Ako zvládnuť záplavu e-mailov?

Všetci sme už počuli o výhodách e-mailu. Je zadarmo, je rýchly, jednoducho sa používa. Menej sa však už hovorí o nevýhodách, napríklad: je zadarmo, je rýchly a jednoducho sa používa.

"Pred e-mailom to bol odosielateľ, kto sa musel s listom otravovať - napísať ho, nalepiť známku, odoslať, to predstavovalo kopu roboty, navyše čím viac bolo prijímateľov, tým bola komunikácia drahšia," hovorí Stever Robins z konzultačnej firmy Leadership Decisionworks. "Vďaka e-mailu sa však už akýkoľvek malý impulz v mozgu môže stať podnetom na komunikáciu a aj ten najmizernejší nápad môže vyzerať ako hlboká myšlienka, ktorú okamžite vypálime do sveta. Výsledok: naše preplnené schránky s elektronickou poštou."

Robins v najnovšom čísle časopisu Working Knowledge presviedča, že jediným spôsobom, ako dlhodobo narastajúce množstvo elektronickej pošty zvládnuť, je vrátiť časť záťaže spojenej s jej vybavovaním späť odosielateľom.

Ponúka preto užitočné rady, ako s prijatými správami nakladať a ako vychovávať ľudí, ktorí vám píšu - a, samozrejme, ako ísť sám príkladom a písať e-maily tak, aby ste vy sami ostatných ľudí zbytočne neokrádali o čas.

Ako správne posielať e-maily
Odolajte pokušeniu kontrolovať nové e-maily vždy, keď ste v blízkosti počítača.
ILUSTRAČNÉ FOTO - ARCHÍV

1. Predmet: zhrnutie namiesto popisu

Ak nepoužívate e-mail prvý deň, mali by ste už vedieť, že predmet e-mailu nesmie byť "Ahoj" alebo "Správa od X.Y." Dobrý nadpis e-mailu však nie je ani "Rozhodnutie o zákazníkovi X" alebo "kam pôjdeme cez víkend". Predmet by totiž nemal len uviesť, o čom je e-mail, ale mala by v ňom byť zhrnutá jeho podstata - vaše rozhodnutie či najdôležitejšia informácia. Použite teda "Navrhujem Balaton" namiesto "Kam na dovolenku" a "Dohodnime sa na 16.00 h" namiesto "Čas stretnutia".

2. Zopakujte kontext správy

Keď píšete e-mail, ste zväčša hlboko ponorení v myšlienkach na jednu vec. Prijímateľ vašej správy bude tiež hlboko ponorený v myšlienkach, ale na niečo úplne iné. Málokedy je preto rozumné odpovedať len v štýle "Súhlasím so všetkým" bez toho, aby ste uviedli, s čím súhlasíte.

Najjednoduchším riešením je citovať časť pôvodného e-mailu - to však robte len vtedy, keď skutočne stačí citovať dva či tri riadky pôvodnej správy (ostatné vymažte!). Ak odcitujete celú pôvodnú správu, mnoho odsekov či strán, kradnete príjemcovi množstvo času, hoci vás by dopísanie pár slov o tom, na čo vlastne odpovedáte, stálo len pár sekúnd.

3. Spomeňte každého príjemcu v tele správy

Čím menej príjemcov má správa, tým lepšie. Ak už ju musíte posielať viacerým, každého osobitne spomeňte a jasne napíšte, čo od neho očakávate a prečo mu správu posielate. Napríklad: "Posielam novú verziu záverečnej správy. Od marketingu čakám pripomienky, Andrej a Zuzana si ju naštudujú, aby boli pripravení na prezentáciu." Samozrejme, ešte lepšie je poslať dokument každému príjemcovi osobitne - vtedy mu každý bude venovať oveľa väčšiu pozornosť.

4. Jedna myšlienka - jeden e-mail

Ak debatujete s kolegom o novom projekte, zároveň sa s ním chcete dohodnúť na spoločnom obede a ešte si s ním aj vymeniť klebety o kolegyni, napíšte tri e-maily, nie jeden. Je to nevyhnutné najmä vtedy, ak je niektorá z tém zložitejšia ako iné, alebo jej pripisujete odlišnú dôležitosť. Príjemca bude mať lepší prehľad o tom, čo má ešte vybaviť, a na jednoduché otázky dostanete odpovede skôr.

5. Spájajte správy do jednej

Niekedy je, naopak, potrebný opačný postup. Ak vám niekto zašle zadanie, a neskôr ešte päť ďalších otázok k tej istej téme, na ktoré si spomenul neskôr, pozbierajte všetky myšlienky do jedného dokumentu a odpovedzte spolu. Ak je otázok priveľa, nebojte sa zdvihnúť telefón a vybaviť vec priamo, v porovnaní s vypisovaním do e-mailu určite ušetríte kopu času.

6. Upravujte správy predtým, než ich prepošlete ďalej

Jednoduché, ale často ignorované pravidlo - ak preposielate (forwardujete) cudziu správu niekomu ďalšiemu, vždy si ju dôkladne prečítajte a vymažte z nej všetko nepotrebné - najmä e-mailové adresy iných príjemcov a všetko, čo odosielateľ adresoval len vám.

7. Všímajte si, ako kto na správy reaguje

Niektorí ľudia sú zavalení množstvom správ a niektoré ignorujú, iní si ich sťahujú len večer, ale nakoniec vždy odpovedia. Všímajte si zvyky vašich e-mailových partnerov a prispôsobujte sa im, a ak máte niečo súrne, zdvihnite radšej telefón. Nikdy automaticky neočakávajte, že na e-mail dostanete hneď odpoveď, a nepovažujte to za neslušnosť - príčin môže byť množstvo a žiadna sa pravdepodobne netýka vás osobne.

Ako čítať e-maily

1. Sťažujte sa a chváľte

Ak vám niekto pošle e-mail, ktorý vás nezaujíma, napíšte mu to. Ak niekto píše e-maily príliš zdĺhavé a nedokáže hlavnú myšlienku vyjadriť hneď v prvom odseku, požiadajte ho, aby bol stručnejší. Veci sa samy od seba nezlepšia - teraz sa vám zdá, že vymazať nepotrebnú správu je rýchlejšie ako písať autorovi, z dlhodobého hľadiska sa to však určite vyplatí.

Takisto sa nebojte hoci i jedným slovom poďakovať za zaujímavú správu, ktorú dostanete. Ľudia sa tak rýchlo naučia, čo je pre vás relevantné, a informačná hodnota prijatých e-mailov výrazne stúpne.

2. Odpovedajte stručne

Nenechajte sa zatiahnuť do dlhých konverzácií len preto, že ich niekto iný začal. Pokojne odpovedzte na mnohostránkový návrh trebárs len slovami "dobrý nápad". Ľudia sa tak naučia neočakávať od vás dlhé odpovede a vy budete môcť ďalej postupovať tak, ako vám to vyhovuje: doplniť dlhšiu odpoveď neskôr, alebo vec vybaviť iným spôsobom. E-mail totiž nie je ideálny na dlhé vybavovačky - mnohé veci by ste pri osobnom stretnutí alebo telefonicky vyriešili efektívnejšie, pretože väčšina z nás rozpráva rýchlejšie (a prirodzenejšie), ako píše na počítači.

3. Nečítajte poštu stále

Ak dostanete nový e-mail a v priebehu minúty naň odpoviete, v skutočnosti ste stratili dve minúty, tvrdia psychológia. Ďalšiu minútu vám totiž bude trvať, kým sa opäť naplno sústredíte na činnosť, ktorú ste robili predtým, ako vás pošta vyrušila. Ideálne je preto stanoviť si povedzme tri časy v priebehu dňa, kedy zapnete poštový program, prečítate všetky nové e-maily a odpoviete na tie, ktoré treba.

4. Zbavte sa nahromadených správ

Ak sa stále neviete zbaviť kopy správ v priečinku Doručená pošta, zoberte pero a papier a vypíšte si z každej správy, čo musíte kvôli nej urobiť - komu zavolať či napísať, alebo aké informácie zohnať. Potom ju vymažte. Nikdy neskladujte v prijatej pošte správy ani preto, že sú v nich dôležité informácie - uložte si informácie tam, kam patria, alebo si na takéto správy vytvorte v poštovom programe aspoň zvláštny adresár, trebárs Archív alebo Dokumenty. Ak máte množstvo starej pošty, ktorej vybavenie stále odkladáte, odpracte si ju do zvláštneho priečinka "Odpovedať".

5. Odpovedajte neskôr

Je množstvo e-mailových debát, ktoré sú príjemné, ale nie súrne (trebárs s vašimi kamarátmi žijúcimi v zahraničí). Napíšte odpoveď ihneď, ale odošlite ju až o niekoľko dní, takto sa vyhnete zavaleniu správami od ľudí, ktorí majú viac voľného času, ako vy. (Aj v Outlooku je možné nastaviť automatické neskoršie odoslanie správy.)

6. Ignorujte poštu

Ak sa nedá inak, môžete niektoré e-maily aj ignorovať - samozrejme nie od svojich zákazníkov alebo tie s nepríjemnými úlohami, ale také, s ktorými si autor nedal veľa práce a motiváciou k ich napísaniu bola skôr lenivosť alebo pohodlnosť, ako nevyhnutnosť.

7. Nechávajte si za e-maily platiť

Niekoľko šéfov veľkých firiem už zaviedlo prax, že všetci podriadení im musia za každý e-mail, ktorý im pošlú, zaplatiť trebárs sto korún z rozpočtu svojho oddelenia. Výsledky tejto drastickej metódy sú vraj fantastické - šéfovia prestali byť preťažení správami a podriadení sa naučili riešiť viac problémov samostatne.

Najčítanejšie na SME Tech


Inzercia - Tlačové správy


  1. Už ste niekedy jedli v garáži? Tá v Trenčíne stojí za to
  2. Staré Dobré Mexiko: Už vieme prečo východniari chvália Šariš
  3. Objavte netušené možnosti nových firemných kreditných kariet
  4. Najväčšie first moment zľavy končia vo februári
  5. Boj s podvodníkmi stáčajúcimi odometre stojí bazáre státisíce
  6. Bezpečné a prestížne bývanie v Bratislave s novým symbolom mesta
  7. Prečo majú Slováci stále radšej hypotéku ako prenájom?
  8. Jarné prázdniny pri mori?
  9. Klasickým gastrolístkom konkuruje už aj nová stravovacia karta
  10. Ceny bytov vo veľkých mestách prekonali historický rekord
  1. Už ste niekedy jedli v garáži? Tá v Trenčíne stojí za to
  2. Staré Dobré Mexiko: Už vieme prečo východniari chvália Šariš
  3. Dokázali by ste nakúpiť so zavretými očami?
  4. Objavte netušené možnosti nových firemných kreditných kariet
  5. Stanovisko Klubu pre Bratislavu k zákazu hazardu v Bratislave
  6. Najväčšie first moment zľavy končia vo februári
  7. Mesto Medzev v Charte európskych vidieckych obcí
  8. Valentínska nálada v Poluse pokračuje
  9. M.Borguľa vyzýva veľvyslanca USA k urýchlenému odstráneniu plota
  10. Ušetrite s hypotékou viac ako 1 200 eur
  1. Prečo majú Slováci stále radšej hypotéku ako prenájom? 17 577
  2. Boj s podvodníkmi stáčajúcimi odometre stojí bazáre státisíce 10 344
  3. Ceny bytov vo veľkých mestách prekonali historický rekord 6 985
  4. Klasickým gastrolístkom konkuruje už aj nová stravovacia karta 6 288
  5. Bezpečné a prestížne bývanie v Bratislave s novým symbolom mesta 5 652
  6. Najväčšie first moment zľavy končia vo februári 4 748
  7. Jarné prázdniny pri mori? 4 573
  8. Jeden z najkrajších interiérov má Meridiana v Prievidzi 4 080
  9. Staré Dobré Mexiko: Už vieme prečo východniari chvália Šariš 3 502
  10. Fakulta manažmentu prepája štúdium a prax cez ďalšie strediská 3 415

Hlavné správy zo Sme.sk

PLUS

Trpeli vojaci i rodičia. O šikane na vojenčine vedel aj Husák

Bitie opaskom, fackovanie, šliapanie na chrbát, ponižovanie. To bola realita Československej ľudovej armády.

ŠPORT

Drastický šport. Prečo Slovenky nezískali medailu

Velez-Zuzulová aj Vlhová jazdia výborne.

KOMENTÁRE

A zasa sa musíme báť plotov, čo v nás vyrastú

Na obrazovkách denne vídame tupírovaný preparát pseudospasiteľa.

PLUS

Varenie v stredoveku? Kaviár prasatám, miesto vody víno

Páv chrlil oheň a mäsové guľky vyzerali ako pomaranče.

Neprehliadnite tiež

Aj Dell vie vyrobiť monitor pre náročného hráča (test Dell S2716DG)

Má maximálne plynulý obraz v hrách, no využijete ho jedine s výkonnými grafickými kartami od Nvidie.

Štyri hry, ktoré vám spríjemnia víkend

Od plánovania hromadnej dopravy cez magické dobrodružstvo, ničenie áut, až po krvavú akciu.

Je kráľ YouTubu fašista, alebo mu médiá nerozumejú?

Felixa Kjellberga sleduje viac ako 50 miliónov ľudí. Teraz ho obvinili, že šíri nenávisť.

Biológovia objavili v mexickej jaskyni mikróby staré 50-tisíc rokov

Podľa vedkyne sú dané mikróby ako stroje času.


Už ste čítali?

Domov NajnovšieNajčítanejšieDesktop