (napr. Pozvánky) - v žiadnom prípade neskladujte informácie v Prijatej pošte.
3. Ak odpoveď na správu nie je súrna, ale vyžaduje viac času, presuňte správu do špeciálneho adresára "odpovedať" alebo označte vlajočkou s farbou, ktorú si určíte. Všetky takéto správy potom vybavte naraz v stanovenom čase, vždy ráno alebo po skončení pracovného dňa.
4. Ak odpoveď nie je nevyhnutná, ale dúfate, že raz budete mať viac času a predsa len ju napíšete, prestaňte sám sebe klamať a správu zmažte - viac času už mať nebudete a správa bude zbytočne odpútavať vašu pozornosť. Ak ju naozaj zmazať nechcete, urobte si na takéto e-maily adresár typu "Odpísať - nie súrne".
Autor: tb