Ako zvládnuť záplavu e-mailov?

Všetci sme už počuli o výhodách e-mailu. Je zadarmo, je rýchly, jednoducho sa používa. Menej sa však už hovorí o nevýhodách, napríklad: je zadarmo, je rýchly a jednoducho sa používa.

"Pred e-mailom to bol odosielateľ, kto sa musel s listom otravovať - napísať ho, nalepiť známku, odoslať, to predstavovalo kopu roboty, navyše čím viac bolo prijímateľov, tým bola komunikácia drahšia," hovorí Stever Robins z konzultačnej firmy Leadership Decisionworks. "Vďaka e-mailu sa však už akýkoľvek malý impulz v mozgu môže stať podnetom na komunikáciu a aj ten najmizernejší nápad môže vyzerať ako hlboká myšlienka, ktorú okamžite vypálime do sveta. Výsledok: naše preplnené schránky s elektronickou poštou."

Robins v najnovšom čísle časopisu Working Knowledge presviedča, že jediným spôsobom, ako dlhodobo narastajúce množstvo elektronickej pošty zvládnuť, je vrátiť časť záťaže spojenej s jej vybavovaním späť odosielateľom.

Ponúka preto užitočné rady, ako s prijatými správami nakladať a ako vychovávať ľudí, ktorí vám píšu - a, samozrejme, ako ísť sám príkladom a písať e-maily tak, aby ste vy sami ostatných ľudí zbytočne neokrádali o čas.

Ako správne posielať e-maily
Odolajte pokušeniu kontrolovať nové e-maily vždy, keď ste v blízkosti počítača.
ILUSTRAČNÉ FOTO - ARCHÍV

1. Predmet: zhrnutie namiesto popisu

Ak nepoužívate e-mail prvý deň, mali by ste už vedieť, že predmet e-mailu nesmie byť "Ahoj" alebo "Správa od X.Y." Dobrý nadpis e-mailu však nie je ani "Rozhodnutie o zákazníkovi X" alebo "kam pôjdeme cez víkend". Predmet by totiž nemal len uviesť, o čom je e-mail, ale mala by v ňom byť zhrnutá jeho podstata - vaše rozhodnutie či najdôležitejšia informácia. Použite teda "Navrhujem Balaton" namiesto "Kam na dovolenku" a "Dohodnime sa na 16.00 h" namiesto "Čas stretnutia".

2. Zopakujte kontext správy

Keď píšete e-mail, ste zväčša hlboko ponorení v myšlienkach na jednu vec. Prijímateľ vašej správy bude tiež hlboko ponorený v myšlienkach, ale na niečo úplne iné. Málokedy je preto rozumné odpovedať len v štýle "Súhlasím so všetkým" bez toho, aby ste uviedli, s čím súhlasíte.

Najjednoduchším riešením je citovať časť pôvodného e-mailu - to však robte len vtedy, keď skutočne stačí citovať dva či tri riadky pôvodnej správy (ostatné vymažte!). Ak odcitujete celú pôvodnú správu, mnoho odsekov či strán, kradnete príjemcovi množstvo času, hoci vás by dopísanie pár slov o tom, na čo vlastne odpovedáte, stálo len pár sekúnd.

3. Spomeňte každého príjemcu v tele správy

Čím menej príjemcov má správa, tým lepšie. Ak už ju musíte posielať viacerým, každého osobitne spomeňte a jasne napíšte, čo od neho očakávate a prečo mu správu posielate. Napríklad: "Posielam novú verziu záverečnej správy. Od marketingu čakám pripomienky, Andrej a Zuzana si ju naštudujú, aby boli pripravení na prezentáciu." Samozrejme, ešte lepšie je poslať dokument každému príjemcovi osobitne - vtedy mu každý bude venovať oveľa väčšiu pozornosť.

4. Jedna myšlienka - jeden e-mail

Ak debatujete s kolegom o novom projekte, zároveň sa s ním chcete dohodnúť na spoločnom obede a ešte si s ním aj vymeniť klebety o kolegyni, napíšte tri e-maily, nie jeden. Je to nevyhnutné najmä vtedy, ak je niektorá z tém zložitejšia ako iné, alebo jej pripisujete odlišnú dôležitosť. Príjemca bude mať lepší prehľad o tom, čo má ešte vybaviť, a na jednoduché otázky dostanete odpovede skôr.

5. Spájajte správy do jednej

Niekedy je, naopak, potrebný opačný postup. Ak vám niekto zašle zadanie, a neskôr ešte päť ďalších otázok k tej istej téme, na ktoré si spomenul neskôr, pozbierajte všetky myšlienky do jedného dokumentu a odpovedzte spolu. Ak je otázok priveľa, nebojte sa zdvihnúť telefón a vybaviť vec priamo, v porovnaní s vypisovaním do e-mailu určite ušetríte kopu času.

6. Upravujte správy predtým, než ich prepošlete ďalej

Jednoduché, ale často ignorované pravidlo - ak preposielate (forwardujete) cudziu správu niekomu ďalšiemu, vždy si ju dôkladne prečítajte a vymažte z nej všetko nepotrebné - najmä e-mailové adresy iných príjemcov a všetko, čo odosielateľ adresoval len vám.

7. Všímajte si, ako kto na správy reaguje

Niektorí ľudia sú zavalení množstvom správ a niektoré ignorujú, iní si ich sťahujú len večer, ale nakoniec vždy odpovedia. Všímajte si zvyky vašich e-mailových partnerov a prispôsobujte sa im, a ak máte niečo súrne, zdvihnite radšej telefón. Nikdy automaticky neočakávajte, že na e-mail dostanete hneď odpoveď, a nepovažujte to za neslušnosť - príčin môže byť množstvo a žiadna sa pravdepodobne netýka vás osobne.

Ako čítať e-maily

1. Sťažujte sa a chváľte

Ak vám niekto pošle e-mail, ktorý vás nezaujíma, napíšte mu to. Ak niekto píše e-maily príliš zdĺhavé a nedokáže hlavnú myšlienku vyjadriť hneď v prvom odseku, požiadajte ho, aby bol stručnejší. Veci sa samy od seba nezlepšia - teraz sa vám zdá, že vymazať nepotrebnú správu je rýchlejšie ako písať autorovi, z dlhodobého hľadiska sa to však určite vyplatí.

Takisto sa nebojte hoci i jedným slovom poďakovať za zaujímavú správu, ktorú dostanete. Ľudia sa tak rýchlo naučia, čo je pre vás relevantné, a informačná hodnota prijatých e-mailov výrazne stúpne.

2. Odpovedajte stručne

Nenechajte sa zatiahnuť do dlhých konverzácií len preto, že ich niekto iný začal. Pokojne odpovedzte na mnohostránkový návrh trebárs len slovami "dobrý nápad". Ľudia sa tak naučia neočakávať od vás dlhé odpovede a vy budete môcť ďalej postupovať tak, ako vám to vyhovuje: doplniť dlhšiu odpoveď neskôr, alebo vec vybaviť iným spôsobom. E-mail totiž nie je ideálny na dlhé vybavovačky - mnohé veci by ste pri osobnom stretnutí alebo telefonicky vyriešili efektívnejšie, pretože väčšina z nás rozpráva rýchlejšie (a prirodzenejšie), ako píše na počítači.

3. Nečítajte poštu stále

Ak dostanete nový e-mail a v priebehu minúty naň odpoviete, v skutočnosti ste stratili dve minúty, tvrdia psychológia. Ďalšiu minútu vám totiž bude trvať, kým sa opäť naplno sústredíte na činnosť, ktorú ste robili predtým, ako vás pošta vyrušila. Ideálne je preto stanoviť si povedzme tri časy v priebehu dňa, kedy zapnete poštový program, prečítate všetky nové e-maily a odpoviete na tie, ktoré treba.

4. Zbavte sa nahromadených správ

Ak sa stále neviete zbaviť kopy správ v priečinku Doručená pošta, zoberte pero a papier a vypíšte si z každej správy, čo musíte kvôli nej urobiť - komu zavolať či napísať, alebo aké informácie zohnať. Potom ju vymažte. Nikdy neskladujte v prijatej pošte správy ani preto, že sú v nich dôležité informácie - uložte si informácie tam, kam patria, alebo si na takéto správy vytvorte v poštovom programe aspoň zvláštny adresár, trebárs Archív alebo Dokumenty. Ak máte množstvo starej pošty, ktorej vybavenie stále odkladáte, odpracte si ju do zvláštneho priečinka "Odpovedať".

5. Odpovedajte neskôr

Je množstvo e-mailových debát, ktoré sú príjemné, ale nie súrne (trebárs s vašimi kamarátmi žijúcimi v zahraničí). Napíšte odpoveď ihneď, ale odošlite ju až o niekoľko dní, takto sa vyhnete zavaleniu správami od ľudí, ktorí majú viac voľného času, ako vy. (Aj v Outlooku je možné nastaviť automatické neskoršie odoslanie správy.)

6. Ignorujte poštu

Ak sa nedá inak, môžete niektoré e-maily aj ignorovať - samozrejme nie od svojich zákazníkov alebo tie s nepríjemnými úlohami, ale také, s ktorými si autor nedal veľa práce a motiváciou k ich napísaniu bola skôr lenivosť alebo pohodlnosť, ako nevyhnutnosť.

7. Nechávajte si za e-maily platiť

Niekoľko šéfov veľkých firiem už zaviedlo prax, že všetci podriadení im musia za každý e-mail, ktorý im pošlú, zaplatiť trebárs sto korún z rozpočtu svojho oddelenia. Výsledky tejto drastickej metódy sú vraj fantastické - šéfovia prestali byť preťažení správami a podriadení sa naučili riešiť viac problémov samostatne.

Najčítanejšie na SME Tech


Inzercia - Tlačové správy


  1. Táto dvojica stojí za zrodom slovenského internetu. Ako začínal?
  2. 14 tipov na exotickú dovolenku, ktorú si môžete dovoliť (aj vy)
  3. Štatutári, máte už prístup k elektronickej schránke?
  4. Zabudnite na nové a neekologické PC. Je tu Refurbished!
  5. Volkswagen Arteon je výkladná skriňa technológií
  6. Yeme chce byť výnimočný obchod aj vďaka výnimočným zamestnancom
  7. Lepšie bývať na vidieku, alebo v meste? Hľadali sme výhody
  8. Poznáte pôvod slovenských slov? Otestujte sa
  9. Plavba po Karibiku na luxusnej lodi
  10. Hyundai H350 je dokonale spoľahlivým partnerom pre biznis
  1. Táto dvojica stojí za zrodom slovenského internetu. Ako začínal?
  2. Aj vy môžete mať pekný trávnik, poradí vám expert
  3. Výrobky, ktoré chutia a voňajú ako z domácej zabíjačky
  4. 14 tipov na exotickú dovolenku, ktorú si môžete dovoliť (aj vy)
  5. Profesionálne sa predaj nehnuteľností dá robiť jedine exkluzívne
  6. HÝBSA Slovensko odštartovalo turné po Slovensku. Buďte pri tom!
  7. Každý štvrtý 70-tnik na Slovensku má cukrovku, pribúdajú mladší
  8. 5 hviezdičkové apartmány priamo na pobreží - Dubrovník
  9. Stavba domu na kľúč – úspora času aj financií
  10. Štatutári, máte už prístup k elektronickej schránke?
  1. Poznáte pôvod slovenských slov? Otestujte sa 16 801
  2. Táto dvojica stojí za zrodom slovenského internetu. Ako začínal? 14 520
  3. 14 tipov na exotickú dovolenku, ktorú si môžete dovoliť (aj vy) 11 677
  4. Lepšie bývať na vidieku, alebo v meste? Hľadali sme výhody 11 669
  5. Volkswagen Arteon je výkladná skriňa technológií 7 385
  6. Yeme chce byť výnimočný obchod aj vďaka výnimočným zamestnancom 6 605
  7. Čím všetkým som si prešla, aby som sa naučila po anglicky 6 399
  8. Zabudnite na nové a neekologické PC. Je tu Refurbished! 5 554
  9. Plavba po Karibiku na luxusnej lodi 4 078
  10. Hyundai H350 je dokonale spoľahlivým partnerom pre biznis 3 902

Hlavné správy zo Sme.sk

ŠPORT

Čo sa deje v hokeji? Je to divadlo, vinníkmi sme všetci, tvrdí Graňák

Zlá skúsenosť s Cígerom a Švehlom mohla odradiť hráčov z NHL od štartu na majstrovstvách sveta, hovorí skúsený obranca.

KULTÚRA

Iva Bittová: Nemôžem si dovoliť strácať čas a báť sa

Česká speváčka žije v USA. Koncertuje u nás so skupinou Čikori.

TECH

Vedci sú na stope tajomstvu DNA

Vďaka úžasnému technologickému vývoju vznikajú nové vedné odbory.

TECH

Na čom hrať hry? Na PC či konzolách?

Porovnávať má zmysel hlavne produkty najväčších hráčov na trhu.

Neprehliadnite tiež

Drobné prepeličky môžu pomáhať v boji proti rakovine

Vedecký výskum na zvieratách vždy bol a aj bude otázkou rôznych názorov. Výskum na vtáčích vajciach a embryách však prináša nové rozmery.

Vedci sú na stope tajomstvu DNA

Vďaka úžasnému technologickému vývoju vznikajú nové vedné odbory. Jedným z nich je aj bioinformatika.

TECH_FM

Odhalili, prečo sú veľryby také obrovské

Gigantizmus veľrýb bol dlho záhadou. Už nie je.

Vzdali sa ropy, ponúknu tenisky z morských rias

Nerozpadnú sa po jednom daždi, nový materiál je určený na štandardné použitie.