SME

Kde robíte chybu, ak nestíhate

Podľa autora knihy Tyrania momentu Thomasa Hyllanda Eriksena je naším najväčším problémom, že venujeme svoj čas nie veciam dôležitým, ale veciam súrnym - vyžadujúcim okamžitú pozornosť. Napríklad odpovedáme na e-maily či telefonáty okamžite len preto, ..

Podľa autora knihy Tyrania momentu Thomasa Hyllanda Eriksena je naším najväčším problémom, že venujeme svoj čas nie veciam dôležitým, ale veciam súrnym - vyžadujúcim okamžitú pozornosť. Napríklad odpovedáme na e-maily či telefonáty okamžite len preto, že práve dorazili, a potom nám nezostáva čas na zložitejšie a dôležitejšie činnosti, ktoré však nemajú stanovené uzávierky, alebo s ktorými nás práve v tomto momente nikto neobťažuje.

SkryťVypnúť reklamu
Článok pokračuje pod video reklamou
SkryťVypnúť reklamu
Článok pokračuje pod video reklamou

Pomôcť by malo rozdelenie všetkých činností do štyroch skupín:

1. Dôležité a súrne úlohy (odovzdanie týždenného výkazu či seminárnej práce, odpoveď na dopyt zákazníka)

SkryťVypnúť reklamu

2. Dôležité, ale nie súrne úlohy (práca na strategických dokumentoch, čítanie knihy, štúdium angličtiny)

3. Súrne, ale nie dôležité úlohy (odpoveď na triviálny e-mail od kolegu, čítanie firemných obežníkov, organizácia súkromného večierku)

4. Úlohy, ktoré nie sú súrne ani dôležité (surfovanie po internete, káva s priateľmi).

Subjektívny pocit, že „nestíhame", sa objavuje, keď mrháme časom na aktivity z bodu tri a nestíhame úlohy z druhého. Podľa odborníkov prednášajúcich na kurzoch „časového manažmentu" je pre väčšinu ľudí pochopenie rozdielu medzi súrnymi a dôležitými úlohami kľúčovým krokom k lepšej organizácii práce a zníženiu stresu.

Začať by ste mali tým, že si vyhradíte určitý čas dňa len na „dôležité, ale nie súrne aktivity" - napríklad na štúdium cudzieho jazyka alebo dokumentu či knihy, ktorá nám pomôže dlhodobo zlepšiť svoju prácu. Do týchto úloh sa nemusíte nútiť - stačí, ak si jednoducho vo vyhradenom čase zakážete robiť čokoľvek iné.

SkryťVypnúť reklamu

Čím viac času človek trávi „dôležitými, ale nie súrnymi úlohami", tým väčšiu má kontrolu nad svojím životom - a tým menej času bude v budúcnosti tráviť len hasením aktuálnych problémov (bod 1).

Znie to napohľad logicky - prečo je potom pre nás vyhradenie času na „málo súrne" úlohy také ťažké? Podľa Stephana Rechtschaffena je príčinou naša závislosť na rýchlom rytme bežného pracovného dňa - aktivít z bodov 1 a 3. „Rytmus moderného života je taký rýchly, že aj keď máme chvíľku voľného času, namiesto relaxu hľadáme aktivity, ktoré nám umožnia rytmus udržať," hovorí Rechtschaffen. Preto v čase oddychu pozeráme televíziu (s rýchlymi strihmi a energiou nabitými reklamami), vyznávame adrenalínové športy, alebo hráme počítačové videohry.

SkryťVypnúť reklamu

Ak máme zrazu spomaliť, napríklad pri čítaní knihy, cítime sa nesvoji a máme dokonca pocity viny, že „nič nerobíme". Rýchlo sa preto vrátime k vyššiemu tempu, napríklad skontrolujeme nové e-maily, hoci „ničnerobenie" by bolo väčšinou oveľa zmysluplnejšie.

Riešením je uvedomovať si túto pascu životného rytmu, ktorá nás odrádza od dôležitých, ale „pomalých" činností. Podľa psychológov je dobrou pomocou napríklad krátka prestávka po skončení „rýchlych činností" predtým, ako sa začnete venovať niečomu inému. Užitočná môže byť aj pomalá (klasická) hudba či dychové cvičenia, ktorá vás upokoja, aby ste sa mohli na dôležité pomalé práce sústrediť.

(podľa Making the Most of Slow Time, Harvard Management Update)

Ako sa nenechať technológiami okrádať o čas

SkryťVypnúť reklamu

*  Nenechajte si vnútiť technológie, ktoré vám nevyhovujú. Ak sedíte celý deň v kancelárii, nemusíte mať nevyhnutne aj mobil. Ak vás obťažuje priveľa správ v odkazovej schránke, vypnite ju. Nepoužívať e-mail nie je zločin.

* Ak vás technológia necháva čakať, berte to ako príležitosť relaxovať. Využite minúty, keď čakáte s telefónom v ruke na spojenie, na vyloženie nôh na stôl, počas reštartu počítača sa poprechádzajte a pozrite z okna, aké je počasie.

* Informácie získavajte z médií, pri ktorých máte nad ich tokom najväčšiu kontrolu. Napríklad televízne správy obsahujú oveľa menej informácií, ako získate za rovnaký čas z novín; v porovnaní s novinami vám zasa internet umožní zamerať sa len na oblasti, ktoré vás skutočne zaujímajú.

SkryťVypnúť reklamu

* Zmierte sa s tým, že nikdy nemôžete pred rozhodnutím nazbierať všetky informácie o téme, ktoré sú k dispozícii - menej je niekedy viac.

* Nenechajte si od technológií vnútiť čas komunikácie. Vypnite ohlasovanie nových e-mailov, ignorujte správy cez instant messaging, ak vás zastihnú uprostred inej činnosti.

* Uvedomte si, že váš čas je drahý. Ak mesačne zarábate 20-tisíc, hodina vášho času má hodnotu 120 korún. Ak vám niekto každý deň pošle dva bezvýznamné e-maily alebo vtipy, ktoré si musíte hoci len za minútu preletieť a vymazať, je to, ako keby vám z peňaženky každý mesiac zobral 80 korún. Myslite na to aj pri rozosielaní e-mailov iným.

Ako šetriť čas pri e-mailoch

* Ak to nie je nevyhnutné, nekontrolujte si nové e-maily po celý deň, ale vyhraďte si na to len presné časy dvakrát či trikrát denne. Ak pracujete na niečom dôležitom, e-mailový program zatvorte, aby vás nerozptyľovali myšlienky na to, „kto mi asi píše".

SkryťVypnúť reklamu

* Píšte čo najstručnejšie a dávajte e-mailom presné nadpisy. E-mail nie je literárne dielo, v závislosti od kontextu môžete často pokojne vynechávať úvodné pozdravy aj podpis.

* Vyhýbajte sa funkcii „Odpovedať všetkým". Jednotlivo pridajte len takých príjemcov, ktorí skutočne nevyhnutne potrebujú poznať odpoveď.

* Pri odpovedi alebo preposielaní e-mailu z neho vymažte všetko, čo v ňom nevyhnutne nemusí zostať pre správne pochopenie textu - teda nesúvisiace časti textu, podpis pôvodného autora, „právnické upozornenia" či informáciu o kontrole správy antivírusom.

* Zriaďte si samostatnú e-mailovú schránku na súkromnú poštu, ktorú oddeľte od pracovnej. Môžete si ju naďalej čítať aj v práci, nechajte si ju však ukladať do samostatného priečinku.

SkryťVypnúť reklamu

Ako šetriť čas vo firmách

* Zaveďte firemnú kultúru, v rámci ktorej bude v poriadku neodpovedať na e-maily okamžite. Zamestnancov odbremeníte od nutnosti neustále odbiehať k pošte a budú sa môcť viac venovať náročnejšej práci.

* Nerozposielajte obežníky e-mailom - namiesto toho ich umiestňujte na intranet, kde si ich zamestnanci sami prečítajú, keď budú mať čas (napríklad raz denne, keď prvýkrát otvoria internetový prehliadač). Otestujte však intranet tak, že jeho používanie bude pre zamestnancov skutočne jednoduché a pohodlné.

* Zriaďte špeciálny e-mailový distribučný list (trebárs zabava@firma.sk), kam možno rozposielať napríklad vtipy a obrázky, ktoré sú na slovenských pracoviskách stále mimoriadne populárne, nesúvisia však s prácou. Prihlásiť sa doň môže dobrovoľne ktorýkoľvek zamestnanec, rozposielanie takéhoto obsahu na bežné adresy však bude zakázané. Vysvetlite zamestnancom, ako si môžu takúto poštu filtrovať do zvláštneho priečinka, aby ju mohli využiť na rozpýlenie, keď budú mať chvíľu voľna, ale nemiešala sa im medzi správy od zákazníkov a neodpútavala ich od práce.

SkryťVypnúť reklamu

* Na svojej webovej stránke zriaďte sekciu odpovedí na najčastejšie otázky návštevníkov. Ušetríte množstvo času svojim zákazníkom aj vlastným zamestnancom, ktorí nebudú musieť odpovedať na otázky telefonicky a e-mailom.

SkryťVypnúť reklamu

Najčítanejšie na SME Tech

SkryťVypnúť reklamu
SkryťVypnúť reklamu
SkryťVypnúť reklamu
SkryťVypnúť reklamu

Hlavné správy zo Sme.sk

Sklamaní voliči Matovičovej vlády sa nevzdali a vybrali si (najmä) Ivana Korčoka.

Fico je silný len vtedy, keď ostatní mlčia.


Premiéra Roberta Fica (Smer) vítajú v Galante na výjazdovom rokovaní vlády v čase volebnej kampane k voľbe prezidenta

Pellegrini cez šéfa Aliancie láka Maďarov. Ten podrazil vlastnú stranu.


a 1 ďalší
Reálna tvar muža a jeho deformovaná tvár, tak ako ju videl pacient so vzácnou poruchou zrakového systému.

Viktor Sharrah si myslel, že sa zbláznil.


Štefan Harabin.

Za vyjadrením je Jureňa, Harabin ho okamžite zbavil funkcie.


Neprehliadnite tiež

Reálna tvar muža a jeho deformovaná tvár, tak ako ju videl pacient so vzácnou poruchou zrakového systému.

Viktor Sharrah si myslel, že sa zbláznil.


Ilustračná fotografia.

Vaše telo sa ochladzuje, nie zohrieva - a vy to necítite.


a 1 ďalší
Ilustračné foto.

Nález baktérie vedci označili za mimoriadne vzácny objav.


TASR

Týždenný podcast o novinkách z vedy.


a 3 ďalší

Komerčné články

  1. Špičkové pokrytie v záhrade či v pivnici? Takto internet rozšírite do každého kúta
  2. Za hranicami bytu: Ako si vybudovať dobré susedské vzťahy?
  3. Prečo vymeniť plastové vchodové dvere za hliníkové?
  4. Všetky divy sveta v privátnom lietadle dnes so zľavou 12 225 eur
  5. Wellness v prírode: máme tip, kde si na jar najlepšie oddýchnete
  6. Slováci minuli za 4 dni na dovolenky 6,4 milióna eur
  7. Do ZWIRN OFFICE sa sťahuje špičková zubná klinika 3SDent
  8. Deväť dobrých: Jarný literárny výber v denníkoch SME a Korzár
  1. Za hranicami bytu: Ako si vybudovať dobré susedské vzťahy?
  2. Výlet 2 v 1: Jednou nohou na Slovensku, druhou v Rakúsku
  3. Ahoj, TABI! Kto je záhadný digitvor?
  4. Všetky divy sveta v privátnom lietadle dnes so zľavou 12 225 eur
  5. Prečo vymeniť plastové vchodové dvere za hliníkové?
  6. Dobrovoľníci z MetLife vysadili nové stromy a kríky
  7. MISSia splnená. Projekt Kesselbauer ožíva spokojnými majiteľmi
  8. Wellness v prírode: máme tip, kde si na jar najlepšie oddýchnete
  1. Fellner otvorene: Manželka mi vyčítala, že zo mňa nič nemá 30 701
  2. Do utorka za vás uhradia polovicu exotickej dovolenky 16 528
  3. Deväť dobrých: Jarný literárny výber v denníkoch SME a Korzár 15 622
  4. Slováci minuli za 4 dni na dovolenky 6,4 milióna eur 10 714
  5. Patria medzi svetovú elitu. Slováci zariskovali a predbehli dobu 9 993
  6. Prečo vymeniť plastové vchodové dvere za hliníkové? 9 720
  7. McDonald's reštaurácia Košice Jazero ukončuje svoju prevádzku 9 666
  8. Všetky divy sveta v privátnom lietadle dnes so zľavou 12 225 eur 7 458
SkryťZatvoriť reklamu